項目是公司運營中不可或缺的一環(huán)。對于簡單的項目，或許可以僅憑記憶和直覺來管理;然而，面對復雜的項目時，就需要運用專門的項目管理軟件，并依賴團隊的合作、明確的時間表和進程來確保順利推進。這些項目可能涉及高科技元素，也可能完全與技術無關。
“項目”這個詞涵蓋的范圍非常廣泛，從為辦公樓的接待員配備新電腦這樣的日常任務，到開發(fā)系統(tǒng)軟件、進行系統(tǒng)升級，乃至整個公司實施ERP系統(tǒng)這樣的宏大工程。項目團隊規(guī)?？纱罂尚?，可能只有一個人，也可能由來自不同公司的數(shù)十人組成。
作為IT經理，你的日常工作可能圍繞項目展開。盡管項目管理是一門復雜且規(guī)范的管理科學(有時它更像是一門藝術)，但成功執(zhí)行項目并不需要完全遵循所有復雜的流程。這里有三個非傳統(tǒng)的但經常有效的“規(guī)律”：①很少有重要項目能完全按計劃、預算和發(fā)起人的期望完成。②項目通常在完成95%時進展迅速，之后可能陷入停滯。③當一切看似順利時，往往意味著潛在問題即將浮現(xiàn)。
基于這些“規(guī)律”，我們可以得出兩個推論：一、當情況看似無法更糟時，轉機往往會出現(xiàn)。二、當一切順利時，可能是因為某些問題被忽視了。
項目管理的關鍵在于明確以下幾個要點：目標、項目團隊成員、時間、預算以及公司內部的支持者。項目的大小和范圍各異，有些可能在不知不覺中啟動，缺乏明確的要求、預算和完成日期。然而，作為項目經理，你的首要任務是清晰地定義項目目標，并確保團隊成員和項目的支持者都對此達成共識。
在啟動項目之前，你需要回答以下五個關鍵問題：①項目的目標是什么?②哪些團隊成員將協(xié)助我實現(xiàn)這一目標?③項目預計需要多少時間來完成?④項目需要多少預算?⑤還有哪些內部人員將支持此項目?
啟動一個典型項目時，首先你需要明確項目的大致框架，盡管初始階段可能缺乏詳細的預算、時間表和所需資源。但請注意，過度細節(jié)化可能導致項目停滯不前，因為它可能消耗過多的時間和金錢，或需要太多的人力資源。一旦項目啟動，無論是你自己管理還是委托給他人，你的職責是確保項目順利進行。對于規(guī)模適中的項目(如10人團隊，4-5個月時間)，你需要首先明確并定義項目目標。這些目標應具有明確性、一致性(即得到項目相關重要人員的認可)和可記錄性。在設定目標時，務必將其與公司整體戰(zhàn)略和目標相結合，以確保項目的實施符合公司的整體利益。同時，你也需要識別并明確項目的正式贊助人，確保在項目遇到挑戰(zhàn)時能夠得到足夠的支持和幫助。
項目里程碑在項目管理中扮演著至關重要的角色。一旦我們明確了項目的目標，下一步便是將這一目標分解成若干個關鍵性的里程碑。這些里程碑并不需要過于細化，但應當足夠明確，以便我們思考項目團隊所需的人員配置，并初步規(guī)劃時間進度、預算及其他資源分配。以在擁有400名員工的公司中安裝升級的微軟Word軟件為例，這看似是一個簡單的任務，但實際上卻涉及大量的協(xié)調和努力。作為項目經理，你不僅要負責Word軟件的升級工作，還可能需要監(jiān)督服務器的操作系統(tǒng)更新、參與購買全公司的電話系統(tǒng)，甚至還要為跨部門團隊評估新的醫(yī)療福利體系。更關鍵的是，你的團隊成員可能同時參與多個項目，每個項目的規(guī)模、進度和資源需求都不盡相同。
因此，深入理解項目的整體框架和細節(jié)變得尤為重要。你需要全面考慮每個項目所處的階段、所需的資源以及它們之間的相互影響。在設定里程碑時，不僅要關注項目的進度，還要預測并指出潛在的風險因素。這些風險可能來自于技術難題、人員變動、預算超支或其他未知的挑戰(zhàn)。通過提前預見并應對這些風險，我們可以確保項目能夠順利進行，并在規(guī)定的時間內成功完成。
