在當(dāng)今競爭激烈的商業(yè)環(huán)境中，企業(yè)各部門的辦公效率直接關(guān)系到企業(yè)的整體競爭力和發(fā)展前景。新密集團(tuán) OA 協(xié)同辦公管理平臺(tái)作為一款專門為提升企業(yè)辦公效率而設(shè)計(jì)的工具，正逐漸成為眾多企業(yè)的選擇。它通過整合企業(yè)內(nèi)部的各種資源和流程，實(shí)現(xiàn)信息的快速傳遞和共享，幫助企業(yè)各部門打破溝通壁壘，協(xié)同工作更加順暢。那么，新密集團(tuán) OA 協(xié)同辦公管理平臺(tái)究竟如何提升企業(yè)各部門辦公效率呢？接下來，我們將詳細(xì)探討。
一、優(yōu)化流程管理
流程管理是企業(yè)辦公的核心環(huán)節(jié)，新密集團(tuán) OA 協(xié)同辦公管理平臺(tái)能夠?qū)ζ髽I(yè)各部門的工作流程進(jìn)行全面優(yōu)化。
簡化審批流程：傳統(tǒng)的審批流程往往需要大量的紙質(zhì)文件和人工傳遞，不僅效率低下，還容易出現(xiàn)錯(cuò)誤和延誤。而該平臺(tái)可以將審批流程電子化，員工只需在系統(tǒng)中提交申請，相關(guān)審批人員即可在系統(tǒng)中進(jìn)行審批，大大縮短了審批時(shí)間。例如，某企業(yè)在使用該平臺(tái)前，一個(gè)采購申請的審批周期平均為 7 天，使用后縮短至 2 天。
規(guī)范工作流程：平臺(tái)可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)需求，制定標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，明確每個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)和操作規(guī)范。這樣可以避免因流程不清晰而導(dǎo)致的工作混亂和重復(fù)勞動(dòng)。比如，銷售部門的客戶跟進(jìn)流程，從初次接觸到簽訂合同，每個(gè)階段都有明確的任務(wù)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，員工按照流程操作，工作更加有序。
實(shí)時(shí)監(jiān)控流程進(jìn)度：通過平臺(tái)，企業(yè)管理者可以實(shí)時(shí)了解各個(gè)工作流程的進(jìn)展情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行解決。例如，項(xiàng)目管理流程中，管理者可以隨時(shí)查看項(xiàng)目的各個(gè)階段是否按時(shí)完成，是否存在風(fēng)險(xiǎn)等。
自動(dòng)提醒和催辦：當(dāng)流程中的某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)延誤時(shí)，平臺(tái)會(huì)自動(dòng)向相關(guān)人員發(fā)送提醒和催辦信息，確保工作流程的順利進(jìn)行。比如，審批人員未及時(shí)審批申請時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒，避免因人為疏忽而導(dǎo)致的延誤。
二、加強(qiáng)信息共享
信息共享是企業(yè)各部門協(xié)同工作的基礎(chǔ)，新密集團(tuán) OA 協(xié)同辦公管理平臺(tái)為企業(yè)提供了便捷的信息共享渠道。
建立統(tǒng)一的信息發(fā)布平臺(tái)：企業(yè)可以在平臺(tái)上發(fā)布各種通知、公告、新聞等信息，員工可以及時(shí)了解企業(yè)的最新動(dòng)態(tài)。例如，企業(yè)的重要決策、活動(dòng)安排等都可以通過平臺(tái)快速傳達(dá)給全體員工。
實(shí)現(xiàn)文檔共享和管理：員工可以將工作中產(chǎn)生的文檔上傳到平臺(tái)的文檔庫中，方便其他人員查閱和使用。平臺(tái)還可以對文檔進(jìn)行分類管理，提高文檔的查找效率。比如，研發(fā)部門的技術(shù)文檔、設(shè)計(jì)圖紙等都可以在文檔庫中進(jìn)行共享和管理。
促進(jìn)部門間的信息交流：平臺(tái)提供了多種溝通工具，如即時(shí)通訊、論壇、討論組等，方便各部門之間的信息交流和溝通。例如，市場部門和銷售部門可以通過討論組及時(shí)分享市場動(dòng)態(tài)和客戶需求信息。
確保信息的安全性和準(zhǔn)確性：平臺(tái)采用了多種安全技術(shù)，如數(shù)據(jù)加密、訪問控制等，確保企業(yè)信息的安全性。平臺(tái)還可以對信息進(jìn)行審核和管理，保證信息的準(zhǔn)確性和可靠性。
三、提升溝通效率
有效的溝通是企業(yè)各部門高效協(xié)作的關(guān)鍵，新密集團(tuán) OA 協(xié)同辦公管理平臺(tái)為企業(yè)提供了多樣化的溝通方式。
即時(shí)通訊功能：員工可以通過平臺(tái)的即時(shí)通訊工具進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通，快速解決工作中的問題。例如，同事之間可以隨時(shí)交流工作進(jìn)展、討論方案等。
視頻會(huì)議功能：對于跨地區(qū)的部門和團(tuán)隊(duì)，平臺(tái)的視頻會(huì)議功能可以讓他們進(jìn)行面對面的溝通和交流。這樣可以節(jié)省差旅費(fèi)和時(shí)間，提高溝通效率。比如，企業(yè)總部和分支機(jī)構(gòu)之間可以通過視頻會(huì)議進(jìn)行業(yè)務(wù)匯報(bào)和討論。
郵件集成功能：平臺(tái)可以與企業(yè)的郵件系統(tǒng)進(jìn)行集成，員工可以在平臺(tái)上直接收發(fā)郵件，方便快捷。平臺(tái)還可以對郵件進(jìn)行分類管理和提醒，避免錯(cuò)過重要郵件。
工作圈功能：員工可以在工作圈中分享工作經(jīng)驗(yàn)、交流心得、發(fā)布工作動(dòng)態(tài)等，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)之間的凝聚力和協(xié)作精神。例如，員工可以在工作圈中分享自己的成功案例，供其他同事學(xué)習(xí)和借鑒。
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四、強(qiáng)化任務(wù)管理
任務(wù)管理是確保企業(yè)各項(xiàng)工作按時(shí)完成的重要手段，新密集團(tuán) OA 協(xié)同辦公管理平臺(tái)能夠?qū)ζ髽I(yè)各部門的任務(wù)進(jìn)行有效管理。
任務(wù)分配與跟蹤：管理者可以在平臺(tái)上為員工分配任務(wù)，并設(shè)置任務(wù)的優(yōu)先級、截止日期等信息。平臺(tái)可以實(shí)時(shí)跟蹤任務(wù)的完成情況，員工可以及時(shí)反饋任務(wù)進(jìn)展。例如，項(xiàng)目經(jīng)理可以為團(tuán)隊(duì)成員分配項(xiàng)目任務(wù)，隨時(shí)了解任務(wù)的完成進(jìn)度。
任務(wù)提醒和預(yù)警：當(dāng)任務(wù)接近截止日期時(shí)，平臺(tái)會(huì)自動(dòng)向員工發(fā)送提醒信息，避免任務(wù)延誤。如果任務(wù)出現(xiàn)異常情況，平臺(tái)還會(huì)發(fā)出預(yù)警，提醒管理者及時(shí)處理。比如，任務(wù)完成進(jìn)度嚴(yán)重滯后時(shí)，系統(tǒng)會(huì)發(fā)出預(yù)警。
任務(wù)統(tǒng)計(jì)與分析：平臺(tái)可以對任務(wù)的完成情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，生成各種報(bào)表和圖表。管理者可以通過這些數(shù)據(jù)了解員工的工作效率和工作質(zhì)量，為績效考核提供依據(jù)。例如，統(tǒng)計(jì)每個(gè)員工完成任務(wù)的數(shù)量、按時(shí)完成率等。
任務(wù)協(xié)作與共享：對于一些需要多人協(xié)作完成的任務(wù)，平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)任務(wù)的共享和協(xié)作。團(tuán)隊(duì)成員可以在任務(wù)中進(jìn)行討論、共享文件等，提高協(xié)作效率。比如，一個(gè)大型項(xiàng)目的任務(wù)可以分配給多個(gè)部門的員工共同完成，大家可以在平臺(tái)上進(jìn)行協(xié)作。
| 功能 | 描述 | 優(yōu)勢 |
| 任務(wù)分配與跟蹤 | 管理者為員工分配任務(wù)，設(shè)置優(yōu)先級和截止日期，實(shí)時(shí)跟蹤完成情況 | 提高任務(wù)執(zhí)行效率，確保任務(wù)按時(shí)完成 |
| 任務(wù)提醒和預(yù)警 | 接近截止日期自動(dòng)提醒，異常情況發(fā)出預(yù)警 | 避免任務(wù)延誤，及時(shí)處理問題 |
| 任務(wù)統(tǒng)計(jì)與分析 | 對任務(wù)完成情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成報(bào)表和圖表 | 為績效考核提供數(shù)據(jù)支持，了解員工工作情況 |
五、提供移動(dòng)辦公支持
隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，移動(dòng)辦公已經(jīng)成為企業(yè)辦公的趨勢。新密集團(tuán) OA 協(xié)同辦公管理平臺(tái)提供了強(qiáng)大的移動(dòng)辦公支持。
隨時(shí)隨地辦公：員工可以通過手機(jī)、平板等移動(dòng)設(shè)備隨時(shí)隨地登錄平臺(tái)進(jìn)行辦公。例如，銷售人員在外出拜訪客戶時(shí)，可以隨時(shí)查看客戶信息、提交銷售訂單等。
移動(dòng)審批和簽批：管理者可以在移動(dòng)設(shè)備上對各種申請進(jìn)行審批和簽批，不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制。比如，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在出差途中也能及時(shí)處理重要的審批事項(xiàng)。
移動(dòng)消息提醒：平臺(tái)會(huì)將重要的消息和通知及時(shí)推送到員工的移動(dòng)設(shè)備上，確保員工不會(huì)錯(cuò)過重要信息。例如，新的任務(wù)分配、審批提醒等都會(huì)及時(shí)推送。
移動(dòng)文檔查看和編輯：員工可以在移動(dòng)設(shè)備上查看和編輯文檔，方便在外出時(shí)處理工作。比如，員工可以在火車上查看項(xiàng)目文檔并進(jìn)行修改。
六、加強(qiáng)知識(shí)管理
知識(shí)是企業(yè)的重要資產(chǎn)，新密集團(tuán) OA 協(xié)同辦公管理平臺(tái)有助于企業(yè)加強(qiáng)知識(shí)管理。
知識(shí)收集與整理：平臺(tái)可以將企業(yè)內(nèi)部的各種知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行收集和整理，形成知識(shí)庫。例如，員工的工作經(jīng)驗(yàn)分享、行業(yè)研究報(bào)告等都可以納入知識(shí)庫。
知識(shí)共享與傳播：員工可以在平臺(tái)上分享自己的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也可以從知識(shí)庫中獲取所需的知識(shí)。這樣可以促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)交流和傳承。比如，新員工可以通過知識(shí)庫快速了解企業(yè)的業(yè)務(wù)和流程。
知識(shí)檢索與利用：平臺(tái)提供了強(qiáng)大的知識(shí)檢索功能，員工可以快速找到自己需要的知識(shí)。例如，員工在遇到問題時(shí)，可以通過關(guān)鍵詞搜索知識(shí)庫，獲取解決方案。
知識(shí)更新與維護(hù)：企業(yè)可以定期對知識(shí)庫中的知識(shí)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保知識(shí)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。比如，隨著行業(yè)的發(fā)展和企業(yè)業(yè)務(wù)的變化，及時(shí)更新相關(guān)的知識(shí)內(nèi)容。
七、實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成
企業(yè)通常會(huì)使用多種不同的管理系統(tǒng)，新密集團(tuán) OA 協(xié)同辦公管理平臺(tái)可以與其他系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和業(yè)務(wù)的協(xié)同。
與財(cái)務(wù)系統(tǒng)集成：實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)同步，如費(fèi)用報(bào)銷、預(yù)算管理等。例如，員工在 OA 平臺(tái)上提交的費(fèi)用報(bào)銷申請，審批通過后可以直接同步到財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行付款處理。
與 CRM 系統(tǒng)集成：將銷售部門的客戶信息與 OA 平臺(tái)進(jìn)行共享，方便各部門了解客戶情況。比如，市場部門可以根據(jù) CRM 系統(tǒng)中的客戶信息制定精準(zhǔn)的營銷策略。
與 HR 系統(tǒng)集成：實(shí)現(xiàn)員工信息的統(tǒng)一管理，如考勤、績效等。例如，員工的考勤數(shù)據(jù)可以從 HR 系統(tǒng)同步到 OA 平臺(tái)，作為績效考核的依據(jù)。
與 ERP 系統(tǒng)集成：實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的無縫對接，如采購、生產(chǎn)、銷售等。比如，采購部門在 OA 平臺(tái)上提交的采購申請，審批通過后可以直接同步到 ERP 系統(tǒng)進(jìn)行采購訂單的生成。
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八、提供個(gè)性化定制
不同企業(yè)的業(yè)務(wù)需求和管理模式存在差異，新密集團(tuán) OA 協(xié)同辦公管理平臺(tái)可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行個(gè)性化定制。
界面定制：企業(yè)可以根據(jù)自己的品牌形象和員工的使用習(xí)慣，對平臺(tái)的界面進(jìn)行定制。例如，設(shè)置企業(yè)的 logo、主題顏色等，讓員工感覺更加親切和熟悉。
功能定制：根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)需求，平臺(tái)可以添加或刪除某些功能模塊。比如，對于一些特殊行業(yè)的企業(yè)，可以定制專門的業(yè)務(wù)流程和功能。
報(bào)表定制：企業(yè)可以根據(jù)自己的管理需求，定制各種報(bào)表和圖表。例如，生成符合企業(yè)財(cái)務(wù)分析要求的報(bào)表。
權(quán)限定制：平臺(tái)可以根據(jù)企業(yè)的組織架構(gòu)和崗位設(shè)置，對不同用戶的權(quán)限進(jìn)行定制。比如，不同部門的員工具有不同的操作權(quán)限，確保企業(yè)信息的安全性。
| 定制類型 | 描述 | 優(yōu)勢 |
| 界面定制 | 根據(jù)企業(yè)品牌形象和員工習(xí)慣設(shè)置界面 | 增強(qiáng)員工使用體驗(yàn)，提升企業(yè)形象 |
| 功能定制 | 根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)需求添加或刪除功能模塊 | 滿足企業(yè)個(gè)性化業(yè)務(wù)需求 |
| 報(bào)表定制 | 根據(jù)企業(yè)管理需求定制報(bào)表和圖表 | 提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)分析和決策支持 |
新密集團(tuán) OA 協(xié)同辦公管理平臺(tái)通過優(yōu)化流程管理、加強(qiáng)信息共享、提升溝通效率等多個(gè)方面，能夠有效提升企業(yè)各部門的辦公效率。企業(yè)在選擇和使用該平臺(tái)時(shí)，應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況進(jìn)行合理配置和應(yīng)用，以充分發(fā)揮其優(yōu)勢，為企業(yè)的發(fā)展提供有力支持。
常見用戶關(guān)注的問題：
一、新密集團(tuán)oa協(xié)同辦公管理平臺(tái)能和其他軟件集成嗎？
我聽說現(xiàn)在很多企業(yè)的辦公系統(tǒng)都不是單一存在的，都希望能和其他軟件集成起來用，這樣能更方便。我就想知道新密集團(tuán)oa協(xié)同辦公管理平臺(tái)能不能做到這一點(diǎn)呢。下面來具體說說可能的情況。
集成財(cái)務(wù)軟件方面：要是能和財(cái)務(wù)軟件集成，那員工報(bào)銷、費(fèi)用審批這些流程就能直接在oa平臺(tái)上關(guān)聯(lián)財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行操作，不用在兩個(gè)系統(tǒng)里來回切換，方便又高效。比如說員工提交報(bào)銷申請，審批通過后，oa平臺(tái)能直接把數(shù)據(jù)同步到財(cái)務(wù)軟件里進(jìn)行后續(xù)的賬務(wù)處理。
集成項(xiàng)目管理軟件：對于有項(xiàng)目的企業(yè)來說，oa和項(xiàng)目管理軟件集成后，項(xiàng)目進(jìn)度、人員安排等信息能實(shí)時(shí)共享。項(xiàng)目經(jīng)理可以在oa平臺(tái)上看到項(xiàng)目成員的日常工作安排，同時(shí)項(xiàng)目成員也能在oa里獲取項(xiàng)目相關(guān)的最新任務(wù)和要求。
集成客戶關(guān)系管理軟件：銷售團(tuán)隊(duì)在oa平臺(tái)上跟進(jìn)客戶時(shí)，能直接調(diào)用客戶關(guān)系管理軟件里的客戶信息，了解客戶的歷史購買記錄、偏好等，這樣就能更好地為客戶提供服務(wù)，提高客戶滿意度。
集成即時(shí)通訊軟件：oa和即時(shí)通訊軟件集成后，員工在oa里交流工作時(shí)可以直接使用即時(shí)通訊功能，不用再打開專門的通訊軟件，溝通效率大大提高。
二、新密集團(tuán)oa協(xié)同辦公管理平臺(tái)容易上手嗎？
朋友推薦我了解新密集團(tuán)oa協(xié)同辦公管理平臺(tái)，但是我擔(dān)心它會(huì)不會(huì)很難上手。畢竟企業(yè)里員工的計(jì)算機(jī)水平參差不齊，如果太難用，那推廣起來肯定很麻煩。下面來分析一下它的上手難度。
界面設(shè)計(jì)方面：一個(gè)好上手的oa平臺(tái)，界面應(yīng)該簡潔明了。如果新密集團(tuán)oa的界面布局合理，功能模塊劃分清晰，員工一眼就能找到自己常用的功能，那上手肯定就容易。比如說把常用的審批、考勤等功能放在顯眼的位置。
操作流程方面：操作流程簡單是關(guān)鍵。像審批流程，員工提交申請時(shí)步驟應(yīng)該清晰，不用繞來繞去。而且系統(tǒng)最好能有提示功能，當(dāng)員工操作有誤時(shí)能及時(shí)提醒并給出正確的操作方法。
培訓(xùn)支持方面：企業(yè)購買oa平臺(tái)后，供應(yīng)商應(yīng)該提供完善的培訓(xùn)服務(wù)。如果新密集團(tuán)oa能為企業(yè)提供線上線下的培訓(xùn)課程，讓員工系統(tǒng)地學(xué)習(xí)如何使用，那員工就能更快地上手。
幫助文檔方面：系統(tǒng)自帶詳細(xì)的幫助文檔也很重要。員工在使用過程中遇到問題，可以隨時(shí)查看幫助文檔來解決。幫助文檔應(yīng)該涵蓋各種常見問題的解決辦法，而且要通俗易懂。
三、新密集團(tuán)oa協(xié)同辦公管理平臺(tái)能保障數(shù)據(jù)安全嗎？
我想知道在這個(gè)信息時(shí)代，企業(yè)的辦公數(shù)據(jù)都很重要，新密集團(tuán)oa協(xié)同辦公管理平臺(tái)能不能保障數(shù)據(jù)安全呢。畢竟數(shù)據(jù)一旦泄露，那對企業(yè)可能會(huì)造成很大的損失。下面來看看它可能采取的保障措施。
數(shù)據(jù)加密方面：oa平臺(tái)應(yīng)該對企業(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，這樣即使數(shù)據(jù)在傳輸過程中被截取，不法分子也無法獲取其中的內(nèi)容。比如說采用SSL加密協(xié)議，保障數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸中的安全性。
訪問權(quán)限管理方面：不同的員工應(yīng)該有不同的訪問權(quán)限。比如普通員工只能訪問自己的考勤、工資等個(gè)人信息，而管理人員可以訪問部門的相關(guān)數(shù)據(jù)。通過嚴(yán)格的權(quán)限設(shè)置，能防止數(shù)據(jù)被越權(quán)訪問。
數(shù)據(jù)備份方面：定期對企業(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份是很有必要的。如果遇到系統(tǒng)故障、自然災(zāi)害等情況，備份的數(shù)據(jù)可以讓企業(yè)快速恢復(fù)正常辦公。新密集團(tuán)oa應(yīng)該有完善的數(shù)據(jù)備份機(jī)制，并且能存儲(chǔ)在多個(gè)安全的地方。
安全漏洞檢測方面：平臺(tái)應(yīng)該定期進(jìn)行安全漏洞檢測，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)潛在的安全隱患。這樣能避免黑客利用漏洞入侵系統(tǒng)，竊取企業(yè)數(shù)據(jù)。
| 保障措施 | 具體作用 | 舉例說明 |
| 數(shù)據(jù)加密 | 防止數(shù)據(jù)傳輸中被截取讀取 | 采用SSL加密協(xié)議 |
| 訪問權(quán)限管理 | 防止數(shù)據(jù)越權(quán)訪問 | 普通員工和管理人員不同權(quán)限 |
| 數(shù)據(jù)備份 | 應(yīng)對系統(tǒng)故障等恢復(fù)數(shù)據(jù) | 定期備份存儲(chǔ)在多地 |
| 安全漏洞檢測 | 及時(shí)發(fā)現(xiàn)修復(fù)安全隱患 | 定期檢測避免黑客入侵 |
四、新密集團(tuán)oa協(xié)同辦公管理平臺(tái)有移動(dòng)端應(yīng)用嗎？
假如你經(jīng)常出差或者需要在外面辦公，那肯定希望oa平臺(tái)有移動(dòng)端應(yīng)用。我就想知道新密集團(tuán)oa協(xié)同辦公管理平臺(tái)有沒有呢。下面來詳細(xì)說說移動(dòng)端應(yīng)用的好處。
隨時(shí)隨地審批方面：領(lǐng)導(dǎo)在外出差時(shí)，通過移動(dòng)端應(yīng)用就能及時(shí)審批員工的申請。不用因?yàn)椴辉谵k公室而耽誤工作流程，提高了審批效率。比如說員工提交請假申請，領(lǐng)導(dǎo)在手機(jī)上就能快速審批通過或駁回。
移動(dòng)考勤方面：員工可以在移動(dòng)端進(jìn)行考勤打卡，即使不在公司也能正?？记凇１热缤馇谌藛T在外面工作時(shí)，通過手機(jī)就能完成打卡，方便又準(zhǔn)確。
查看工作動(dòng)態(tài)方面：員工可以在移動(dòng)端隨時(shí)查看公司的最新公告、任務(wù)安排等工作動(dòng)態(tài)。這樣即使不在辦公室，也能及時(shí)了解公司的情況。
溝通協(xié)作方面：移動(dòng)端應(yīng)用能讓員工之間的溝通更便捷。大家可以在手機(jī)上交流工作，分享文件等。而且還能及時(shí)接收工作提醒，不會(huì)錯(cuò)過重要的事情。
