企業(yè)OA系統(tǒng)準(zhǔn)備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例 　

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 六、上線推廣階段
 6.1、上線試運(yùn)行 ①核心工作 ②項(xiàng)目文檔 ③問題、風(fēng)險、對策
 核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 此階段工作未進(jìn)行或無效，可能帶來的后果。 　
 極其重要的階段，不是簡單的發(fā)布一個試運(yùn)行的通知：
A：上線的思路和策略；
B：上線后運(yùn)維體系是否健全并發(fā)揮作用；
C：試運(yùn)行過程中的問題解決的通道是否通暢；
D：用戶使用跟蹤的進(jìn)行。 　 　 2 通知中，預(yù)定的試運(yùn)行時間太長，有些客戶試運(yùn)行時間長達(dá)1個月以上，且沒有在試運(yùn)行通知里面發(fā)布正式上線的時間點(diǎn) 試運(yùn)行時間控制在1至2個星期以內(nèi)，避免試運(yùn)行時間太久造成客戶員工關(guān)注度降低。
 　 　
 　 　 3 通知內(nèi)容太簡單，只是簡單說明上線時間點(diǎn)。 通知務(wù)必通過客戶高層確認(rèn)之后發(fā)布，同時列明使用范圍、使用過程中的系統(tǒng)技術(shù)支持方法，相關(guān)技術(shù)人員聯(lián)系方式等內(nèi)容，讓客戶員工有信心去使用好系統(tǒng)
 準(zhǔn)備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例 4 發(fā)布上線運(yùn)行通知后，部分人員還是使用線下操作，不使用系統(tǒng) 定期統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)使用情況，報客戶高層領(lǐng)導(dǎo)，并和客戶領(lǐng)導(dǎo)溝通，建議通過行政制度要求，并明細(xì)必須在系統(tǒng)上運(yùn)行的業(yè)務(wù)，同時線下操作一律不處理
 A：上線的思路和策略；
B：上線后運(yùn)維體系是否健全并發(fā)揮作用；
C：試運(yùn)行過程中的問題解決的通道是否通暢；
D：用戶使用跟蹤的進(jìn)行。 　 　 5 上線后用戶抱怨很多，有抵觸情緒 找出抱怨的原因，系統(tǒng)問題解決掉，非系統(tǒng)問題可以讓對方項(xiàng)目經(jīng)理出面溝通，提供各部門應(yīng)用情況分析報告反饋到領(lǐng)導(dǎo)
 　 　 6 領(lǐng)導(dǎo)不表明態(tài)度，作為旁觀者靜觀系統(tǒng)使用情況 和領(lǐng)導(dǎo)溝通，分析當(dāng)前系統(tǒng)使用情況，說明管理系統(tǒng)必須領(lǐng)導(dǎo)直接參與，并建議從哪些方面提供支持，必要時再向上一級領(lǐng)導(dǎo)匯報
 　 　 7 上線前期用戶熱情很高，后期慢慢沒有了關(guān)注度 定期召開系統(tǒng)運(yùn)行情況報告會，總結(jié)系統(tǒng)使用情況，分析系統(tǒng)使用問題。
分階段退出新應(yīng)用。
 工作要點(diǎn) 管理工具文件&要求 模版&樣例 8 客戶不安排內(nèi)部人員來負(fù)責(zé)試運(yùn)行或上線階段問題處理，把這部分的工作都推到泛普軟件項(xiàng)目組這邊 告知客戶內(nèi)部需要有專職人員負(fù)責(zé)，才能第一時間快速響應(yīng)，畢竟泛普軟件是供應(yīng)商，不可能天天都在客戶現(xiàn)場；其次上線階段問題的解決能力，也是提升IT部門員工能力的一個最好機(jī)會，同時也是一個表現(xiàn)機(jī)會；
 1、發(fā)布試運(yùn)行通知 　 　
 2、明確試運(yùn)行跟蹤的策略，并進(jìn)行跟蹤：
線上：從系統(tǒng)中拉取數(shù)據(jù)，分別從登錄次數(shù)、流程的發(fā)起和辦理、文檔的創(chuàng)建和閱讀、門戶的更新等角度拉取報表，分析差異；
線下：和各部門的關(guān)鍵用戶溝通，分析使用不好的原因。
報告和會議：結(jié)合線上和線下的工作，對問題的原因進(jìn)行分類，并提出建議和要求。雙方召開試運(yùn)行階段會議，確定問題的處理方式，并推進(jìn)。 　 　 9 領(lǐng)導(dǎo)不自己登錄系統(tǒng)，還是用紙質(zhì)單據(jù)簽文件，然后由秘書用領(lǐng)導(dǎo)的賬號審批流程 針對高層一對一再培訓(xùn)，把系統(tǒng)的簡易性作為重點(diǎn)突出來講解，包括支持手機(jī)、IPAD來處理流程等
 　 　 10 類似費(fèi)用報銷需要打印紙質(zhì)單據(jù)的，客戶很多員工會覺得麻煩，抵觸情緒比較大 在培訓(xùn)階段，把需要打印黏貼紙質(zhì)憑證的流程，作為重點(diǎn)來講解，同時配套制作一個用戶手冊，清晰描述系統(tǒng)怎么和紙質(zhì)憑證結(jié)合
 　 　 11 上線之后，系統(tǒng)可以使用的流程，紙質(zhì)單據(jù)還在流轉(zhuǎn) 告知客戶項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，需要每個中層以上領(lǐng)導(dǎo)都負(fù)起責(zé)任，針對系統(tǒng)已經(jīng)有的流程，不再批準(zhǔn)紙質(zhì)單據(jù)
 　 　 12 門戶、文檔基本沒有人使用，只是局限使用流程 和客戶項(xiàng)目負(fù)責(zé)人溝通門戶、文檔模塊的使用價值，建議門戶要及時更新，以便吸引員工來使用系統(tǒng)。如果有必要，可針對門戶欄目相關(guān)負(fù)責(zé)人員，再次進(jìn)行培訓(xùn)。
 3、跟蹤運(yùn)維體系是否有效發(fā)揮作用，并督促完善。 　 　 13 測試數(shù)據(jù)沒有清理完成，高層一登陸系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)很多測試流程和測試文檔； 數(shù)據(jù)清理工作要做仔細(xì)；
 　 　 　 14 如果有部署測試服務(wù)器，補(bǔ)丁包等檢查是否正式和測試服務(wù)器相同 檢查正式服務(wù)器和測試服務(wù)器環(huán)境是否正常
 6.2、上線試運(yùn)行問題解決 ①核心工作 ②項(xiàng)目文檔 ③問題、風(fēng)險、對策
 核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 此階段工作未進(jìn)行或無效，可能帶來的后果。 系統(tǒng)試運(yùn)行過程中的問題，成為驗(yàn)收的關(guān)鍵阻力。
 1、上線試運(yùn)行階段可能會有各種各樣的問題，需要我們主動關(guān)心并解決，這樣能更好的提高滿意度。 　 　 2 問題太多，怎么辦。 羅列問題清單，制定策略和思路，逐個推進(jìn)。
 2、試運(yùn)行的問題處理，可以結(jié)合驗(yàn)收一起推進(jìn)。一般的常規(guī)項(xiàng)目，試運(yùn)行的問題處理清單也是驗(yàn)收前的任務(wù)清單。 　 　 　 　 　
 　 　 　 　 　 　
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 1、剛開始的試運(yùn)行問題，最好能夠現(xiàn)場解決； 　 　 　 　 　
 2、后續(xù)的試運(yùn)行問題，采用階段整理清單的方式跟進(jìn)。 　 　 　 　 　
 　 　 　 　 　 　
 6.3、上線試運(yùn)行匯報 ①核心工作 ②項(xiàng)目文檔 ③問題、風(fēng)險、對策
 核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 此階段工作未進(jìn)行或無效，可能帶來的后果。 驗(yàn)收過程中，因客戶方因素造成的問題，成為驗(yàn)收的關(guān)鍵阻力。
 1、試運(yùn)行穩(wěn)定后，編寫試運(yùn)行報告，并進(jìn)行階段會議。此方式會比較有效的推進(jìn)驗(yàn)收； 　 　 2 把握此步驟的工作核心目的。 推進(jìn)驗(yàn)收！??！將有可能影響驗(yàn)收的，客戶方的因素，在此次匯報中提出，并以提建議的方式要求客戶解決。
 2、將有可能影響驗(yàn)收的，客戶方的因素，在此次匯報中提出，并以提建議的方式要求客戶解決。 　 　 　 　 　
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 1、編寫試運(yùn)行報告，雙方項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)可； 　 　 　 　 　
 2、進(jìn)行試運(yùn)行階段匯報，得到客戶方領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，為項(xiàng)目驗(yàn)收打好基礎(chǔ)。 　 　 　 　 　
 　 　 　 　 　 　
 6.4、發(fā)布正式運(yùn)行通知 ①核心工作 ②項(xiàng)目文檔 ③問題、風(fēng)險、對策
 核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 此階段工作，一般由客戶自行完成。 　
 發(fā)布正式運(yùn)行通知。 　 　 　 　 　
 　 　 　 　 　 　
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 工作要點(diǎn) 管理工具文件&要求 模版&樣例 　 　 　
 發(fā)布正式運(yùn)行通知，一般由客戶自行完成。