第三代OA辦公軟件幫助企業(yè)從How To的過程轉(zhuǎn)到Know的過程

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辦公自動化發(fā)展到現(xiàn)在已經(jīng)是第三代了。第一代辦公自動化是以數(shù)據(jù)為處理中心的傳統(tǒng)MIS系統(tǒng)。它的最大特點(diǎn)是，應(yīng)用基于文件系統(tǒng)和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為存儲和處理對象，強(qiáng)調(diào)對數(shù)據(jù)的計算和統(tǒng)計能力。其貢獻(xiàn)在于把IT技術(shù)引入辦公領(lǐng)域，提高了文件管理水平。但是，這種方式缺乏如收發(fā)文等群組協(xié)作工作過程的處理能力，因而其“自動化”程度是有限的。
　　第二代是以工作流為中心的辦公自動化系統(tǒng)。伴隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，軟件技術(shù)也發(fā)生了巨大的變化。辦公自動化已實(shí)現(xiàn)了以工作流為中心。這種方式徹底改變了早期辦公自動化的不足之處，以E-mail、文檔數(shù)據(jù)庫管理、復(fù)制、目錄服務(wù)、群組協(xié)同工作等技術(shù)作支撐。以工作流為中心的第二代辦公自動化系統(tǒng)包含眾多實(shí)用功能和模塊，實(shí)現(xiàn)了對人、事、文檔、會議的自動化管理。

　　與第一代辦公自動化相比，第二代系統(tǒng)有三個顯著特點(diǎn)：以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，以工作流自動化為主要的技術(shù)手段，缺少對知識管理的能力。第三代辦公自動化系統(tǒng)建立在企業(yè)Internet平臺之上，旨在幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)動態(tài)的內(nèi)容和知識管理，使企業(yè)每一位員工能夠在協(xié)作中不斷獲得學(xué)習(xí)的機(jī)會。

　　事實(shí)上，現(xiàn)在的辦公已不再是簡單的文件處理，也不再是單純的行政事務(wù)了，其任務(wù)是要提高整個企業(yè)的運(yùn)作效率，進(jìn)而提高企業(yè)的核心競爭力。知識管理可以幫助企業(yè)解決知識共享和再利用的問題。知識管理是一個系統(tǒng)工程，目標(biāo)是幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)潛在知識，定位擁有專門知識的人，從而傳遞知識，有效利用知識。知識管理意味著在恰當(dāng)?shù)臅r間，將正確的知識傳給正確的人，使他們采取最合適的行動，避免重復(fù)錯誤和重復(fù)工作。知識管理關(guān)注“如何獲取、組織、利用和傳播散布在企業(yè)信息系統(tǒng)和人們頭腦中的知識”。

　　第三代OA的核心是知識。與第二代相比，第三代OA不僅模擬和實(shí)現(xiàn)了工作流的自動化，更模擬和實(shí)現(xiàn)了工作流中每一個單元和每一個工作人員運(yùn)用知識的過程。第三代OA系統(tǒng)具有幾個突出的特點(diǎn)：實(shí)時通信，員工與專家可以網(wǎng)上實(shí)時交流，信息廣泛集成的內(nèi)容編目，知識門戶的構(gòu)造。實(shí)際上，無論實(shí)時交流、信息集成還是門戶建設(shè)都是知識管理的要素。因此，第三代辦公自動化系統(tǒng)的核心是知識，實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)是知識管理技術(shù)。

　　綜上所述，辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展經(jīng)過三個階段，兩個飛躍過程。從以數(shù)據(jù)為核心發(fā)展到以信息交流為核心，進(jìn)而提升為以系統(tǒng)地運(yùn)用知識為核心。知識貫穿于各種方式的信息交流，從簡單的電子郵件、群件與協(xié)作、進(jìn)而構(gòu)建Web應(yīng)用，其核心目的都是在獲得與應(yīng)用知識。知識是企業(yè)網(wǎng)絡(luò)上傳遞的最有價值的信息。對知識的運(yùn)用效果關(guān)系到企業(yè)的綜合發(fā)展實(shí)力。第三代OA幫助企業(yè)從How To的過程轉(zhuǎn)到Know的過程，將辦公自動化系統(tǒng)由模擬手工作業(yè)向改變并提高手工作業(yè)效率過渡。