在當(dāng)今競爭激烈的商業(yè)環(huán)境中，企業(yè)采購管理面臨著諸多挑戰(zhàn)，如預(yù)算控制不精準(zhǔn)、物資采購流程繁瑣、信息不透明等。預(yù)算采購物資管理系統(tǒng)解決方案的智能化升級，能夠?yàn)槠髽I(yè)提供全流程管控的有效手段，實(shí)現(xiàn)采購流程的自動化、數(shù)字化和智能化，從而提升企業(yè)的采購效率、降低成本、增強(qiáng)決策的科學(xué)性。下面將詳細(xì)介紹該解決方案的相關(guān)內(nèi)容。
一、系統(tǒng)智能化升級的背景與需求
隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大和業(yè)務(wù)的多元化，傳統(tǒng)的采購管理方式已經(jīng)難以滿足企業(yè)的發(fā)展需求。一方面，手工操作的采購流程容易出現(xiàn)人為錯誤，導(dǎo)致預(yù)算超支、物資短缺或積壓等問題；另一方面，信息的不及時和不共享，使得企業(yè)管理層難以實(shí)時掌握采購情況，無法做出準(zhǔn)確的決策。企業(yè)迫切需要一套智能化的預(yù)算采購物資管理系統(tǒng)，來實(shí)現(xiàn)采購全流程的管控。
提升效率需求：傳統(tǒng)采購流程中，從采購申請的提交、審批到物資的采購、驗(yàn)收，各個環(huán)節(jié)都需要人工干預(yù)，耗費(fèi)大量的時間和精力。智能化系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)流程的自動化，減少人工操作，提高采購效率。
精準(zhǔn)預(yù)算控制需求：企業(yè)在采購過程中，需要嚴(yán)格控制預(yù)算，避免超支。智能化系統(tǒng)可以實(shí)時監(jiān)控采購費(fèi)用，與預(yù)算進(jìn)行對比分析，及時發(fā)出預(yù)警，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)的預(yù)算控制。
數(shù)據(jù)共享需求：采購涉及到多個部門和環(huán)節(jié)，各部門之間需要及時共享信息。智能化系統(tǒng)可以打破信息壁壘，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時共享，提高部門之間的協(xié)作效率。
決策支持需求：企業(yè)管理層需要根據(jù)采購數(shù)據(jù)做出科學(xué)的決策。智能化系統(tǒng)可以對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行深度分析，提供可視化的報表和圖表，為管理層提供決策支持。
二、系統(tǒng)智能化升級的核心功能
預(yù)算采購物資管理系統(tǒng)的智能化升級，涵蓋了多個核心功能，這些功能相互協(xié)作，實(shí)現(xiàn)了采購全流程的管控。
預(yù)算管理功能：系統(tǒng)可以對采購預(yù)算進(jìn)行編制、審批和調(diào)整，實(shí)時監(jiān)控預(yù)算的執(zhí)行情況。當(dāng)采購費(fèi)用接近或超過預(yù)算時，系統(tǒng)會自動發(fā)出預(yù)警，提醒相關(guān)人員采取措施。
采購申請功能：員工可以通過系統(tǒng)提交采購申請，填寫采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。申請?zhí)峤缓?，系統(tǒng)會自動進(jìn)行審批流程，根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則進(jìn)行審核，提高審批效率。
供應(yīng)商管理功能：系統(tǒng)可以對供應(yīng)商進(jìn)行管理，包括供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)認(rèn)證、歷史交易記錄等。通過對供應(yīng)商的評估和排名，企業(yè)可以選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，降低采購風(fēng)險。
采購訂單管理功能：系統(tǒng)可以生成采購訂單，并與供應(yīng)商進(jìn)行在線溝通和確認(rèn)。在訂單執(zhí)行過程中，系統(tǒng)可以實(shí)時跟蹤訂單的狀態(tài)，如發(fā)貨、運(yùn)輸、到貨等，確保物資按時到達(dá)。
物資驗(yàn)收功能：物資到貨后，驗(yàn)收人員可以通過系統(tǒng)進(jìn)行驗(yàn)收操作，記錄物資的驗(yàn)收情況。如驗(yàn)收不合格，系統(tǒng)會自動觸發(fā)退貨或換貨流程。
三、系統(tǒng)智能化升級的技術(shù)架構(gòu)
系統(tǒng)的智能化升級離不開先進(jìn)的技術(shù)架構(gòu)支持，以下是其主要的技術(shù)架構(gòu)組成部分。
云計(jì)算技術(shù)：采用云計(jì)算技術(shù)，企業(yè)可以將系統(tǒng)部署在云端，無需自行搭建服務(wù)器，降低了硬件成本和維護(hù)難度。云計(jì)算還提供了強(qiáng)大的計(jì)算能力和存儲能力，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。
大數(shù)據(jù)技術(shù)：通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，系統(tǒng)可以對海量的采購數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、存儲和分析。挖掘數(shù)據(jù)背后的潛在價值，為企業(yè)提供精準(zhǔn)的決策支持。
人工智能技術(shù)：人工智能技術(shù)可以應(yīng)用于采購流程的各個環(huán)節(jié)，如智能審批、智能推薦供應(yīng)商等。通過機(jī)器學(xué)習(xí)算法，系統(tǒng)可以不斷優(yōu)化自身的性能，提高智能化水平。
移動應(yīng)用技術(shù)：開發(fā)移動應(yīng)用程序，方便員工隨時隨地進(jìn)行采購操作。如提交采購申請、審批采購訂單、查詢物資狀態(tài)等，提高了工作的便捷性。
物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)：在物資管理方面，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)物資的實(shí)時監(jiān)控和跟蹤。通過在物資上安裝傳感器，企業(yè)可以了解物資的位置、狀態(tài)等信息，提高物資管理的效率。
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四、系統(tǒng)智能化升級對采購流程的優(yōu)化
智能化升級后的預(yù)算采購物資管理系統(tǒng)，對采購流程進(jìn)行了全面的優(yōu)化，帶來了顯著的效果。
采購申請流程優(yōu)化：員工通過系統(tǒng)提交采購申請，系統(tǒng)自動進(jìn)行格式校驗(yàn)和規(guī)則檢查，避免了因申請信息不完整或不符合要求而導(dǎo)致的審批延誤。審批流程實(shí)現(xiàn)了自動化，根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則進(jìn)行分級審批，提高了審批效率。
采購尋源流程優(yōu)化：系統(tǒng)可以根據(jù)采購物資的需求，自動篩選合適的供應(yīng)商，并進(jìn)行比價和評估。通過與供應(yīng)商的在線溝通和談判，企業(yè)可以獲得更優(yōu)惠的采購價格和更好的服務(wù)。
采購合同管理流程優(yōu)化：系統(tǒng)可以對采購合同進(jìn)行電子化管理，包括合同的起草、審批、簽訂和執(zhí)行。合同條款可以進(jìn)行模板化設(shè)置，避免了人工起草合同的繁瑣和錯誤。系統(tǒng)可以實(shí)時監(jiān)控合同的執(zhí)行情況，提醒相關(guān)人員按時履行合同義務(wù)。
采購付款流程優(yōu)化：在采購付款環(huán)節(jié)，系統(tǒng)可以與財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)付款申請的自動生成和審批。付款信息可以實(shí)時同步到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，提高了財(cái)務(wù)處理的效率和準(zhǔn)確性。
采購績效評估流程優(yōu)化：系統(tǒng)可以對采購績效進(jìn)行全面的評估，包括采購成本、采購周期、供應(yīng)商滿意度等指標(biāo)。通過對采購績效的分析和評估，企業(yè)可以發(fā)現(xiàn)采購流程中的問題和不足，及時進(jìn)行改進(jìn)。
| 優(yōu)化環(huán)節(jié) | 傳統(tǒng)流程情況 | 智能化升級后情況 |
|---|---|---|
| 采購申請 | 手工填寫申請，易出錯，審批時間長 | 系統(tǒng)自動校驗(yàn)，流程自動化，審批效率提高 |
| 采購尋源 | 人工篩選供應(yīng)商，比價困難 | 系統(tǒng)自動篩選，在線比價，獲取更優(yōu)采購條件 |
| 采購合同管理 | 紙質(zhì)合同管理，易丟失，執(zhí)行監(jiān)控難 | 電子化管理，模板化設(shè)置，實(shí)時監(jiān)控執(zhí)行 |
五、系統(tǒng)智能化升級的實(shí)施步驟
系統(tǒng)的智能化升級需要有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行，以下是具體的實(shí)施步驟。
需求調(diào)研階段：成立項(xiàng)目小組，對企業(yè)的采購流程、業(yè)務(wù)需求、現(xiàn)有系統(tǒng)等進(jìn)行全面的調(diào)研。與各部門人員進(jìn)行溝通，了解他們的痛點(diǎn)和期望，形成詳細(xì)的需求文檔。
系統(tǒng)選型階段：根據(jù)需求文檔，選擇合適的預(yù)算采購物資管理系統(tǒng)。評估不同供應(yīng)商的產(chǎn)品功能、技術(shù)架構(gòu)、價格、服務(wù)等方面，選擇最適合企業(yè)的系統(tǒng)。
系統(tǒng)定制開發(fā)階段：如果所選系統(tǒng)不能完全滿足企業(yè)的需求，需要進(jìn)行定制開發(fā)。開發(fā)人員根據(jù)需求文檔進(jìn)行系統(tǒng)的定制開發(fā)，確保系統(tǒng)與企業(yè)的業(yè)務(wù)流程相匹配。
系統(tǒng)測試階段：在系統(tǒng)開發(fā)完成后，進(jìn)行全面的測試。包括功能測試、性能測試、安全測試等，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。
系統(tǒng)上線階段：在測試通過后，進(jìn)行系統(tǒng)的上線部署。制定詳細(xì)的上線計(jì)劃，對員工進(jìn)行培訓(xùn)，確保員工能夠熟練使用系統(tǒng)。建立系統(tǒng)的運(yùn)維團(tuán)隊(duì)，及時處理系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題。
六、系統(tǒng)智能化升級的風(fēng)險與應(yīng)對措施
系統(tǒng)智能化升級過程中可能會面臨一些風(fēng)險，需要采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。
技術(shù)風(fēng)險：可能會遇到技術(shù)難題，如系統(tǒng)兼容性問題、數(shù)據(jù)遷移問題等。應(yīng)對措施是選擇有經(jīng)驗(yàn)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，在項(xiàng)目實(shí)施前進(jìn)行充分的技術(shù)評估和測試。
人員風(fēng)險：員工可能對新系統(tǒng)不熟悉，存在抵觸情緒。應(yīng)對措施是加強(qiáng)員工培訓(xùn)，讓員工了解新系統(tǒng)的優(yōu)勢和操作方法。建立激勵機(jī)制，鼓勵員工積極使用新系統(tǒng)。
數(shù)據(jù)安全風(fēng)險：采購數(shù)據(jù)涉及企業(yè)的機(jī)密信息，存在數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險。應(yīng)對措施是加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理，采用加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)等，確保數(shù)據(jù)的安全性。
項(xiàng)目進(jìn)度風(fēng)險：項(xiàng)目可能會因?yàn)楦鞣N原因?qū)е逻M(jìn)度延遲。應(yīng)對措施是制定詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃，明確各階段的任務(wù)和時間節(jié)點(diǎn)。加強(qiáng)項(xiàng)目監(jiān)控，及時解決項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題。
供應(yīng)商風(fēng)險：如果選擇的系統(tǒng)供應(yīng)商服務(wù)不到位，可能會影響項(xiàng)目的實(shí)施和系統(tǒng)的運(yùn)行。應(yīng)對措施是在選擇供應(yīng)商時，考察其服務(wù)能力和信譽(yù)。簽訂詳細(xì)的服務(wù)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。
七、系統(tǒng)智能化升級的效益分析
系統(tǒng)智能化升級可以為企業(yè)帶來多方面的效益。
成本效益：通過精準(zhǔn)的預(yù)算控制和優(yōu)化采購流程，企業(yè)可以降低采購成本。據(jù)統(tǒng)計(jì)，智能化升級后，企業(yè)的采購成本可以降低10%-20%。
效率效益：采購流程的自動化和數(shù)字化，提高了采購效率。采購周期可以縮短30%-50%，員工可以將更多的時間和精力投入到更有價值的工作中。
決策效益：系統(tǒng)提供的實(shí)時數(shù)據(jù)和分析報表，為企業(yè)管理層提供了科學(xué)的決策依據(jù)。管理層可以及時調(diào)整采購策略，應(yīng)對市場變化。
協(xié)作效益：系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的共享和部門之間的協(xié)作，提高了團(tuán)隊(duì)的協(xié)作效率。各部門之間的溝通更加順暢，減少了信息傳遞的誤差。
競爭力效益：智能化的采購管理系統(tǒng)可以提升企業(yè)的整體競爭力。企業(yè)可以更快地響應(yīng)市場需求，提供更優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，贏得客戶的信任和市場份額。
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八、系統(tǒng)智能化升級的未來發(fā)展趨勢
隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，預(yù)算采購物資管理系統(tǒng)智能化升級也將呈現(xiàn)出一些新的發(fā)展趨勢。
與供應(yīng)鏈深度融合：未來的系統(tǒng)將不僅僅局限于企業(yè)內(nèi)部的采購管理，而是與供應(yīng)鏈上下游企業(yè)進(jìn)行深度融合。實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈的協(xié)同采購、庫存共享等，提高整個供應(yīng)鏈的效率和競爭力。
更強(qiáng)大的人工智能應(yīng)用：人工智能技術(shù)將在采購管理中得到更廣泛的應(yīng)用。如智能預(yù)測采購需求、智能推薦采購方案等，進(jìn)一步提高采購的智能化水平。
區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用：區(qū)塊鏈技術(shù)可以保證采購數(shù)據(jù)的真實(shí)性和不可篡改，提高采購交易的安全性和可信度。未來的系統(tǒng)可能會引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)，實(shí)現(xiàn)采購交易的透明化和可追溯性。
移動化和社交化：隨著移動設(shè)備的普及，系統(tǒng)將更加注重移動化應(yīng)用。員工可以通過手機(jī)隨時隨地進(jìn)行采購操作。系統(tǒng)可能會引入社交化元素，方便員工之間的溝通和協(xié)作。
綠色采購理念的融入：越來越多的企業(yè)開始關(guān)注環(huán)境保護(hù)和可持續(xù)發(fā)展。未來的系統(tǒng)可能會融入綠色采購理念，幫助企業(yè)選擇環(huán)保型的物資和供應(yīng)商，實(shí)現(xiàn)綠色采購。
| 發(fā)展趨勢 | 特點(diǎn) | 對企業(yè)的影響 |
|---|---|---|
| 與供應(yīng)鏈深度融合 | 實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈協(xié)同，信息共享 | 提高供應(yīng)鏈效率，降低成本 |
| 更強(qiáng)大的人工智能應(yīng)用 | 智能預(yù)測、推薦，提高采購智能化 | 提升采購決策的科學(xué)性 |
| 區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用 | 保證數(shù)據(jù)真實(shí)，提高交易安全 | 增強(qiáng)采購交易的可信度 |
常見用戶關(guān)注的問題：
一、預(yù)算采購物資管理系統(tǒng)能給企業(yè)帶來哪些具體好處？
我聽說很多企業(yè)都在考慮引入預(yù)算采購物資管理系統(tǒng)，我就想知道它到底能給企業(yè)帶來啥好處呢。下面我就來說說。
提高采購效率：系統(tǒng)可以自動化處理采購流程中的很多環(huán)節(jié)，比如采購申請、審批等。以前可能需要人工跑來跑去傳遞文件，現(xiàn)在在系統(tǒng)里點(diǎn)幾下就完成了，節(jié)省了大量時間。
降低采購成本：通過系統(tǒng)可以對供應(yīng)商進(jìn)行評估和比較，選擇性價比高的供應(yīng)商。而且系統(tǒng)能實(shí)時監(jiān)控采購價格波動，幫助企業(yè)在合適的時機(jī)采購物資，避免高價采購。
加強(qiáng)庫存管理：它能準(zhǔn)確記錄物資的出入庫情況，讓企業(yè)清楚知道庫存數(shù)量。當(dāng)庫存低于設(shè)定的安全庫存時，系統(tǒng)會自動提醒采購，避免庫存積壓或缺貨的情況發(fā)生。
提升數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：人工記錄采購數(shù)據(jù)容易出錯，而系統(tǒng)可以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。這些準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)可以為企業(yè)的決策提供有力支持，比如分析采購趨勢、預(yù)測需求等。
增強(qiáng)合規(guī)性：系統(tǒng)可以設(shè)置采購規(guī)則和審批流程，確保采購活動符合企業(yè)的規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)。這樣能避免違規(guī)采購帶來的風(fēng)險。
二、智能化的預(yù)算采購物資管理系統(tǒng)是如何實(shí)現(xiàn)全流程管控的？
朋友說智能化的預(yù)算采購物資管理系統(tǒng)很厲害，能實(shí)現(xiàn)全流程管控，我就想知道它到底是咋做到的。
采購需求管理：員工可以在系統(tǒng)里提交采購需求，系統(tǒng)會根據(jù)設(shè)定的規(guī)則對需求進(jìn)行初步審核，判斷是否合理。如果需求不合理，系統(tǒng)會提示修改或補(bǔ)充信息。
供應(yīng)商管理：系統(tǒng)會建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)、供貨歷史等。在采購時，系統(tǒng)會根據(jù)這些信息篩選合適的供應(yīng)商，并對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)評估，及時淘汰不合格的供應(yīng)商。
采購訂單管理：一旦采購需求通過審核，系統(tǒng)會自動生成采購訂單，并發(fā)送給供應(yīng)商。系統(tǒng)會跟蹤訂單的執(zhí)行情況，包括訂單的發(fā)貨、收貨、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，確保訂單按時、按質(zhì)完成。
付款管理：系統(tǒng)會根據(jù)采購合同和驗(yàn)收情況，自動計(jì)算應(yīng)付款項(xiàng)，并發(fā)起付款流程。在付款過程中，系統(tǒng)會進(jìn)行嚴(yán)格的審批，確保付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。
數(shù)據(jù)分析與決策支持：系統(tǒng)會收集和分析采購全流程的數(shù)據(jù)，生成各種報表和圖表。企業(yè)管理者可以通過這些數(shù)據(jù)了解采購情況，發(fā)現(xiàn)問題并及時調(diào)整采購策略。
三、企業(yè)在選擇預(yù)算采購物資管理系統(tǒng)時需要考慮哪些因素？
假如你是企業(yè)老板，要選擇預(yù)算采購物資管理系統(tǒng)，肯定得慎重考慮一些因素。我來給大家說說。
功能適用性：要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際采購業(yè)務(wù)需求來選擇系統(tǒng)。不同企業(yè)的采購流程和管理要求可能不同，所以系統(tǒng)的功能要能滿足企業(yè)的個性化需求。比如有的企業(yè)對庫存管理要求高，那系統(tǒng)的庫存管理功能就得強(qiáng)大。
系統(tǒng)穩(wěn)定性：采購業(yè)務(wù)是企業(yè)運(yùn)營的重要環(huán)節(jié)，如果系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)故障，會影響采購工作的正常進(jìn)行。所以要選擇穩(wěn)定性高的系統(tǒng)，確保系統(tǒng)能7×24小時穩(wěn)定運(yùn)行。
數(shù)據(jù)安全性：采購數(shù)據(jù)包含了企業(yè)的很多敏感信息，如供應(yīng)商信息、采購價格等。系統(tǒng)要具備完善的安全機(jī)制，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。
易用性：系統(tǒng)的操作要簡單易懂，員工容易上手。如果系統(tǒng)操作復(fù)雜，員工需要花費(fèi)大量時間去學(xué)習(xí)，會影響工作效率。
售后服務(wù)：在使用系統(tǒng)的過程中，難免會遇到問題。所以供應(yīng)商要能提供及時、有效的售后服務(wù)，解決企業(yè)在使用過程中遇到的問題。
| 考慮因素 | 重要性說明 | 影響后果 |
| 功能適用性 | 滿足企業(yè)個性化采購業(yè)務(wù)需求 | 功能不適用會導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程受阻 |
| 系統(tǒng)穩(wěn)定性 | 確保采購工作正常進(jìn)行 | 系統(tǒng)故障會影響采購效率 |
| 數(shù)據(jù)安全性 | 保護(hù)企業(yè)敏感采購數(shù)據(jù) | 數(shù)據(jù)泄露會帶來商業(yè)風(fēng)險 |
| 易用性 | 員工容易上手操作 | 操作復(fù)雜會降低工作效率 |
| 售后服務(wù) | 及時解決使用過程中的問題 | 售后不及時會影響系統(tǒng)正常使用 |
四、預(yù)算采購物資管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)采購管理方式相比有哪些優(yōu)勢？
朋友推薦企業(yè)使用預(yù)算采購物資管理系統(tǒng)，說比傳統(tǒng)采購管理方式好很多，我就想知道好在哪呢。
流程自動化：傳統(tǒng)采購管理方式大多是人工操作，流程繁瑣且容易出錯。而系統(tǒng)可以自動化處理采購流程，減少了人工干預(yù)，提高了工作效率。
數(shù)據(jù)實(shí)時性：傳統(tǒng)方式下，數(shù)據(jù)更新不及時，企業(yè)很難實(shí)時掌握采購情況。系統(tǒng)可以實(shí)時更新數(shù)據(jù)，讓企業(yè)管理者隨時了解采購進(jìn)度、庫存數(shù)量等信息。
決策科學(xué)性：系統(tǒng)能對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，提供各種報表和可視化圖表。企業(yè)可以根據(jù)這些數(shù)據(jù)做出更科學(xué)的決策，而傳統(tǒng)方式主要依靠經(jīng)驗(yàn)和直覺決策。
溝通便捷性：在傳統(tǒng)采購中，與供應(yīng)商和內(nèi)部部門的溝通主要通過電話、郵件等方式，效率低且容易出現(xiàn)信息偏差。系統(tǒng)提供了統(tǒng)一的溝通平臺，方便各方及時溝通交流。
成本可控性：系統(tǒng)可以對采購成本進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控和分析，幫助企業(yè)控制成本。而傳統(tǒng)方式很難對成本進(jìn)行精確控制，容易出現(xiàn)成本超支的情況。
