律師的文檔應能夠隨時還原特定事項的發(fā)生原因、處理細節(jié)、處理過程和處理結果。文檔命名與檔案管理便是我實現(xiàn)上述目標的核心方法，也是我防范職業(yè)風險的重要措施。使用分配項目管理軟件，可以幫助律管理轉變舊的管理方式，用數(shù)字化的方式整合案件信息，進度及時跟進。
一、律所檔案的整理方式
1.制定規(guī)范
制定系列規(guī)范，著實加強了團隊文件質量的標準化建設，有效提高了文件共享率和利用率，同時避免了在逐級審核文件過程中，花費重復的時間在調整修改格式上。
2.管理電子檔案
項目文件夾的建立：根據項目的類型，我會選擇在常年、訴訟或非訴項目文檔下新建“XX項目”文件夾，用來存放新項目全部文件。“XX項目”項目文件夾的命名體現(xiàn)委托時間、委托主體、項目所在地、項目交易模式等信息。具體事項文件夾及文檔的建立：按照一定的邏輯，例如時間順序、項目流程順序等建立項目具體事項文件夾。文件夾及其項下律師編輯文檔的命名與客戶的咨詢事項、發(fā)送文件的基本內容保持一致。
3.管理紙質檔案
我的紙質檔案與電子檔案同步建立，并按照電子檔案的歸檔邏輯，對紙質檔案進行整理。在建立紙質檔案時，使用專門的檔案袋，在封面填寫項目基本信息，并存放在特定的儲存空間內。紙質檔案中主要收集的是：客戶原始文件，以及律師定稿服務方案、投標文件、起訴狀、盡調報告和發(fā)票復印件等。如涉及律師函的，除律師函原件外，出具律師函所依據的相關文件、郵寄單據、EMS回執(zhí)和郵寄情況查詢結果也要放在檔案里。
二、泛普軟件轉換律所檔案管理方式
1、案件管理：
看板式展示案件任務，以任務狀態(tài)分組;
2、訴訟日歷：
每個案例都有“開始、截止日期”等屬性，該組件以日歷形式展示任務;
3、案例列表：
以表格的形式展示，支持以不通過屬性分組或篩選查看任務;
4、報表管理：
對所有案件進行統(tǒng)計，還可按需設置不同緯度的報表，例如，以任務類型統(tǒng)計等。
綜上所述，律師事務所可以通過泛普項目管理軟件實現(xiàn)律所案件管理、律師案件追蹤。用項目管理流程來規(guī)范案件執(zhí)行，實現(xiàn)案件流程化推進;案件信息同步整合更新，多種統(tǒng)計方式，讓案件信息不再雜亂;有利于管理者和案件負責人對整體的把控，也有助于每個案件的負責律師明確自己的職責，對其他成員的工作也能夠有一定了解。
