在企業(yè)的采購與供應(yīng)鏈管理中，SRM（Supplier Relationship Management）系統(tǒng)扮演著至關(guān)重要的角色。它就像是企業(yè)與供應(yīng)商之間溝通的橋梁和管理的中樞，幫助企業(yè)更好地管理供應(yīng)商關(guān)系，提升采購效率，降低成本，保障供應(yīng)鏈的穩(wěn)定。那么，SRM系統(tǒng)業(yè)務(wù)主要功能有哪些呢？下面我們就來詳細了解一下。
一、供應(yīng)商信息管理
供應(yīng)商信息管理是SRM系統(tǒng)的基礎(chǔ)功能之一。它就像是一個大型的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，能夠全面、準(zhǔn)確地記錄供應(yīng)商的各類信息。
基本信息錄入：企業(yè)可以將供應(yīng)商的名稱、地址、聯(lián)系方式、法定代表人等基本信息錄入系統(tǒng)。這些信息是了解供應(yīng)商的第一步，就像我們認識一個新朋友，首先要知道他的名字和基本情況一樣。例如，通過準(zhǔn)確的地址信息，企業(yè)可以判斷供應(yīng)商的地理位置是否有利于物流配送，是否能夠快速響應(yīng)企業(yè)的需求。
資質(zhì)信息審核：對于供應(yīng)商的資質(zhì)，如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認證等，系統(tǒng)可以進行嚴格的審核。只有具備相應(yīng)資質(zhì)的供應(yīng)商才能進入企業(yè)的供應(yīng)商體系。比如，一家食品企業(yè)在選擇供應(yīng)商時，必須確保供應(yīng)商具有食品生產(chǎn)許可證，以保障所采購食品的質(zhì)量安全。
信息更新維護：供應(yīng)商的信息不是一成不變的，系統(tǒng)可以實時更新供應(yīng)商的信息。當(dāng)供應(yīng)商的聯(lián)系方式發(fā)生變更、經(jīng)營范圍擴大等情況時，企業(yè)能夠及時掌握這些信息，保證與供應(yīng)商的溝通順暢。
信息分類與查詢：系統(tǒng)可以對供應(yīng)商信息進行分類管理，如按行業(yè)、規(guī)模、合作時間等進行分類。企業(yè)可以根據(jù)自己的需求快速查詢到符合條件的供應(yīng)商。例如，企業(yè)在進行緊急采購時，可以快速查詢到距離較近、供貨能力強的供應(yīng)商。
二、采購需求管理
采購需求管理功能能夠幫助企業(yè)準(zhǔn)確地把握采購需求，避免盲目采購。
需求提報：企業(yè)內(nèi)部的各個部門可以通過系統(tǒng)提報采購需求。例如，生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃提報原材料的采購需求，行政部門根據(jù)辦公需求提報辦公用品的采購需求。這樣可以確保各個部門的需求能夠及時傳達給采購部門。
需求審批：提報的采購需求需要經(jīng)過相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)的審批。系統(tǒng)可以設(shè)置不同的審批流程，根據(jù)采購金額、采購類型等因素進行分級審批。比如，對于金額較小的采購需求，可以由部門經(jīng)理直接審批；而對于金額較大的采購需求，則需要經(jīng)過高層領(lǐng)導(dǎo)的審批。
需求分析：系統(tǒng)可以對采購需求進行分析，包括需求的數(shù)量、頻率、時間等。通過分析，企業(yè)可以預(yù)測未來的采購需求，合理安排采購計劃。例如，通過對歷史采購數(shù)據(jù)的分析，企業(yè)發(fā)現(xiàn)某一種原材料的需求在每年的特定時間段會大幅增加，那么就可以提前做好采購準(zhǔn)備。
需求變更管理：在采購過程中，可能會因為各種原因?qū)е虏少徯枨蟀l(fā)生變更。系統(tǒng)可以對需求變更進行管理，記錄變更的原因、時間、內(nèi)容等信息。同時，及時通知相關(guān)部門和供應(yīng)商，避免因需求變更而造成的不必要的損失。
三、采購尋源管理
采購尋源管理功能可以幫助企業(yè)找到合適的供應(yīng)商，獲取最優(yōu)的采購資源。
供應(yīng)商搜索：企業(yè)可以通過系統(tǒng)在龐大的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中搜索符合要求的供應(yīng)商。可以根據(jù)供應(yīng)商的資質(zhì)、價格、交貨期等條件進行篩選。例如，企業(yè)需要采購一批高質(zhì)量的電子產(chǎn)品，可以通過系統(tǒng)搜索具有相關(guān)質(zhì)量認證、價格合理的供應(yīng)商。
招標(biāo)管理：對于一些大型的采購項目，企業(yè)可以通過系統(tǒng)進行招標(biāo)。系統(tǒng)可以發(fā)布招標(biāo)信息，接收供應(yīng)商的投標(biāo)文件，組織開標(biāo)、評標(biāo)等工作。例如，企業(yè)要建設(shè)一個新的廠房，通過招標(biāo)的方式可以吸引多家建筑企業(yè)參與競爭，從而選擇到性價比最高的供應(yīng)商。
詢價與比價：企業(yè)可以向多個供應(yīng)商發(fā)送詢價單，系統(tǒng)可以自動收集供應(yīng)商的報價，并進行比價。通過比價，企業(yè)可以直觀地看到不同供應(yīng)商的價格差異，選擇最具價格優(yōu)勢的供應(yīng)商。比如，企業(yè)在采購一批鋼材時，向三家供應(yīng)商詢價，通過系統(tǒng)的比價功能，發(fā)現(xiàn)其中一家供應(yīng)商的價格比其他兩家低10%，那么就可以優(yōu)先考慮與這家供應(yīng)商合作。
樣品管理：在確定供應(yīng)商之前，企業(yè)可能需要供應(yīng)商提供樣品進行檢驗。系統(tǒng)可以對樣品的申請、接收、檢驗等過程進行管理。例如，企業(yè)在采購服裝時，要求供應(yīng)商提供樣品，通過對樣品的質(zhì)量、款式等方面的檢驗，來判斷是否選擇該供應(yīng)商。
四、采購合同管理
采購合同管理功能能夠保障企業(yè)與供應(yīng)商之間的合作權(quán)益，規(guī)范雙方的行為。
合同起草：系統(tǒng)可以提供合同模板，企業(yè)可以根據(jù)采購項目的具體情況進行修改和完善。合同模板中包含了合同的基本條款，如采購產(chǎn)品的名稱、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。這樣可以提高合同起草的效率，避免遺漏重要條款。
合同審批：起草好的合同需要經(jīng)過企業(yè)內(nèi)部的審批。系統(tǒng)可以設(shè)置審批流程，相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)可以在系統(tǒng)中對合同進行審批。審批過程中可以提出修改意見，確保合同的合法性和合理性。例如，法務(wù)部門會對合同的法律條款進行審核，財務(wù)部門會對合同的價格、付款方式等進行審核。
合同簽訂：審批通過的合同可以通過系統(tǒng)進行電子簽訂，也可以打印出來進行紙質(zhì)簽訂。電子簽訂合同具有方便、快捷、安全等優(yōu)點，能夠提高合同簽訂的效率。
合同執(zhí)行與監(jiān)控：系統(tǒng)可以對合同的執(zhí)行情況進行監(jiān)控，包括供應(yīng)商的交貨情況、企業(yè)的付款情況等。當(dāng)出現(xiàn)合同違約情況時，系統(tǒng)可以及時發(fā)出預(yù)警。例如，供應(yīng)商未能按照合同約定的時間交貨，系統(tǒng)會自動提醒企業(yè)相關(guān)人員，企業(yè)可以及時與供應(yīng)商溝通解決問題。
五、訂單管理
訂單管理功能是采購流程中的重要環(huán)節(jié)，它能夠確保采購訂單的準(zhǔn)確執(zhí)行。
訂單創(chuàng)建：根據(jù)采購合同，企業(yè)可以在系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單。訂單中包含了采購產(chǎn)品的詳細信息，如規(guī)格、型號、數(shù)量、價格等。訂單創(chuàng)建完成后，系統(tǒng)會自動發(fā)送給供應(yīng)商。
訂單確認：供應(yīng)商收到訂單后，需要在系統(tǒng)中進行確認。確認訂單表示供應(yīng)商同意按照訂單的要求進行供貨。如果供應(yīng)商對訂單有異議，可以在系統(tǒng)中提出修改意見，雙方協(xié)商一致后再進行確認。
訂單跟蹤：企業(yè)可以通過系統(tǒng)實時跟蹤訂單的執(zhí)行情況，包括訂單的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況、運輸狀態(tài)等。例如，企業(yè)可以通過物流單號在系統(tǒng)中查詢到貨物的運輸位置和預(yù)計到達時間，以便做好收貨準(zhǔn)備。
訂單變更與取消：在訂單執(zhí)行過程中，可能會因為各種原因需要對訂單進行變更或取消。系統(tǒng)可以對訂單的變更和取消進行管理，記錄變更或取消的原因、時間等信息。同時，及時通知供應(yīng)商，避免給供應(yīng)商造成不必要的損失。
六、交貨管理
交貨管理功能能夠確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。
交貨計劃制定：根據(jù)采購訂單和生產(chǎn)計劃，企業(yè)可以制定交貨計劃。交貨計劃中明確了供應(yīng)商的交貨時間、交貨地點、交貨數(shù)量等信息。例如，企業(yè)要求供應(yīng)商在每周的固定時間交貨，以滿足企業(yè)的生產(chǎn)需求。
交貨通知：在交貨日期臨近時，系統(tǒng)可以自動向供應(yīng)商發(fā)送交貨通知，提醒供應(yīng)商按時交貨。同時，企業(yè)也可以在系統(tǒng)中查看供應(yīng)商的交貨準(zhǔn)備情況。
收貨驗收：貨物到達企業(yè)后，企業(yè)需要進行收貨驗收。系統(tǒng)可以記錄收貨的時間、數(shù)量、質(zhì)量等信息。如果發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題，系統(tǒng)可以及時反饋給供應(yīng)商，并進行退貨或換貨處理。例如，企業(yè)在驗收一批原材料時，發(fā)現(xiàn)部分產(chǎn)品的質(zhì)量不符合標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)會自動生成退貨單，通知供應(yīng)商進行處理。
交貨績效評估：系統(tǒng)可以對供應(yīng)商的交貨績效進行評估，包括交貨的準(zhǔn)時率、交貨的質(zhì)量合格率等。通過評估，企業(yè)可以對供應(yīng)商進行排名，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告或淘汰。
七、質(zhì)量管控
質(zhì)量管控功能是保障企業(yè)所采購產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵。
質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定：企業(yè)可以根據(jù)自身的需求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，在系統(tǒng)中制定采購產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)包括產(chǎn)品的性能、規(guī)格、外觀等方面的要求。例如，一家汽車制造企業(yè)對采購的零部件有嚴格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，如零部件的尺寸精度、材料性能等都有明確的規(guī)定。
檢驗計劃安排：根據(jù)采購訂單和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)可以安排檢驗計劃。檢驗計劃包括檢驗的時間、地點、檢驗人員等信息。例如，對于每一批次的原材料，企業(yè)都會安排在到貨后的24小時內(nèi)進行檢驗。
檢驗結(jié)果記錄：檢驗人員可以在系統(tǒng)中記錄檢驗結(jié)果。如果檢驗合格，系統(tǒng)會自動更新貨物的狀態(tài)；如果檢驗不合格，系統(tǒng)會記錄不合格的項目和原因。例如，在檢驗一批電子產(chǎn)品時，發(fā)現(xiàn)部分產(chǎn)品存在短路問題，系統(tǒng)會詳細記錄這一問題。
質(zhì)量問題處理：對于檢驗中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，系統(tǒng)可以進行跟蹤處理。企業(yè)可以要求供應(yīng)商進行整改，整改完成后再次進行檢驗。如果問題嚴重，企業(yè)可以采取退貨、換貨、索賠等措施。例如，企業(yè)因供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量問題導(dǎo)致生產(chǎn)停滯，企業(yè)可以向供應(yīng)商索賠相應(yīng)的損失。
八、供應(yīng)商績效管理
供應(yīng)商績效管理功能可以幫助企業(yè)評估供應(yīng)商的綜合表現(xiàn)，優(yōu)化供應(yīng)商體系。
績效指標(biāo)設(shè)定：企業(yè)可以根據(jù)自身的需求和采購目標(biāo)，設(shè)定供應(yīng)商的績效指標(biāo)?？冃е笜?biāo)包括交貨準(zhǔn)時率、質(zhì)量合格率、價格合理性、服務(wù)水平等方面。例如，企業(yè)可以將交貨準(zhǔn)時率的權(quán)重設(shè)定為30%，質(zhì)量合格率的權(quán)重設(shè)定為40%，價格合理性的權(quán)重設(shè)定為20%，服務(wù)水平的權(quán)重設(shè)定為10%。
績效數(shù)據(jù)收集：系統(tǒng)可以自動收集供應(yīng)商的績效數(shù)據(jù)，如交貨時間、質(zhì)量檢驗結(jié)果、價格信息等。這些數(shù)據(jù)來源于企業(yè)的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，如采購訂單管理、交貨管理、質(zhì)量管控等。例如，系統(tǒng)會自動記錄供應(yīng)商每次交貨的實際時間，與合同約定的時間進行對比，計算出交貨準(zhǔn)時率。
績效評估與分析：根據(jù)設(shè)定的績效指標(biāo)和收集到的績效數(shù)據(jù)，系統(tǒng)可以對供應(yīng)商進行績效評估和分析。系統(tǒng)會生成供應(yīng)商的績效報告，直觀地展示供應(yīng)商的表現(xiàn)。通過分析，企業(yè)可以發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的優(yōu)勢和不足，為供應(yīng)商的管理提供依據(jù)。例如，通過績效分析，企業(yè)發(fā)現(xiàn)某一供應(yīng)商的交貨準(zhǔn)時率較低，但價格比較合理，那么企業(yè)可以與該供應(yīng)商溝通，共同尋找提高交貨準(zhǔn)時率的方法。
績效獎懲措施：根據(jù)供應(yīng)商的績效評估結(jié)果，企業(yè)可以采取相應(yīng)的獎懲措施。對于績效優(yōu)秀的供應(yīng)商，企業(yè)可以給予更多的訂單、更高的價格優(yōu)惠、優(yōu)先合作等獎勵；對于績效不佳的供應(yīng)商，企業(yè)可以進行警告、減少訂單、淘汰等處理。例如，一家企業(yè)每年會評選出“優(yōu)秀供應(yīng)商”，并給予一定的獎金和榮譽證書，同時對于連續(xù)兩次績效評估不合格的供應(yīng)商，會將其從供應(yīng)商體系中淘汰。
通過以上這些功能，SRM系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)全面、高效地管理供應(yīng)商關(guān)系和采購業(yè)務(wù)，提升企業(yè)的競爭力和經(jīng)濟效益。企業(yè)在選擇SRM系統(tǒng)時，應(yīng)根據(jù)自身的需求和實際情況，選擇功能完善、操作便捷的系統(tǒng)，以充分發(fā)揮SRM系統(tǒng)的作用。
常見用戶關(guān)注的問題：
一、SRM系統(tǒng)能給企業(yè)采購帶來啥好處呀？
嘿，我聽說好多企業(yè)都在用SRM系統(tǒng)呢，我就想知道這系統(tǒng)到底能給企業(yè)采購帶來啥好處呀？是不是能讓采購變得更輕松呢？
正式解答：SRM系統(tǒng)也就是供應(yīng)商關(guān)系管理系統(tǒng)，能給企業(yè)采購帶來不少好處呢。首先，它能優(yōu)化供應(yīng)商選擇。通過系統(tǒng)可以對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、價格等多方面進行評估和篩選，找到更合適的供應(yīng)商。比如說企業(yè)要采購一批原材料，系統(tǒng)可以快速對比不同供應(yīng)商的報價和產(chǎn)品質(zhì)量，幫企業(yè)選到性價比最高的。
其次，能提高采購效率。采購流程在系統(tǒng)里可以實現(xiàn)自動化，從采購申請、審批到訂單下達，都能快速完成。以前可能要幾天的流程，現(xiàn)在可能幾個小時就搞定了。而且系統(tǒng)還能實時跟蹤訂單狀態(tài)，企業(yè)能隨時知道貨物到哪了。
再者，降低采購成本。通過和供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，以及系統(tǒng)對采購數(shù)據(jù)的分析，企業(yè)可以爭取到更優(yōu)惠的價格和付款條件。還能避免不必要的采購浪費，合理控制庫存。
最后，增強供應(yīng)鏈的穩(wěn)定性。系統(tǒng)可以及時發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的異常情況，提前采取措施，減少供應(yīng)中斷的風(fēng)險，保障企業(yè)的生產(chǎn)運營。
二、SRM系統(tǒng)容易操作嗎，員工好上手不？
朋友推薦企業(yè)用SRM系統(tǒng)，我就想知道這系統(tǒng)容易操作不，員工能不能很快上手呢？別到時候員工用著麻煩，還影響工作效率。
正式解答：現(xiàn)在的SRM系統(tǒng)一般都很注重用戶體驗，操作起來并不難。大多數(shù)系統(tǒng)都有簡潔直觀的界面設(shè)計，就像我們平時用的手機軟件一樣，功能按鈕都很清晰。
對于員工來說，一般經(jīng)過簡單的培訓(xùn)就能上手。系統(tǒng)的操作流程都是按照實際的業(yè)務(wù)邏輯來設(shè)計的，比如采購申請、審批等步驟，和實際工作中的流程很相似。而且很多系統(tǒng)還有操作指南和在線幫助，員工在使用過程中遇到問題可以隨時查看。
有些系統(tǒng)還支持移動端操作，員工用手機或者平板電腦就能完成一些簡單的操作，比如審批采購申請、查看訂單狀態(tài)等，非常方便。另外，系統(tǒng)的開發(fā)商也會不斷優(yōu)化系統(tǒng)的操作體驗，讓它越來越簡單易用。所以總體來說，員工是比較容易上手使用SRM系統(tǒng)的。
三、SRM系統(tǒng)和企業(yè)現(xiàn)有的erp系統(tǒng)能兼容不？
我聽說有些企業(yè)既有ERP系統(tǒng)又想用SRM系統(tǒng)，我就想知道這倆系統(tǒng)能不能兼容呀？別到時候用起來矛盾重重的。
正式解答：大部分情況下，SRM系統(tǒng)和企業(yè)現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)是可以兼容的。很多系統(tǒng)開發(fā)商都考慮到了企業(yè)的這種需求，會提供相應(yīng)的接口和解決方案。
ERP系統(tǒng)主要側(cè)重于企業(yè)內(nèi)部的資源管理，而SRM系統(tǒng)側(cè)重于供應(yīng)商關(guān)系管理。它們之間可以進行數(shù)據(jù)的交互和共享。比如說，ERP系統(tǒng)里的采購需求數(shù)據(jù)可以同步到SRM系統(tǒng)，讓SRM系統(tǒng)根據(jù)這個需求去選擇合適的供應(yīng)商和下達訂單。然后SRM系統(tǒng)里的訂單執(zhí)行情況和供應(yīng)商信息等數(shù)據(jù)，也可以反饋到ERP系統(tǒng)，讓企業(yè)對整個供應(yīng)鏈有更全面的了解。
不過要實現(xiàn)兼容，可能需要一些技術(shù)上的配置和對接。企業(yè)可以讓IT部門或者系統(tǒng)供應(yīng)商來完成這個工作。在選擇SRM系統(tǒng)的時候，也可以提前和供應(yīng)商溝通，確保系統(tǒng)能和現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)很好地集成。
四、使用SRM系統(tǒng)要花多少錢呀？
假如企業(yè)想用SRM系統(tǒng)，我就想知道這得花多少錢呢？別太貴了，企業(yè)負擔(dān)不起。
正式解答：使用SRM系統(tǒng)的費用沒有一個固定的標(biāo)準(zhǔn)，它受到很多因素的影響。首先是系統(tǒng)的功能模塊。如果企業(yè)只需要一些基本的功能，比如供應(yīng)商信息管理、采購訂單管理等，費用相對會低一些。但要是需要更高級的功能，像供應(yīng)商績效評估、供應(yīng)鏈協(xié)同等，費用就會高一些。
其次是系統(tǒng)的部署方式。有本地部署和云端部署兩種。本地部署需要企業(yè)自己購買服務(wù)器等硬件設(shè)備，還要進行系統(tǒng)的安裝和維護，前期投入比較大。而云端部署則是企業(yè)按使用時間和功能模塊來付費，前期投入小，比較適合中小企業(yè)。
另外，系統(tǒng)供應(yīng)商的品牌和服務(wù)也會影響費用。知名品牌的供應(yīng)商可能收費會高一些，但他們的系統(tǒng)穩(wěn)定性和服務(wù)質(zhì)量可能更有保障。一般來說，小型企業(yè)使用SRM系統(tǒng)一年可能花費幾萬到幾十萬不等，大型企業(yè)可能會達到上百萬甚至更高。企業(yè)可以根據(jù)自己的需求和預(yù)算來選擇合適的SRM系統(tǒng)。
