總體介紹
在當(dāng)今數(shù)字化辦公的時代，HRM（人力資源管理）軟件已經(jīng)成為企業(yè)管理中不可或缺的工具。它能幫助企業(yè)更高效地管理人力資源，提升管理效率和質(zhì)量。然而，市面上的HRM軟件功能繁多，讓人眼花繚亂，那么HRM軟件中最重要的功能究竟是什么呢？這正是眾多企業(yè)管理者和HR們關(guān)心的問題。本文將帶你深入了解HRM軟件的重要功能，為你在選擇和使用HRM軟件時提供有價值的參考。
一、員工信息管理
員工信息管理是HRM軟件最基礎(chǔ)也是最重要的功能之一。它就像一個企業(yè)員工的“數(shù)字檔案庫”，能夠集中存儲和管理員工的各類信息。
個人基本信息：包括員工的姓名、性別、出生日期、聯(lián)系方式等。這些信息是了解員工的基礎(chǔ)，方便企業(yè)在日常工作中與員工進行溝通和聯(lián)系。例如，當(dāng)企業(yè)組織活動時，可以根據(jù)員工的聯(lián)系方式通知到每一位員工。
工作經(jīng)歷信息：記錄員工過往的工作經(jīng)歷，有助于企業(yè)了解員工的職業(yè)背景和工作經(jīng)驗。在進行崗位調(diào)配或項目安排時，HR可以參考這些信息，將合適的人安排到合適的崗位上。比如，一個有豐富項目管理經(jīng)驗的員工，更適合擔(dān)任項目負責(zé)人。
培訓(xùn)與教育信息：記錄員工參加的培訓(xùn)課程、獲得的證書等。這有助于企業(yè)了解員工的技能提升情況，為員工制定個性化的培訓(xùn)計劃。例如，如果員工在某個領(lǐng)域有培訓(xùn)需求，企業(yè)可以根據(jù)其培訓(xùn)記錄安排相關(guān)的培訓(xùn)課程。
績效與獎懲信息：記錄員工的績效考核結(jié)果、獲得的獎勵和受到的懲罰。這些信息可以作為員工晉升、調(diào)薪的重要依據(jù)。比如，績效優(yōu)秀的員工可以獲得晉升機會，而多次違反規(guī)定的員工可能會受到相應(yīng)的懲罰。
二、考勤管理
考勤管理是HRM軟件的核心功能之一，它能夠準(zhǔn)確記錄員工的出勤情況，提高考勤管理的效率和準(zhǔn)確性。
考勤打卡：支持多種打卡方式，如指紋打卡、人臉識別打卡、手機APP打卡等。員工可以根據(jù)自己的實際情況選擇合適的打卡方式，方便快捷。例如，在疫情期間，人臉識別打卡可以減少人員接觸，更加安全衛(wèi)生。
考勤統(tǒng)計：自動統(tǒng)計員工的出勤天數(shù)、遲到早退次數(shù)、請假天數(shù)等。HR可以通過系統(tǒng)快速生成考勤報表，節(jié)省了大量的時間和精力。比如，每月初，HR可以直接從系統(tǒng)中導(dǎo)出上月的考勤報表，進行工資核算。
請假管理：員工可以通過系統(tǒng)提交請假申請，注明請假類型、請假時間和請假原因。上級領(lǐng)導(dǎo)可以在系統(tǒng)中進行審批，審批結(jié)果實時反饋給員工。這樣可以規(guī)范請假流程，避免口頭請假帶來的管理混亂。例如，員工小王需要請病假，他可以在系統(tǒng)中提交申請，附上醫(yī)院的診斷證明，上級領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，小王的請假信息就會記錄在系統(tǒng)中。
加班管理：員工可以在系統(tǒng)中提交加班申請，上級領(lǐng)導(dǎo)進行審批。系統(tǒng)會自動記錄員工的加班時間，方便進行加班工資核算。比如，在項目緊急需要加班時，員工可以通過系統(tǒng)申請加班，確保加班工作得到合理安排和記錄。
三、招聘管理
招聘管理功能可以幫助企業(yè)高效地招聘到合適的人才，滿足企業(yè)的人才需求。
職位發(fā)布：企業(yè)可以在系統(tǒng)中發(fā)布招聘職位，詳細描述職位要求、職責(zé)和福利待遇等信息。這些職位信息可以同步到各大招聘網(wǎng)站，擴大招聘渠道。例如，企業(yè)需要招聘一名軟件開發(fā)工程師，HR可以在系統(tǒng)中發(fā)布職位信息，同時將其推送到智聯(lián)招聘、BOSS直聘等招聘平臺上。
簡歷篩選：系統(tǒng)可以根據(jù)預(yù)設(shè)的篩選條件，自動篩選出符合要求的簡歷。這大大提高了簡歷篩選的效率，節(jié)省了HR的時間。比如，HR可以設(shè)置學(xué)歷、工作經(jīng)驗、專業(yè)等篩選條件，系統(tǒng)會自動將符合條件的簡歷篩選出來。
面試安排：HR可以通過系統(tǒng)安排面試時間和地點，并將面試通知發(fā)送給候選人。同時，系統(tǒng)可以記錄面試結(jié)果，方便后續(xù)的人才評估和決策。例如，HR在系統(tǒng)中安排了候選人的面試時間，系統(tǒng)會自動發(fā)送面試通知郵件給候選人，面試結(jié)束后，HR可以在系統(tǒng)中記錄面試評價和結(jié)果。
人才庫管理：將未被錄用但有潛力的候選人信息存入人才庫，方便企業(yè)在未來有合適崗位時進行二次招聘。這樣可以建立企業(yè)的人才儲備，避免錯過優(yōu)秀的人才。比如，一個候選人雖然本次面試未通過，但HR認為其有一定的潛力，可以將其信息存入人才庫，當(dāng)有類似崗位空缺時，可以優(yōu)先考慮該候選人。
四、績效管理
績效管理功能有助于企業(yè)明確員工的工作目標(biāo)，激勵員工提高工作績效，實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。
目標(biāo)設(shè)定：企業(yè)可以根據(jù)戰(zhàn)略目標(biāo)，為員工設(shè)定具體的工作目標(biāo)。這些目標(biāo)可以分解到每個季度或每月，讓員工清楚知道自己的工作方向和重點。例如，銷售部門的員工可以設(shè)定每月的銷售業(yè)績目標(biāo)，生產(chǎn)部門的員工可以設(shè)定產(chǎn)品產(chǎn)量和質(zhì)量目標(biāo)。
績效評估：定期對員工的工作績效進行評估，評估方式可以包括上級評價、同事評價、自我評估等。系統(tǒng)可以自動計算績效得分，生成績效報告。比如，每季度末，HR可以組織員工進行績效評估，系統(tǒng)會根據(jù)評估結(jié)果計算出員工的績效得分，并生成詳細的績效報告。
績效反饋：管理者可以通過系統(tǒng)將績效評估結(jié)果反饋給員工，與員工進行溝通和交流，幫助員工認識到自己的優(yōu)點和不足，制定改進計劃。例如，在績效反饋會議上，管理者可以結(jié)合系統(tǒng)中的績效報告，與員工一起分析工作中的問題，并制定改進措施。
績效應(yīng)用：將績效結(jié)果與員工的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤，激勵員工努力工作，提高績效。比如，績效優(yōu)秀的員工可以獲得更高的薪酬和晉升機會，績效不佳的員工可能會面臨調(diào)崗或培訓(xùn)。
五、薪酬管理
薪酬管理是企業(yè)吸引和留住人才的重要手段，HRM軟件的薪酬管理功能可以確保薪酬計算的準(zhǔn)確和及時。
薪酬結(jié)構(gòu)設(shè)計：企業(yè)可以根據(jù)自身的情況設(shè)計合理的薪酬結(jié)構(gòu)，包括基本工資、績效工資、獎金、福利等。例如，一家互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)可以設(shè)計基本工資占比60%，績效工資占比30%，獎金占比10%的薪酬結(jié)構(gòu)。
工資計算：系統(tǒng)可以根據(jù)員工的考勤記錄、績效得分等信息，自動計算員工的工資。這避免了人工計算工資時可能出現(xiàn)的錯誤，提高了工資計算的準(zhǔn)確性。比如，系統(tǒng)會根據(jù)員工的出勤天數(shù)、加班時間、績效獎金等數(shù)據(jù)，自動計算出員工的應(yīng)發(fā)工資和實發(fā)工資。
社保與公積金管理：系統(tǒng)可以自動計算員工的社保和公積金繳納金額，并生成相關(guān)的報表。這有助于企業(yè)規(guī)范社保和公積金的管理，避免出現(xiàn)漏繳或錯繳的情況。例如，每月初，系統(tǒng)會根據(jù)員工的工資基數(shù)自動計算社保和公積金的繳納金額，并生成繳納報表。
薪酬發(fā)放與查詢：企業(yè)可以通過系統(tǒng)將工資發(fā)放到員工的銀行卡上，并提供工資明細查詢功能。員工可以隨時登錄系統(tǒng)查詢自己的工資明細，了解工資的構(gòu)成和發(fā)放情況。比如，員工小李可以在系統(tǒng)中查詢到自己上個月的工資明細，包括基本工資、績效獎金、扣除的社保和公積金等。
六、培訓(xùn)管理
培訓(xùn)管理功能可以幫助企業(yè)提升員工的技能和素質(zhì)，增強企業(yè)的競爭力。
培訓(xùn)需求分析：通過問卷調(diào)查、績效評估等方式，了解員工的培訓(xùn)需求。系統(tǒng)可以對收集到的信息進行分析，為企業(yè)制定培訓(xùn)計劃提供依據(jù)。例如，企業(yè)可以通過系統(tǒng)發(fā)放培訓(xùn)需求調(diào)查問卷，了解員工在哪些方面需要提升，然后根據(jù)調(diào)查結(jié)果制定培訓(xùn)計劃。
培訓(xùn)課程安排：根據(jù)培訓(xùn)需求分析的結(jié)果，企業(yè)可以在系統(tǒng)中安排培訓(xùn)課程，包括課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)講師等信息。同時，系統(tǒng)可以自動通知員工參加培訓(xùn)。比如，企業(yè)安排了一場關(guān)于市場營銷的培訓(xùn)課程，系統(tǒng)會自動發(fā)送培訓(xùn)通知給相關(guān)員工。
培訓(xùn)效果評估：在培訓(xùn)結(jié)束后，通過考試、問卷調(diào)查等方式對培訓(xùn)效果進行評估。系統(tǒng)可以記錄評估結(jié)果，為后續(xù)的培訓(xùn)改進提供參考。例如，培訓(xùn)結(jié)束后，員工需要參加考試，系統(tǒng)會記錄考試成績，并通過問卷調(diào)查了解員工對培訓(xùn)課程的滿意度和收獲。
培訓(xùn)資源管理：系統(tǒng)可以存儲和管理培訓(xùn)相關(guān)的資源，如培訓(xùn)課件、視頻等。員工可以隨時登錄系統(tǒng)學(xué)習(xí)這些培訓(xùn)資源，進行自我提升。比如，員工可以在系統(tǒng)中下載培訓(xùn)課件，在業(yè)余時間進行學(xué)習(xí)。
七、福利管理
福利管理功能可以提高員工的滿意度和忠誠度，讓員工感受到企業(yè)的關(guān)懷。
福利項目設(shè)計：企業(yè)可以根據(jù)自身的情況設(shè)計多樣化的福利項目，如節(jié)日福利、健康體檢、帶薪年假等。例如，企業(yè)可以在春節(jié)、中秋節(jié)等節(jié)日為員工發(fā)放禮品，每年為員工安排一次健康體檢。
福利申請與審批：員工可以通過系統(tǒng)申請福利項目，上級領(lǐng)導(dǎo)進行審批。系統(tǒng)可以記錄福利申請和審批的過程，方便管理和查詢。比如，員工小張需要申請帶薪年假，他可以在系統(tǒng)中提交申請，上級領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，小張的年假申請信息就會記錄在系統(tǒng)中。
福利發(fā)放與統(tǒng)計：系統(tǒng)可以自動計算福利發(fā)放的金額和數(shù)量，并生成福利發(fā)放報表。同時，系統(tǒng)可以統(tǒng)計員工的福利使用情況，為企業(yè)調(diào)整福利政策提供參考。例如，企業(yè)每月為員工發(fā)放餐補，系統(tǒng)會自動計算餐補金額，并生成發(fā)放報表，統(tǒng)計員工的餐補使用情況。
福利溝通與反饋：企業(yè)可以通過系統(tǒng)向員工宣傳福利政策，收集員工的反饋意見。這有助于企業(yè)了解員工對福利的需求和滿意度，及時調(diào)整福利政策。比如，企業(yè)可以在系統(tǒng)中發(fā)布福利政策通知，同時設(shè)置反饋渠道，收集員工的意見和建議。
八、數(shù)據(jù)分析與決策支持
數(shù)據(jù)分析與決策支持功能可以幫助企業(yè)從大量的人力資源數(shù)據(jù)中提取有價值的信息，為企業(yè)的決策提供支持。
數(shù)據(jù)報表生成：系統(tǒng)可以根據(jù)企業(yè)的需求生成各種人力資源數(shù)據(jù)報表，如員工流動率報表、薪酬成本報表、培訓(xùn)效果報表等。這些報表可以直觀地展示企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀和趨勢。例如，HR可以通過系統(tǒng)生成員工流動率報表，了解員工的離職情況和原因。
數(shù)據(jù)分析模型：系統(tǒng)可以運用數(shù)據(jù)分析模型對人力資源數(shù)據(jù)進行深入分析，挖掘數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和問題。比如，通過建立績效分析模型，分析員工績效與薪酬、培訓(xùn)等因素之間的關(guān)系。
決策建議提供：根據(jù)數(shù)據(jù)分析的結(jié)果，系統(tǒng)可以為企業(yè)提供決策建議。例如，如果數(shù)據(jù)分析顯示某部門的員工流動率過高，系統(tǒng)可以建議企業(yè)調(diào)整該部門的薪酬政策或工作環(huán)境。
可視化展示：將數(shù)據(jù)分析結(jié)果以圖表、圖形等可視化的方式展示出來，讓企業(yè)管理者更直觀地了解數(shù)據(jù)。比如，用柱狀圖展示不同部門的員工績效情況，用折線圖展示企業(yè)的薪酬成本變化趨勢。
常見用戶關(guān)注的問題：
一、HRM軟件能為企業(yè)節(jié)省多少成本呀？
我聽說現(xiàn)在好多企業(yè)都在用HRM軟件，我就想知道這玩意兒到底能給企業(yè)省多少錢呢？感覺要是能省不少錢，那企業(yè)用它可太值啦。
HRM軟件能在多個方面為企業(yè)節(jié)省成本：
人力成本方面：傳統(tǒng)的人力資源管理工作，像招聘、考勤統(tǒng)計、薪資計算等，都需要耗費大量的人力。使用HRM軟件后，招聘環(huán)節(jié)可以通過系統(tǒng)篩選簡歷，快速找到合適的候選人，減少招聘人員的工作量和招聘周期。考勤統(tǒng)計和薪資計算也能自動完成，大大減少了人工操作的時間和錯誤率，相當(dāng)于減少了人力投入，從而節(jié)省了人力成本。比如說，一個中型企業(yè)原本需要3個人專門負責(zé)薪資計算和考勤統(tǒng)計，使用軟件后，可能1個人就能輕松完成，這就節(jié)省了2個人的人力成本。
培訓(xùn)成本方面：HRM軟件通常帶有在線培訓(xùn)功能，企業(yè)可以將培訓(xùn)資料上傳到系統(tǒng)中，員工可以隨時隨地進行學(xué)習(xí)。這樣就避免了傳統(tǒng)培訓(xùn)需要邀請外部講師、安排場地等費用。而且員工可以根據(jù)自己的時間和進度進行學(xué)習(xí)，提高了學(xué)習(xí)效率，也降低了培訓(xùn)成本。
時間成本方面：在處理員工信息變更、請假申請等事務(wù)時，HRM軟件可以實現(xiàn)流程自動化。員工在系統(tǒng)中提交申請，相關(guān)審批人員可以及時在系統(tǒng)中進行審批，整個過程快速高效。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)申請和人工傳遞，節(jié)省了大量的時間，讓企業(yè)的運營更加高效。
二、HRM軟件容易上手使用不？
朋友說他們公司準(zhǔn)備上HRM軟件，我就好奇這軟件好不好上手呀。要是太難用了，員工用起來不得頭疼死，還不如不用呢。
一般來說，現(xiàn)在的HRM軟件還是比較容易上手的：
界面設(shè)計友好：大多數(shù)HRM軟件的開發(fā)商都非常注重用戶體驗，會將軟件的界面設(shè)計得簡潔明了。各個功能模塊都有清晰的標(biāo)識和分類，用戶可以很容易地找到自己需要使用的功能。比如在招聘模塊，會有簡歷篩選、面試安排等功能按鈕，一看就知道怎么操作。
操作流程簡單：軟件的操作流程通常都經(jīng)過了優(yōu)化，符合人們的日常操作習(xí)慣。以員工信息錄入為例，只需要按照系統(tǒng)提示，依次輸入員工的基本信息、職位信息等內(nèi)容，就可以完成錄入。而且在操作過程中，系統(tǒng)會有相應(yīng)的提示和引導(dǎo)，幫助用戶完成操作。
提供培訓(xùn)和支持：軟件開發(fā)商一般會為企業(yè)提供培訓(xùn)服務(wù)，包括線上培訓(xùn)課程、線下培訓(xùn)講座等。企業(yè)員工可以通過這些培訓(xùn)快速了解軟件的使用方法。同時，開發(fā)商還會提供技術(shù)支持，當(dāng)用戶在使用過程中遇到問題時，可以隨時聯(lián)系客服人員，獲得及時的幫助。
三、HRM軟件安全性能咋樣？
我聽說企業(yè)的員工信息啥的都很重要，用HRM軟件存這些信息，我就想知道它的安全性能到底咋樣啊，可別把信息給泄露了。
HRM軟件在安全性能方面通常有多重保障：
數(shù)據(jù)加密技術(shù)：軟件會采用先進的數(shù)據(jù)加密算法，對企業(yè)的員工信息、薪資數(shù)據(jù)等重要內(nèi)容進行加密處理。這樣即使數(shù)據(jù)在傳輸過程中被截取，攻擊者也無法獲取到有價值的信息。比如采用SSL/TLS加密協(xié)議，保障數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸中的安全性。
訪問控制機制：HRM軟件會設(shè)置嚴格的訪問權(quán)限，不同的用戶角色有不同的操作權(quán)限。例如，普通員工只能查看自己的個人信息和考勤記錄，而HR人員可以進行員工信息的錄入、修改等操作。管理員則可以對系統(tǒng)的整體設(shè)置進行管理。通過這種訪問控制機制，確保只有授權(quán)人員才能訪問敏感數(shù)據(jù)。
定期備份和恢復(fù)：軟件會定期對數(shù)據(jù)進行備份，防止因意外情況（如服務(wù)器故障、自然災(zāi)害等）導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。而且在需要的時候，可以快速恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證企業(yè)的正常運營。同時，備份數(shù)據(jù)通常會存儲在多個不同的地理位置，進一步提高數(shù)據(jù)的安全性。
四、HRM軟件能和其他辦公軟件集成不？
假如你在企業(yè)里工作，肯定希望各種軟件能配合著用，這樣工作起來才方便嘛。我就想知道HRM軟件能不能和其他辦公軟件集成呀，要是能集成，那工作效率肯定能提高不少。
大多數(shù)HRM軟件是可以和其他辦公軟件集成的：
與財務(wù)軟件集成：HRM軟件中的薪資數(shù)據(jù)可以與財務(wù)軟件進行對接，實現(xiàn)薪資數(shù)據(jù)的自動同步。這樣財務(wù)人員在進行賬務(wù)處理時，就不需要再手動錄入薪資信息，減少了錯誤率，提高了工作效率。例如，HRM軟件計算出員工的薪資后，直接將數(shù)據(jù)傳輸?shù)截攧?wù)軟件中，財務(wù)人員可以直接進行薪資發(fā)放的操作。
與OA辦公系統(tǒng)集成：和OA辦公系統(tǒng)集成后，員工的請假申請、審批流程可以在兩個系統(tǒng)中實現(xiàn)互通。員工在OA系統(tǒng)中提交請假申請，審批流程可以自動流轉(zhuǎn)到HRM軟件中，HR人員可以及時了解員工的請假情況，并進行相應(yīng)的考勤記錄調(diào)整。
與郵件系統(tǒng)集成：HRM軟件可以與郵件系統(tǒng)集成，當(dāng)有新的招聘信息、培訓(xùn)通知等內(nèi)容時，系統(tǒng)可以自動發(fā)送郵件通知相關(guān)人員。這樣可以及時有效地傳達信息，提高工作的溝通效率。
