學(xué)校教育OA辦公系統(tǒng)實現(xiàn)網(wǎng)上收發(fā)文和審批工作

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　　教育行政部門的信息化建設(shè)是一個比較獨立的領(lǐng)域，對于OA辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用也具有比較鮮明的特點。

　　XX教育局在2013年5月實施了有“工作流管理專家、精準(zhǔn)溝通營銷專家”之稱的泛普軟件OA辦公自動化系統(tǒng)，將教育局的十幾個機關(guān)科室、17個區(qū)縣教育局、6個二級機構(gòu)、26個直屬學(xué)校，以及幾十個其他類型的學(xué)校全部納入統(tǒng)一的辦公平臺。

　　通過這個平臺，XX教育局實現(xiàn)了整個教育系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)一的收、發(fā)文管理，使各區(qū)縣的下屬機構(gòu)和學(xué)校能夠?qū)崟r、準(zhǔn)確的獲取信息，大大減少了文件傳遞所耗費的時間和精力。

　　由于泛普軟件OA提供了完善的收發(fā)文管理功能，能夠?qū)崿F(xiàn)收發(fā)文的登記、擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、承辦、傳閱、蓋章等全方位的管理，所以XX教育局只需對系統(tǒng)進行微調(diào)就可以直接使用。

　　在這個收文管理流程中，首先需要辦公室內(nèi)部進行擬辦和閱批，然后文書會根據(jù)閱批意見來處理文件。這時候他有四個選擇：既可以將文件直接發(fā)給承辦人辦理，也可以發(fā)給相關(guān)科室科長批示，也可以發(fā)給局長或主管副局長批示后，再流轉(zhuǎn)到相關(guān)科室科長，最后交由相關(guān)科員承辦。

　　另外，XX教育局還使用了“公眾賬號”的模式，也就是說一些特殊的OA賬號不跟具體人員綁定，而跟相關(guān)崗位綁定，誰在這個崗位上，誰就可以使用這個賬號進入系統(tǒng)辦公，為什么要這么做呢?

　　原來因為OA系統(tǒng)涉及到的機構(gòu)、部門、崗位和人員眾多，必須充分考慮到日后維護的各項細(xì)節(jié)。為了讓OA系統(tǒng)動態(tài)適應(yīng)人員變動的情況，減少因為人員變動而重新設(shè)置賬號的麻煩，XX教育局將某些賬號設(shè)置成部門的縮寫，而非姓名的縮寫。如“人事教育科”的某個用戶，其登陸賬號是“rsk”，這樣即使該崗位的人員發(fā)生變化，新來的員工也可以繼續(xù)使用該賬號，而原來的工作也會完整的繼承下來。

　　為了進一步提升OA辦公系統(tǒng)使用的便捷性，為主管領(lǐng)導(dǎo)和辦公人員提供最大的方便，XX教育局還使用了泛普軟件移動OA系統(tǒng)，能夠在手機上實現(xiàn)文件審批和信息收發(fā)，減少了對電腦辦公的依賴。

　　現(xiàn)在，XX教育局已經(jīng)實現(xiàn)了對泛普軟件泛普OA系統(tǒng) OA辦公自動化系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)訪問、外網(wǎng)訪問和手機訪問，實現(xiàn)了整個教育局內(nèi)相關(guān)單位、部門的統(tǒng)一管理、維護，網(wǎng)上收發(fā)文和審批工作也都順利開展起來。

　　需要指出的是，OA辦公系統(tǒng)不是教務(wù)管理系統(tǒng)，不涉及到教學(xué)、排課、考試、學(xué)籍等具體的業(yè)務(wù)管理工作，而是面向行政辦公管理，核心是工作流程管理。OA辦公系統(tǒng)和教務(wù)管理系統(tǒng)二者無法相互取代，卻可以整合使用，他們都是缺一不可的。