《IT項目管理》總結：項目采購管理

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采購、購買或者外購就是從外部的供方獲取產(chǎn)品和(或)服務。專家預測，到2000年，信息技術領域采購產(chǎn)品和服務的金額將超過1000億美元。企業(yè)為降低成本、把精力放在核心業(yè)務上、獲取技能和技術、提供靈活性以及增加責任性而進行采購。信息技術的專業(yè)人員應理解項目采購管理，這一點已經(jīng)變得越來越重要了。
　　項目采購管理過程包括采購計劃編制、詢價計劃編制、詢價、供方選擇、合同管理以及合同收尾。采購計劃編制就是決定采購什么、使用何種類型的合同、以及如何在工作說明書中描述工作。自制—外購決策分析可以幫助組織確定，它是否能通過采購產(chǎn)品或服務來節(jié)省成本。采購計劃編制涉及許多法律、組織和財務方面的問題，因此項目經(jīng)理應當向企業(yè)內(nèi)和企業(yè)外的專家咨詢，來幫助進行采購計劃編制。
　　合同的基本類型有固定總價合同、成本補償合同和單價合同。固定總價合同涉及的是詳細定義的產(chǎn)品的固定總價，買方承擔的風險最小。成本補償合同規(guī)定，買方按實際發(fā)生的直接和間接成本向賣方支付合同金額，這種合同買方要承擔一定的風險。單價合同規(guī)定，買方向賣方按預定的單位價格進行支付，根據(jù)具體合同的內(nèi)容，買方承擔不同程度的風險。決定一項具體的采購采用何種類型的合同是非常重要的。所有的合同都應當包括一些具體條款，來明確該項目的特殊內(nèi)容以及合同終止的條件。
　　工作說明書非常詳細地描述了采購所要完成的工作，以便讓潛在的供應商可以決定，他們是否能提供所需的產(chǎn)品和服務，適當?shù)膬r格是多少。
　　詢價計劃編制包括編寫一些諸如建議邀請書一類的采購文件，并建立供方選擇的評價標準。詢價過程包括采購文件的最終形成、廣告、召開供應商會議以及接收建議書或標書。
　　供方選擇就是評價潛在賣家并與其進行合同談判的過程。在評價供應商時，組織應使用正式的建議書評價表。在評價過程中，賦予技術標準的權重不應大于賦予管理和成本標準的權重。
　　合同管理包括合同的最終形成與簽署、監(jiān)督合同的執(zhí)行、合同的修改。項目經(jīng)理和關鍵的項目組成員應當參與合同的起草和管理。項目經(jīng)理必須留意那些他們沒有理解合同而可能造成的法律問題。在處理外部合同時，項目經(jīng)理和團隊應當使用細致的變更控制程序，尤其要注意解釋性的變更命令。
　　合同收尾包括產(chǎn)品審核、管理收尾，輸出包括合同文件、正式驗收和收尾。采購審計明確采購過程中應該吸取的經(jīng)驗教訓。