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超市采購管理：杜絕采購腐敗的訣竅

杜絕采購腐敗的訣竅

　　“我明明知道采購員們收取好處費，可是我既沒有辦法查，也沒法管。因為這一切都是在私下進行的，而且普遍存在。”很多企業(yè)管理者對因人為所造成的采購中的腐敗行為痛恨而束手無策。

　　采購中的腐敗行為不僅侵蝕著企業(yè)的利益，而且對整個企業(yè)文化會造成破壞性的影響。采購人員在談判中無原則地讓步、合同之外的私下的利益承諾，會對采購活動的績效產生負面影響。雖然在跨國公司里也不同程度地存在著上述的情況，但跨國公司中的采購腐敗行為要少于國內企業(yè)，采購人員素質要高于國內企業(yè)。

　　我們所關心的是，同樣是中國的經營環(huán)境，同樣是中國人（在華跨國公司中，采購部門絕大多數是中國人），為什么會產生這種差異？當然，收入是必須考慮的因素，但不是根本原因。在發(fā)生采購腐敗的機會方面，跨國公司的采購人員甚至比國內企業(yè)還要多。在業(yè)務素質方面，誰都知道人具有非常大的可塑性，而差別關鍵在學習的機會和意愿。一位以前在國內企業(yè)工作，后來跳槽到外企的采購經理說，在外企一年的學習比他在國內企業(yè)３年所學的東西還要多。這些是為什么？在跨國公司，考核制度、企業(yè)文化和采購制度建設是限制采購人員腐敗的３種主要手段，這些做法值得國內企業(yè)借鑒。

　　念好績效考核“緊箍咒”

　　考核不但是調動員工積極性的主要手段，而且是防止業(yè)務活動中非職業(yè)行為的主要手段，在采購管理中也是如此。好的績效考核可以達到這樣的效果：采購人員主觀上必須為公司的利益著想，客觀上必須為公司的利益服務，沒有為個人謀利的空間。

　　如何對采購人員進行績效考核？跨國公司有許多很成熟的經驗可以借鑒，其中的精髓是量化業(yè)務目標和等級評價。

　　在年中和年初（或年底），跨國公司都會集中進行員工的績效考核和職業(yè)規(guī)劃設計。針對采購部門的人員，就是對采購管理的業(yè)績回顧評價和未來的目標制定。在考核中，跨國公司交替運用兩套指標體系，即業(yè)務指標體系和個人素質指標體系。業(yè)務指標體系主要包括：

　　采購成本是否降低？賣方市場的條件下是否維持了原有的成本水平？

　　采購質量是否提高？質量事故造成的損失是否得到有效地控制？

　　供應商的服務是否增值？

　　采購是否有效地支持了其它部門，尤其是生產部門？

　　采購管理水平和技能是否得到提高？

　　當然，這些指標還可以進一步細化，如采購成本可以細化為：購買費用、運輸成本、廢棄成本、訂貨成本、期限成本、倉儲成本等。把這些指標一一量化，并同上一個半年的相同指標進行對比所得到的綜合評價，就是業(yè)務績效。應該說，這些指標都是硬的，很難加以偽飾，所以這種評價有時顯得很“殘酷”，那些只會搞人際關系而沒有業(yè)績的采購人員這時就會　“原形畢露”，評估的結果當然就不會如其所愿。

　　在評估完成之后，跨國公司會把員工劃分成若干個等級，或給以晉升、獎勵，或維持現狀，或給以警告或辭退?？梢哉f，這半年一次的績效考核與員工的切身利益是緊密聯系在一起的。

　　對個人素質的評價相對就會靈活一些，因為它不僅包括現有的能力評價，還要包括進步的幅度和潛力。主要內容則可能包括：談判技巧、溝通技巧、合作能力、創(chuàng)新能力、決策能力等等。這些能力評價都是與業(yè)績的評價聯系在一起的，主要是針對業(yè)績中表現不盡如人意的方面，如何進一步在個人能力上提高。為配合這些改進，那些跨國公司為員工安排了許多內部的或外部的培訓課程。

　　在績效評估結束之后，安排的是職業(yè)規(guī)劃設計。職業(yè)規(guī)劃設計包含下一個半年的主要業(yè)務指標和為完成這些指標所需要的行動計劃。

　　國內企業(yè)也進行績效考核，但是，這些考核有些流于形式。其缺陷就是沒有量化的指標和能力評價，考核時也不夠嚴肅，同時缺乏培訓安排。

　　那些供應商們?yōu)槭裁匆o采購員“好處費”？無非是想提高價格或在質量、效率方面打折扣，如果采購員參與這些腐敗行為，也許具體情節(jié)不為人知，但必然體現在它的業(yè)務績效上。如果對采購人員有績效考核這個“緊箍咒”，采購腐敗的機會成本就會大得多。所以，績效考核是減少采購腐敗主觀因素的法寶

企業(yè)文化和采購制度建設

　　在探討這個問題之前，我們比較一下中國人和西方人在商業(yè)觀念上的差異是有必要的：在影響企業(yè)之間關系的一些觀念之中，當前中國人的某些觀念確是易于滋生采購腐敗的溫床。

　　中國人和西方人存在以下差異：

　　在商業(yè)觀念上，中國人在商業(yè)決策時，共同研究，集體決定，這樣既可以保證決策的周密，又可以成為決策失誤時推脫責任的借口；西方人則強調在團隊中的角色和獨特的貢獻，強調個人能力和效率，對技術性問題的分析極為深入；

　　在時間觀念上，中國人視時間為無限資源，西方人視時間為成本、商品；

　　在談判方面，中國人注重談判中的和諧氣氛，西方人強調公平；

　　在對契約的態(tài)度上，中國人強調彼此的信任，寄希望于契約以外的承諾。西方人對契約上的每一個字均經過推敲；

　　基于觀念上的差異，國內企業(yè)如果想根治采購腐敗，就必然要付出更大的努力。企業(yè)應要求員工首先為企業(yè)的利益著想，而不是把個人利益放在首位。在這個方面，高層經理的率先垂范比什么都重要。

　　為了規(guī)范跨國采購行為，適應在不同文化背景下開展業(yè)務，那些最好的跨國公司編寫了諸如《對外業(yè)務開展手冊》、《全球采購人員手冊》等制度和政策說明，每個不同國家的采購人員人手一份。這些手冊并不是單純地宣告公司對于腐敗行為的處理規(guī)定，還具體地運用案例和情境告訴采購人員該做什么不該做什么。比如，有些跨國公司規(guī)定，只有存在回請機會的前提下，才可以出席供應商的宴會；在出差的發(fā)票上必須注明費用發(fā)生的時間、地點等。這些做法是值得我們借鑒和思考的。

　　提高采購人員的素質　

　　應該說，抑制采購腐敗還只是采購人員管理最基本的要求。采購活動的質量首先是采購人員素質的體現，這是毋庸置疑的。

　　在那些大型的工業(yè)跨國公司，一般都有針對采購人員的跨國培訓團隊。這些團隊分布在地區(qū)總部或集團總部，培訓師則從那些優(yōu)秀的采購人員中選拔或高薪外聘。培訓的內容包括：采購的理論與技巧、談判技巧、法律、貨幣和財務知識、產品知識和內部業(yè)務流程等。培訓的方式則極為靈活，很少采用講課或理論探討的方法，一般都是采購人員現身說法，用發(fā)生在自己身上的事例作為活教材，進行集體探討，而培訓師則精心進行組織和總結。參加過這類培訓的某跨國公司采購經理說，這類培訓讓人對某類問題“豁然開朗”。一位跨國公司的地區(qū)培訓總監(jiān)也說：“人與人之間的差異來自培訓。”

　　一些跨國公司還利用崗位輪換的方法來培訓那些有潛力的采購部門的雇員。一個采購主管晉升到采購經理之前，有些公司會把他送到生產、計劃或后勤部門進行幾個月的實習。而那些跨國公司的采購總監(jiān)，只要是中國人，則幾乎無一例外地參加過在國外進行的高級培訓或崗位輪換。

　　誠然，國內企業(yè)在短時間內還無法建立采購人員的培訓體系，但這不等于說國內企業(yè)的采購人員不需要培訓。從某種意義上說，培訓甚至是一種“福利”，是對員工未來的承諾。

曾有一位民營企業(yè)的采購經理說："我明明知道采購員們收取好處費，可是我既沒有辦法查，也沒法管。因為這一切都是在私下進行的，而且非常普遍。"很多企業(yè)家，尤其是民營企業(yè)家一定對此非常關心，因為采購中的腐敗行為不僅侵蝕著企業(yè)的利益，而且對整個企業(yè)文化會造成破壞性的影響。挑戰(zhàn)不僅來自于采購人員的操守，還來自于采購員的業(yè)務素質。談判中無原則的讓步、合同之外的私下利益承諾、對生產需求的陌生和對市場環(huán)境的麻木，都會對采購活動的績效產生負面影響。

　　在跨國公司里，其實也不同程度地存在著上述的情況。但不容置疑的是，跨國公司中的采購腐敗行為要少于國內企業(yè)，采購人員素質要高于國內企業(yè)。尤其與那些頂級的跨國公司相比，更是如此。

　　我們所關心的是，同樣是中國的經營環(huán)境，同樣是中國人（在華跨國公司中，采購部門絕大多數是中國人）為什么會產生這種差異？當然，收入是必須考慮的因素。一般來說，跨國公司的薪水要高于本土企業(yè)的2~3倍，總監(jiān)這一級別可能差距會更大，這有利于跨國公司吸引人才。但是，這顯然不是根本原因，因為跨國公司的采購人員發(fā)生采購腐敗的機會甚至比國內企業(yè)還要多。這究竟是為什么？在跨國公司，考核制度、企業(yè)文化和采購制度建設是限制采購腐敗的三種主要手段，有些做法非常值得國內企業(yè)借鑒。

　　績效考核考核不但是調動員工積極性的主要手段，而且是防止業(yè)務活動中非職業(yè)行為的主要手段，在采購管理中也是如此?？梢哉f，績效考核是防止采購腐敗的最有力的武器。好的績效考核可以達到這樣的效果：采購人員主觀上必須為公司的利益著想，客觀上必須為公司的利益服務，沒有為個人謀利的空間。

　　如何對采購人員進行績效考核？跨國公司有許多很成熟的經驗可以借鑒，其中的精髓是量化業(yè)務目標和等級評價。在年中和年初（或年底），跨國公司都會集中進行員工的績效考核和職業(yè)規(guī)劃設計。針對采購部門的人員，就是對采購管理的業(yè)績回顧評價和未來的目標制定。在考核中，交替運用兩套指標體系，即業(yè)務指標體系和個人素質指標體系。

　　業(yè)務指標體系主要包括：

　　 1、采購成本是否降低？賣方市場的條件下是否維持了原有的成本水平？

　　 2、采購質量是否提高？質量事故造成的損失是否得到有效控制？

　　 3、供應商的服務是否增值？

　　 4、采購是否有效地支持了其它部門，尤其是生產部門？

　　 5、采購管理水平和技能是否得到提高？

　　當然，這些指標還可以進一步細化。如采購成本可以細化為：購買費用、運輸成本、廢棄成本、訂貨成本、期限成本、倉儲成本等。把這些指標一一量化，并同上一個半年的相同指標進行對比所得到的綜合評價，就是業(yè)務績效。

　　應該說，這些指標都是硬的，很難加以偽飾，所以這種評價有時顯得很"殘酷"，那些只會搞人際關系而沒有業(yè)績的采購人員這時就會"原形畢露"。

　　在評估完成之后，將員工劃分成若干個等級，或給與晉升、獎勵，或維持現狀，或給與警告或辭退。可以說，這半年一次的績效考核與員工的切身利益是緊密聯系在一起的。

　　對個人素質的評價相對就會靈活一些，因為它不僅包括現有的能力評價，還包括進步的幅度和潛力。主要內容包括：談判技巧、溝通技巧、合作能力、創(chuàng)新能力、決策能力等等。這些能力評價都是與業(yè)績的評價聯系在一起的，主要是針對業(yè)績中表現不盡如人意的方面，如何進一步在個人能力上提高。為配合這些改進，那些跨國公司為員工安排了許多內部的或外部的培訓課程。

　　在績效評估結束后，安排的是職業(yè)規(guī)劃設計。職業(yè)規(guī)劃設計包含下一個半年的主要業(yè)務指標和為完成這些指標秘需要的行動計劃。這其中又有兩個原則：第一是量化原則，這些業(yè)務指標能夠量化的盡量予以量化，如果質量事故的次數、成本量、供貨量等。第二是改進原則，在大多數情況下，僅僅維持現狀是不行的，必須在上一次的績效基礎上，有所提高，但提高的幅度要依具體情況而定。

　　在下一次的績效考核中，如不出現不可抗力。必須以職業(yè)規(guī)劃設計中的業(yè)務指標為基礎。

　　國內企業(yè)也進行績效考核，但是，這些考核有些流于形式。其缺陷就是沒有量化的指標和能力評價，考核時也不夠嚴肅，同時缺乏培訓安排。那些供應商們?yōu)槭裁匆o采購員"好處費"？為什么帶采購員出入高級娛樂場所？無非是想提高價格或在質量、效率方面打折扣，如果采購員參與這些腐敗行為，也許具體情節(jié)不為人知，但必然體現在其業(yè)務績效上。如果有績效考核這個"緊箍咒"，采購腐敗的機會成本就會大得多。所以，績效考核是減少采購腐敗主觀因素的法寶。

　　當然，績效考核更多的作用是提高員工的工作積極性，但對于防止采購腐敗也不失為有效的措施。

　　企業(yè)文化和采購制度建設在探討這個問題前，我們有必要比較一下中國人和西方人在商業(yè)觀念上的差異。在影響企業(yè)之間關系的一些觀念之中，當前中國

人的某些觀念確是易于滋生采購腐敗的溫床。

中國人和西方人在商業(yè)觀念上的差異

商業(yè)決策

共同研究，集體決定。既可以保證決策的周密，又可以成為決策失誤時的推脫責任的借口。

強調在團隊中的角色和獨特的貢獻，強調個人能力和效率。對技術性問題的分析極為深入。

談　　判

視時間為無限資源

視時間為成本、商品

對契約的態(tài)度

注重談判中的和諧氣氛

強調公平

個人關系

強調彼此的信任，寄希望于契約外的承諾。簽約不等于談判的完成，協議的執(zhí)行有時需要用再談判來解決信任危機。

契約上每一個字均經過推敲，協議的簽訂意味著談判的完成，如何執(zhí)行是技術問題。

個人關系

是企業(yè)關系的體現

與企業(yè)關系無關

商務糾紛

首先訴諸私下的談判，保全面子

首先訴諸法律

在西方人的眼里，個人的關系和企業(yè)之間的關系是截然分開的。一切在談判桌上、在合同中解決。在中國人眼里，企業(yè)關系首先是個人關系，很多問題在飯桌上解決，合同只是形式。私下的交易比談判桌上的討價還價更重要。

　　正是在這個意義上，國內企業(yè)如果想根治采購腐敗，就必然要付出更大的努力。職業(yè)風范和敬業(yè)精神應該受到鼓勵，員工應首先為企業(yè)的利益著想，而不是把個人利益放在首位。這種風氣如果不能形成，抑制采購腐敗就是空話。在這個方面，高層經理的率先垂范比什么都重要。

　　在制度上，為了規(guī)范跨國采購行為，適應在不同文化背景下開展業(yè)務，那些最好的跨國公司編寫了諸如《對外業(yè)務開展手冊》《全球采購人員手冊》等制度和政策說明，每個不同國家的采購員人手一份。這些手冊不僅宣告公司對于腐敗行為的處理規(guī)定，還具體地運用案例和情境告訴采購員該做什么不該做什么。比如，跨國公司規(guī)定，只有存在回請機會的前提下，才可以出席供應商的宴會；在出差的發(fā)票上必須注明費用發(fā)生的時間、地點等。這些做法是值得我們借鑒和思考的。

　　培訓提高采購員的素質應該說，抑制采購腐敗還只是采購員管理最基本的要求。采購活動的質量首先是采購人員素質的體現，這是毋庸置疑的。在業(yè)務素質方面，誰都知道人具有非常大的可塑性，而差別關鍵在學習的機會和意愿。一位以有在國內企業(yè)工作，后跳槽到外企的采購經理說，在外企一年的學習比他在原來的國內企業(yè)三年所學的東西還多。

　　在那些大型的跨國公司，一般都有針對性對采購員的跨國培訓團隊。這些團隊分布在地區(qū)總部或集團總部，培訓師則從那些優(yōu)秀的采購員中選拔或高薪外聘。培訓的內容包括：采購的理論與技巧、談判技巧、法律、貨幣和財務知識、產品知識和內部業(yè)務流程等。培訓的方式則極為靈活，很少采用講課或理論探討的方法，一般都是采購人員現身說法，用發(fā)生在自己身上的事例作為活教材，進行集體探討，而培訓師則精心進行組織和總結。參加過這類培訓讓人對某類問題"豁然開朗"。而一位跨國公司的地區(qū)培訓總監(jiān)曾充滿自信地說："人與人之間的差異來自培訓"。

　　一些跨國公司還利用崗位輪換的方法來培訓那些有潛力的采購員。一個采購主管晉升到采購經理之前，有些公司會把他送到生產、計劃或后勤部門進行幾個月實習。而那些跨國公司的采購總監(jiān)，只要是中國人，則幾乎無一例外地參加過在國外進行的高級培訓或崗位輪換。

　　誠然，國內企業(yè)在短期內還無法建立采購員的培訓體系，但這不等于說國內企業(yè)的采購員不需要培訓。在這個時代，沒有持續(xù)的、艱苦的學習就會被時代所淘汰，每一個行業(yè)都是如此。從某種意義上說，培訓甚至是一種"福利"，是對員工未來的承諾?？鐕镜慕涷炇欠浅Ｖ档梦覀儗W習的。

發(fā)布：2007-04-20 16:25 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關閉]

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