oa系統(tǒng)的項目簡介：涵蓋功能、優(yōu)勢及實施規(guī)劃的辦公自動化項目詳解

一、總體介紹

OA系統(tǒng)，即辦公自動化系統(tǒng)，是一種利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段來實現(xiàn)辦公自動化和信息化的軟件系統(tǒng)。它能夠幫助企業(yè)和組織提高辦公效率、優(yōu)化管理流程、降低運營成本。OA系統(tǒng)涵蓋了日常辦公的各個方面，如文件管理、流程審批、溝通協(xié)作、日程安排等。通過OA系統(tǒng)，員工可以在一個統(tǒng)一的平臺上完成各種辦公任務(wù)，實現(xiàn)信息的快速傳遞和共享，讓辦公變得更加便捷、高效。接下來，我們將詳細介紹OA系統(tǒng)項目的各個方面。

二、OA系統(tǒng)的功能亮點

1. 流程審批自動化：傳統(tǒng)的審批流程往往需要人工傳遞紙質(zhì)文件，效率低下且容易出錯。OA系統(tǒng)實現(xiàn)了流程審批的自動化，員工只需在系統(tǒng)中提交申請，相關(guān)負責人可以隨時隨地進行審批，大大縮短了審批周期。例如，請假申請原本可能需要幾天時間才能完成審批，使用OA系統(tǒng)后，最快幾個小時就能得到結(jié)果。

2. 文檔管理便捷化：OA系統(tǒng)提供了強大的文檔管理功能，員工可以將各類文件上傳到系統(tǒng)中進行分類存儲和管理。系統(tǒng)支持多版本管理和權(quán)限控制，確保重要文件的安全性和可追溯性。比如，一個項目的所有相關(guān)文檔都可以集中存放在系統(tǒng)中，項目成員可以根據(jù)權(quán)限進行查看和編輯。

3. 溝通協(xié)作高效化：系統(tǒng)內(nèi)置了即時通訊、討論組等溝通工具，方便員工之間的交流和協(xié)作。無論是團隊內(nèi)部的日常溝通，還是跨部門的項目協(xié)作，都可以在系統(tǒng)中快速完成。例如，在一個緊急項目中，團隊成員可以通過系統(tǒng)的即時通訊功能及時溝通問題，提高工作效率。

4. 日程安排智能化：員工可以在OA系統(tǒng)中設(shè)置個人日程和公共日程，系統(tǒng)會自動提醒即將到來的任務(wù)和會議。還可以根據(jù)日程安排進行資源分配和沖突檢測，避免時間沖突。比如，在安排會議時，系統(tǒng)會自動檢測會議室的使用情況，確保會議順利進行。

5. 報表統(tǒng)計精準化：OA系統(tǒng)能夠?qū)Ω黝悢?shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析，生成直觀的報表。管理者可以通過報表了解企業(yè)的運營情況、員工的工作效率等，為決策提供有力支持。例如，通過統(tǒng)計員工的請假數(shù)據(jù)，可以分析出員工的工作狀態(tài)和團隊的穩(wěn)定性。

三、OA系統(tǒng)帶來的效益提升

1. 提高工作效率：通過自動化流程和便捷的功能，員工可以節(jié)省大量的時間和精力，將更多的時間投入到核心業(yè)務(wù)中。例如，在文件審批方面，減少了人工傳遞和等待的時間，工作效率可提高30%以上。

2. 降低運營成本：OA系統(tǒng)減少了紙質(zhì)文件的使用，降低了辦公用品的采購成本。提高了工作效率，也意味著在相同的時間內(nèi)可以完成更多的工作，間接降低了人力成本。據(jù)統(tǒng)計，使用OA系統(tǒng)后，企業(yè)的辦公成本可降低20%左右。

3. 優(yōu)化管理流程：系統(tǒng)對企業(yè)的各項流程進行了規(guī)范化和標準化，使得管理更加科學、合理。管理者可以實時監(jiān)控流程的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行調(diào)整。例如，通過對審批流程的監(jiān)控，可以發(fā)現(xiàn)審批環(huán)節(jié)中的瓶頸，進行優(yōu)化后提高整體流程的效率。

4. 增強團隊協(xié)作：便捷的溝通協(xié)作工具促進了團隊成員之間的信息共享和交流，提高了團隊的凝聚力和協(xié)作能力。在項目執(zhí)行過程中，團隊成員可以更好地協(xié)同工作，避免了信息孤島和重復勞動。

5. 提升企業(yè)形象：使用先進的OA系統(tǒng)體現(xiàn)了企業(yè)的信息化水平和管理水平，有助于提升企業(yè)在客戶和合作伙伴心目中的形象。也為企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型奠定了基礎(chǔ)。

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四、OA系統(tǒng)的實施步驟

1. 需求調(diào)研：在實施OA系統(tǒng)之前，需要對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、管理需求進行全面的調(diào)研。與各部門的員工進行溝通，了解他們的工作習慣和期望，收集相關(guān)的需求信息。例如，通過問卷調(diào)查、面對面訪談等方式，了解員工對審批流程、文檔管理等方面的需求。

2. 系統(tǒng)選型：根據(jù)需求調(diào)研的結(jié)果，選擇適合企業(yè)的OA系統(tǒng)?？紤]系統(tǒng)的功能、性能、穩(wěn)定性、易用性以及供應商的服務(wù)和支持等因素。可以參考其他企業(yè)的使用案例和評價，進行綜合比較。比如，對比不同品牌的OA系統(tǒng)在流程定制、報表生成等方面的功能差異。

3. 系統(tǒng)部署：將選定的OA系統(tǒng)部署到企業(yè)的服務(wù)器上。可以選擇自行部署或采用云服務(wù)的方式。在部署過程中，需要進行系統(tǒng)配置、數(shù)據(jù)遷移等工作。例如，將企業(yè)原有的員工信息、文件等數(shù)據(jù)遷移到新的OA系統(tǒng)中。

4. 培訓推廣：為員工提供系統(tǒng)的培訓，讓他們熟悉系統(tǒng)的功能和使用方法?？梢圆捎眉信嘤?、在線培訓等多種方式。進行系統(tǒng)的推廣，鼓勵員工積極使用。例如，制定培訓計劃，分批次對員工進行培訓，并設(shè)置獎勵機制，鼓勵員工使用系統(tǒng)。

5. 上線運行與優(yōu)化：系統(tǒng)上線后，需要對其運行情況進行監(jiān)控和評估。收集員工的反饋意見，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行優(yōu)化。例如，根據(jù)員工在使用過程中提出的問題，對系統(tǒng)的界面、流程等進行調(diào)整。

五、OA系統(tǒng)的安全保障

1. 數(shù)據(jù)加密：對系統(tǒng)中的敏感數(shù)據(jù)進行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被竊取。采用先進的加密算法，如SSL/TLS加密協(xié)議，確保數(shù)據(jù)的安全性。例如，員工的個人信息、財務(wù)數(shù)據(jù)等都進行加密存儲。

2. 權(quán)限管理：通過嚴格的權(quán)限控制，確保不同用戶只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的信息和功能。根據(jù)員工的職位和職責，分配不同的權(quán)限。比如，普通員工只能查看和編輯自己的文件，而管理員可以進行系統(tǒng)設(shè)置和用戶管理。

3. 安全審計：對系統(tǒng)的操作進行審計和記錄，及時發(fā)現(xiàn)異常行為?？梢詫τ脩舻牡卿洉r間、操作內(nèi)容等進行記錄，以便在出現(xiàn)問題時進行追溯和調(diào)查。例如，如果發(fā)現(xiàn)有異常的登錄行為，可以及時采取措施進行防范。

4. 備份恢復：定期對系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。制定完善的恢復策略，確保在出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)故障時能夠快速恢復。例如，每天對重要數(shù)據(jù)進行備份，并進行異地存儲。

5. 網(wǎng)絡(luò)安全防護：部署防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。對系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)訪問進行監(jiān)控和過濾，確保系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全。比如，阻止來自惡意IP地址的訪問。

六、OA系統(tǒng)的定制開發(fā)

1. 業(yè)務(wù)流程定制：根據(jù)企業(yè)的特殊業(yè)務(wù)需求，對OA系統(tǒng)的流程進行定制開發(fā)。將企業(yè)的獨特流程融入到系統(tǒng)中，實現(xiàn)個性化的管理。例如，某些企業(yè)有特殊的審批流程，需要對系統(tǒng)的審批環(huán)節(jié)和規(guī)則進行定制。

2. 界面定制：為了提升用戶體驗，可以對OA系統(tǒng)的界面進行定制。根據(jù)企業(yè)的品牌形象和員工的使用習慣，設(shè)計個性化的界面風格。比如，將企業(yè)的標志、主題色等融入到系統(tǒng)界面中。

3. 功能模塊定制：根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)特點，開發(fā)一些特定的功能模塊。例如，對于制造業(yè)企業(yè)，可以開發(fā)生產(chǎn)進度管理模塊；對于服務(wù)業(yè)企業(yè)，可以開發(fā)客戶服務(wù)管理模塊。

4. 數(shù)據(jù)接口定制：與企業(yè)現(xiàn)有的其他系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)接口開發(fā)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交互。例如，與財務(wù)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等進行對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時同步。

5. 移動應用定制：隨著移動辦公的需求增加，可以對OA系統(tǒng)進行移動應用定制。開發(fā)適用于手機和平板的移動客戶端，方便員工隨時隨地進行辦公。例如，員工可以通過手機端提交請假申請、查看審批進度等。

七、OA系統(tǒng)的用戶體驗設(shè)計

1. 簡潔易用的界面：設(shè)計簡潔明了的界面，避免過多的復雜元素和操作步驟。讓員工能夠快速找到所需的功能和信息。例如，采用直觀的菜單和圖標，方便員工操作。

2. 個性化設(shè)置：提供個性化的設(shè)置選項，讓員工可以根據(jù)自己的喜好和工作習慣進行定制。比如，員工可以設(shè)置自己的常用功能快捷方式、界面主題等。

3. 智能提示和引導：在員工操作過程中，提供智能提示和引導，幫助他們更好地使用系統(tǒng)。例如，當員工提交申請時，系統(tǒng)會提示需要填寫的信息和注意事項。

4. 快速響應速度：優(yōu)化系統(tǒng)的性能，確保系統(tǒng)能夠快速響應員工的操作。減少頁面加載時間和操作等待時間，提高員工的工作效率。比如，采用緩存技術(shù)和優(yōu)化數(shù)據(jù)庫查詢，提高系統(tǒng)的響應速度。

5. 多語言支持：對于跨國企業(yè)或有不同語言需求的企業(yè)，提供多語言支持。讓不同語言背景的員工都能方便地使用系統(tǒng)。例如，系統(tǒng)可以支持中文、英文、日文等多種語言。

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八、OA系統(tǒng)的未來發(fā)展趨勢

1. 智能化發(fā)展：未來的OA系統(tǒng)將越來越智能化，引入人工智能技術(shù)，實現(xiàn)智能審批、智能提醒、智能分析等功能。例如，通過人工智能算法對審批申請進行自動審核，提高審批效率。

2. 移動化普及：隨著移動設(shè)備的普及，OA系統(tǒng)將更加注重移動化應用。員工可以通過手機、平板等移動設(shè)備隨時隨地進行辦公。系統(tǒng)將提供更加便捷的移動操作界面和功能，滿足員工的移動辦公需求。

3. 云端化部署：越來越多的企業(yè)將選擇云端化部署OA系統(tǒng)，以降低硬件成本和維護難度。云服務(wù)提供商將提供更加穩(wěn)定、安全的云平臺，為企業(yè)提供更好的服務(wù)。例如，企業(yè)可以通過云端OA系統(tǒng)實現(xiàn)遠程辦公和數(shù)據(jù)共享。

4. 集成化融合：OA系統(tǒng)將與更多的企業(yè)應用系統(tǒng)進行集成融合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的深度共享和業(yè)務(wù)的協(xié)同發(fā)展。例如，與erp系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)等進行集成，實現(xiàn)企業(yè)資源的全面管理。

5. 社交化協(xié)作：引入社交化元素，增強員工之間的溝通和協(xié)作。例如，增加社交化的互動功能，如點贊、評論、分享等，讓員工之間的交流更加活躍。

九、如何選擇合適的OA系統(tǒng)供應商

1. 技術(shù)實力：考察供應商的技術(shù)研發(fā)能力和技術(shù)團隊。了解其在OA系統(tǒng)領(lǐng)域的技術(shù)積累和創(chuàng)新能力。例如，查看供應商是否擁有自主研發(fā)的核心技術(shù)，是否能夠及時跟進技術(shù)發(fā)展趨勢。

2. 行業(yè)經(jīng)驗：選擇具有豐富行業(yè)經(jīng)驗的供應商。他們對不同行業(yè)的業(yè)務(wù)需求有更深入的了解，能夠提供更貼合企業(yè)實際的解決方案。比如，了解供應商在企業(yè)所在行業(yè)的成功案例和客戶評價。

3. 服務(wù)質(zhì)量：關(guān)注供應商的服務(wù)質(zhì)量，包括售前咨詢、實施服務(wù)、售后維護等。良好的服務(wù)能夠確保系統(tǒng)的順利實施和穩(wěn)定運行。例如，了解供應商的服務(wù)響應時間、服務(wù)團隊的專業(yè)水平等。

4. 產(chǎn)品價格：在選擇OA系統(tǒng)時，要考慮產(chǎn)品的價格是否合理。既要保證系統(tǒng)的功能和質(zhì)量，又要控制成本?？梢詫Σ煌痰膬r格進行比較，選擇性價比高的產(chǎn)品。

5. 口碑信譽：了解供應商的口碑和信譽?？梢酝ㄟ^網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)論壇等渠道，了解其他企業(yè)對該供應商的評價。選擇口碑好、信譽高的供應商，能夠降低合作風險。

十、OA系統(tǒng)實施中的常見問題及解決方法

1. 員工抵觸情緒：部分員工可能對新系統(tǒng)存在抵觸情緒，不愿意改變原有的工作方式。解決方法是加強培訓和宣傳，讓員工了解系統(tǒng)的優(yōu)勢和好處。設(shè)置合理的激勵機制，鼓勵員工積極使用。

2. 數(shù)據(jù)遷移問題：在將原有數(shù)據(jù)遷移到新系統(tǒng)時，可能會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、格式不兼容等問題。解決方法是在遷移前進行充分的數(shù)據(jù)清理和整理，選擇合適的遷移工具和方法。進行數(shù)據(jù)驗證和測試，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。

3. 系統(tǒng)性能問題：系統(tǒng)上線后，可能會出現(xiàn)性能不佳的情況，如頁面加載緩慢、操作響應不及時等。解決方法是對系統(tǒng)進行性能優(yōu)化，如優(yōu)化數(shù)據(jù)庫查詢、增加服務(wù)器配置等。對系統(tǒng)的使用情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決性能瓶頸。

4. 流程適配問題：企業(yè)的業(yè)務(wù)流程可能與系統(tǒng)的標準流程存在差異，導致流程適配困難。解決方法是對系統(tǒng)的流程進行定制開發(fā)，將企業(yè)的特殊流程融入到系統(tǒng)中。在實施過程中與相關(guān)部門進行充分溝通，確保流程的合理性和可行性。

5. 供應商服務(wù)問題：如果供應商的服務(wù)不及時或不到位，可能會影響系統(tǒng)的實施和使用。解決方法是在選擇供應商時簽訂詳細的服務(wù)合同，明確服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)標準。建立有效的溝通機制，及時反饋問題并督促供應商解決。

OA系統(tǒng)對于企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義。通過了解OA系統(tǒng)的功能、實施步驟、安全保障等方面的知識，企業(yè)可以更好地選擇和使用OA系統(tǒng)，提升企業(yè)的管理水平和競爭力。關(guān)注OA系統(tǒng)的未來發(fā)展趨勢，選擇合適的供應商，解決實施過程中的常見問題，能夠確保OA系統(tǒng)項目的順利實施和成功應用。在數(shù)字化時代，合理利用OA系統(tǒng)

常見用戶關(guān)注的問題：

一、OA系統(tǒng)能給公司帶來哪些好處？

我聽說好多公司都在用OA系統(tǒng)，我就想知道它到底能給公司帶來啥好處呢。其實啊，OA系統(tǒng)對公司的幫助可大啦。

提高辦公效率：它能實現(xiàn)流程自動化，像請假、報銷這些審批流程，以前得拿著紙質(zhì)文件到處找人簽字，現(xiàn)在在系統(tǒng)里點幾下就搞定，節(jié)省了大量時間。

加強溝通協(xié)作：員工之間可以通過系統(tǒng)隨時交流，不管是在辦公室還是外出辦公，都能及時溝通項目進展，避免信息延誤。

規(guī)范管理流程：公司的各項規(guī)章制度可以在系統(tǒng)里明確體現(xiàn)，員工按照流程操作，減少了人為的錯誤和違規(guī)行為。

降低辦公成本：減少了紙質(zhì)文件的使用，像打印紙、墨盒這些辦公用品的消耗就降低了，還節(jié)省了文件存儲的空間。

方便信息共享：公司的各種資料、文檔都可以上傳到系統(tǒng)里，員工可以隨時查閱，避免了信息孤島的問題。

提升決策科學性：系統(tǒng)可以收集和分析各種數(shù)據(jù)，為管理層提供準確的決策依據(jù)，讓決策更加科學合理。

增強員工滿意度：簡化了工作流程，員工不用再為繁瑣的事務(wù)煩惱，工作起來更加輕松愉快，自然滿意度就提高了。

便于知識傳承：新員工可以通過系統(tǒng)學習公司的歷史資料和經(jīng)驗，更快地融入公司。

二、OA系統(tǒng)容易上手嗎？

朋友說他們公司上了OA系統(tǒng)，我就想知道這玩意兒容不容易上手啊。其實大部分OA系統(tǒng)設(shè)計得都挺人性化的。

界面設(shè)計簡潔：現(xiàn)在的OA系統(tǒng)界面都很簡潔直觀，就像我們平時用的手機APP一樣，一看就懂，不會讓人覺得很復雜。

操作步驟簡單：很多功能都是一鍵式操作，比如提交申請、查看通知，不需要復雜的指令。

有培訓支持：一般在公司引入OA系統(tǒng)后，供應商會提供專業(yè)的培訓，教員工如何使用系統(tǒng)。

有幫助文檔：系統(tǒng)里會有詳細的幫助文檔，員工在使用過程中遇到問題可以隨時查閱。

可定制化：可以根據(jù)公司的需求和員工的使用習慣進行定制，讓系統(tǒng)更貼合實際使用情況。

有在線客服：如果遇到解決不了的問題，還可以聯(lián)系在線客服，他們會及時給予解答。

逐步引導：系統(tǒng)會逐步引導員工使用各項功能，讓員工在實踐中慢慢熟悉系統(tǒng)。

模擬操作：有些系統(tǒng)還提供模擬操作環(huán)境，員工可以先在模擬環(huán)境中練習，熟悉后再正式使用。

三、OA系統(tǒng)安全性能怎么樣？

我聽說現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)安全問題挺嚴重的，就想知道OA系統(tǒng)的安全性能咋樣。其實OA系統(tǒng)在安全方面還是有很多保障措施的。

數(shù)據(jù)加密：系統(tǒng)會對存儲和傳輸?shù)臄?shù)據(jù)進行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。

權(quán)限管理：可以根據(jù)員工的職位和職責設(shè)置不同的權(quán)限，只有授權(quán)的人員才能訪問相應的功能和數(shù)據(jù)。

身份認證：采用多種身份認證方式，如用戶名密碼、短信驗證碼、指紋識別等，確保用戶身份的真實性。

備份恢復：定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，一旦遇到數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況，可以及時恢復。

防火墻防護：部署防火墻，防止外部網(wǎng)絡(luò)的攻擊和入侵。

安全審計：系統(tǒng)會記錄所有用戶的操作行為，方便管理員進行安全審計，及時發(fā)現(xiàn)異常情況。

更新維護：供應商會定期對系統(tǒng)進行更新和維護，修復安全漏洞，提高系統(tǒng)的安全性。

物理安全：服務(wù)器等硬件設(shè)備會采取物理安全措施，如防火、防盜、防潮等。

四、OA系統(tǒng)可以和其他軟件集成嗎？

我想知道OA系統(tǒng)能不能和其他軟件集成呢。其實很多OA系統(tǒng)都具備集成的能力。

與財務(wù)軟件集成：可以實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)的自動同步，比如報銷數(shù)據(jù)可以直接同步到財務(wù)軟件中，減少了人工錄入的工作量。

與CRM系統(tǒng)集成：讓銷售團隊可以在OA系統(tǒng)中查看客戶信息和銷售數(shù)據(jù)，方便跟進客戶。

與ERP系統(tǒng)集成：實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的無縫銜接，如采購、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)共享。

與郵件系統(tǒng)集成：可以在OA系統(tǒng)中直接收發(fā)郵件，不用再頻繁切換應用程序。

與即時通訊軟件集成：方便員工在系統(tǒng)內(nèi)進行實時溝通，提高協(xié)作效率。

與文檔管理軟件集成：可以在OA系統(tǒng)中直接訪問和管理文檔，實現(xiàn)文檔的共享和協(xié)同編輯。

與考勤系統(tǒng)集成：自動獲取員工的考勤數(shù)據(jù)，方便進行工資核算和考勤管理。

與項目管理軟件集成：讓項目團隊可以在OA系統(tǒng)中查看項目進度和任務(wù)分配，提高項目管理效率。

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五、OA系統(tǒng)的維護難嗎？

假如你公司用了OA系統(tǒng)，我就想知道這維護起來難不難啊。其實OA系統(tǒng)的維護難度取決于多個因素。

系統(tǒng)穩(wěn)定性：如果系統(tǒng)本身設(shè)計得比較穩(wěn)定，那么維護起來就相對容易，出現(xiàn)故障的概率也會降低。

供應商支持：選擇有良好售后服務(wù)的供應商很重要，他們可以及時解決系統(tǒng)出現(xiàn)的問題。

數(shù)據(jù)備份：定期進行數(shù)據(jù)備份是維護的重要環(huán)節(jié)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。

系統(tǒng)更新：及時進行系統(tǒng)更新可以修復漏洞，提升系統(tǒng)性能，但更新過程中可能會遇到一些問題。

硬件設(shè)施：服務(wù)器等硬件設(shè)施的性能和穩(wěn)定性也會影響系統(tǒng)的維護，如果硬件出現(xiàn)問題，可能會導致系統(tǒng)故障。

用戶操作規(guī)范：員工按照規(guī)范操作可以減少系統(tǒng)出現(xiàn)問題的概率，所以需要對員工進行培訓。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境：穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是系統(tǒng)正常運行的保障，如果網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定，會影響系統(tǒng)的使用。

安全防護：持續(xù)做好安全防護工作，防止系統(tǒng)被攻擊和入侵。