淮南市群眾路線教育實踐活動公文處理及歸檔管理制度

淮群辦發(fā)〔2014〕14號
關于印發(fā)《公文處理及歸檔管理制度》的通知

市委教育實踐活動領導小組辦公室各組：
       現將《公文處理及歸檔管理制度》印發(fā)給你們，請結合實際，認真貫徹執(zhí)行。
 
 
                  中共淮南市委教育實踐活動領導小組辦公室
                                       2014年2月11日

公文處理及歸檔管理制度

為規(guī)范黨的群眾路線教育實踐活動公文處理及歸檔管理工作，提高辦文質量和效率，推動黨的群眾路線教育實踐活動扎實有效開展，結合工作實際，制定本制度。
一、公文的范圍和管理職責
1、本制度涉及的公文是指全市黨的群眾路線教育實踐活動有關文件、領導講話、匯報材料、會議紀要、專報、簡報、照片、圖表、錄音、錄像等有保存價值的資料，中央和省下達的各類相關公文，全市各地各部門各單位上報的各類文件資料以及其他地市往來的各類相關文件。
2、市委教育實踐活動領導小組辦公室是管理公文處理工作的職能機構，配備專職人員負責公文處理工作，公文處理要做到仔細、認真、及時、完整。
3、市委教育實踐活動領導小組辦公室領導及各組負責人應當高度重視公文處理工作，帶頭執(zhí)行公文處理有關規(guī)定，加強對公文處理工作的領導和指導。
二、發(fā)文制度
（一）行文程序
1、文件。主要包括市委教育實踐活動領導小組及辦公室有關文件、領導講話、匯報材料等各類文稿。
擬稿。根據中央、省委文件精神、市領導要求及工作需要，結合淮南實際，由綜合組擬稿。
審核。文件初稿形成后，根據領導安排，及時呈相關領導審核；匯報材料和領導講話稿交由綜合組副組長審核。審核中根據領導意見及時修改。
文件簽發(fā)。以領導小組名義上報、下發(fā)的重要文件，由領導小組組長審批、簽發(fā)，或由組長委托的副組長審批、簽發(fā)；以領導小組辦公室名義上報、下發(fā)的有關文件，每個環(huán)節(jié)重點工作安排等，由領導小組辦公室主任或常務副主任審批、簽發(fā)。
文件印發(fā)。領導簽發(fā)后，交由秘書組登記、編號，根據發(fā)文內容確定范圍，及時文印、報送、分發(fā)。
2、專報、簡報。主要上報、編發(fā)我市貫徹落實中央和省委關于教育實踐活動的重要工作部署、重點工作進展情況，活動中的有效做法和成功經驗；我市自選動作和特色工作有關情況；市領導深入基層開展調研，指導工作，解決實際問題等情況；全市各級各部門各單位在教育實踐活動中的重要活動、特色工作、創(chuàng)新舉措和取得成效；全市教育實踐活動中廣大黨員干部作風形象出現的新氣象、新變化及涌現出的典型事跡和先進人物；對開展教育實踐活動的意見、建議等。
擬稿。由綜合組相對固定專人負責。根據全市活動工作情況及各單位上報材料進行提煉，形成初稿并校對。
審核。初稿形成后，專報由領導小組辦公室常務副主任審核；簡報由綜合組組長審核。審核中根據領導意見及時修改。
簽發(fā)。專報一般信息請領導小組辦公室常務副主任審批、簽發(fā)，重要信息、問題建議類信息請辦公室主任審批、簽發(fā)；簡報請辦公室常務副主任審批、簽發(fā)。
報送。簽發(fā)后，由綜合組指定專人登記、編號，交由秘書組，以市委教育實踐活動領導小組辦公室的名義，及時文印、報送。
（二）發(fā)文范圍
市委教育實踐活動領導小組及辦公室文件由秘書組相對固定專人，編制文號，并在《收（發(fā)）文件登記本》上登記；專報、簡報由秘書組按分發(fā)范圍及時印發(fā)有關單位和領導。印發(fā)范圍一般為：
1、文件：省委教育實踐活動領導小組及辦公室，省委督導組（9份），市委教育實踐活動領導小組成員（26份）；全市教育實踐活動各單位領導小組（協(xié)同辦公網發(fā)電子版），市委督導組，市委辦公室，市委教育實踐活動領導小組辦公室各組。印制100份。
2、專報：省委教育實踐活動領導小組及辦公室，省委督導組（9份），市委教育實踐活動領導小組組長、副組長（6份），市領導（專報內容涉及單位的聯(lián)系點領導）；市委辦公室，專報內容涉及單位的市委督導組、聯(lián)絡組。印制30份。
3、簡報：省委教育實踐活動領導小組及辦公室，省委督導組（9份），市委教育實踐活動領導小組成員（26份）；全市教育實踐活動各單位領導小組（協(xié)同辦公網發(fā)電子版），市委督導組，市委辦公室，市委教育實踐活動領導小組辦公室各組（7份）。同時在市教育實踐活動專題網頁發(fā)布。印制100份。
三、收文制度
由秘書組相對固定專人負責。
1、收到來文在收文登記簿（或電子版本）上登記文件的基本信息，包括收文日期、來文機關、來文編號、來文名稱等。收文簿須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。
2、收到來文在來文上注明收文日期及收文編號，再貼上文件處理單，傳送至領導小組辦公室領導批閱。
3、領導小組辦公室主任、副主任對送來的公文要及時閱批，急件的，當天批復；一般文件，2天內批復。對領導批示件的辦理，要明確專人負責，并及時報告辦理情況。領導批示有明確辦理時間要求的，按要求辦理。
4、根據領導小組辦公室主任、副主任批閱意見及文件內容的緩急，及時將文件送達各部門輪閱。
5、領導小組辦公室主任、副主任批復給辦公室各部門承辦的文件，要及時送到承辦部門，承辦部門要迅速辦理。
6、對于傳閱的文件，一般性文件2日內閱完，急件當日閱完，不得滯留。要及時催辦，按期辦理，盡量縮短文件周轉期。 
7、閱、批公文要仔細認真，閱完后要在文件處理單上簽名并注明日期。需要簽署具體意見的，要明確、具體。承辦部門辦理完畢后要注明處理結果。
四、歸檔管理制度
1、由秘書組專人負責文件、資料歸檔，及時、完整地按收、發(fā)文編號保存公文，并于每月底將收文按編號整理成冊歸檔。
2、歸檔公文統(tǒng)一按“件”進行裝訂，裝訂時須用統(tǒng)一的文檔裝訂夾，有序留存歸檔。同時，對歸檔公文進行分類，打印歸檔目錄。
3、分類后公文由專人管理，非管理人員不得隨意翻閱、移動。需要借閱公文時，經公文管理人員登記，借閱人簽字后方可借閱。文件借閱完畢后，須及時歸還存檔。
4、歸檔材料主要包括：（1）文件：包括中央和省委文件，中央、省委教育實踐活動領導小組及辦公室文件、通知等；市委文件，市委教育實踐活動領導小組及辦公室文件、通知等。其中，領導小組及辦公室文件包括簽發(fā)底稿和3份正式文件，并按編號順序存檔。（2）簡報、專報：包括省委教育實踐活動簡報，市委教育實踐活動簡報、專報等。其中，市委教育實踐活動簡報、專報包括簽發(fā)底稿和3份正式文稿，并按編號順序存檔。（3）領導講話：包括中央、省、市委領導重要講話、重要言論，市領導深入聯(lián)系點開展活動的重要講話、指示等。（4）工作總結：包括各環(huán)節(jié)工作總結、迎檢匯報材料、特色做法總結、活動總結等。（5）上報材料：包括向省委教育實踐活動辦公室報送的各類材料、表格等。（6）宣傳報道材料：包括市級以上主流媒體（如人民日報、安徽日報、淮南日報等）對我市教育實踐活動情況的報道，相關報紙完整留存。（7）會務材料：包括各類會議方案、會議通知、參會人員名單、簽到簿、會議議程、領導講話、會議印發(fā)材料等。（8）縣（區(qū)）、市直單位上報材料：主要包括縣（區(qū)）、市直單位實施方案、成立領導小組文件、成立辦公室文件、活動進展情況統(tǒng)計表等。（9）反映活動開展情況的照片、圖表、錄音、錄像等其他應當留存的資料。（10）電子文檔：活動相關材料電子文檔應與以上紙質材料相對應，分類進行歸檔，并按時間順序進行備份，記錄活動大事記。
五、相關要求
1、堅持精簡高效。嚴格控制發(fā)文件數和發(fā)文范圍。簡報一般每周編發(fā)2期，每期字數一般控制在2000字左右。專報每周至少上報1期，除重大活動、重點工作外，字數一般控制在1500字以內。充分運用網絡辦文平臺，盡量減少紙質文件印發(fā)數量。
2、提高工作質量。嚴格按照行文程序和歸檔管理相關規(guī)定開展工作。文件起草要及時高效，嚴謹細致，注重質量。專報要緊扣工作環(huán)節(jié)，注重特色，反映及時。簡報要特色鮮明，情況清楚，語言精煉，編發(fā)及時。歸檔材料要準確、全面、系統(tǒng)、詳細，凡是反映教育實踐活動、具有查考利用價值的文件、文稿、各類資料都要歸檔。
3、加強統(tǒng)籌協(xié)調。要主動做好上下協(xié)調、橫向協(xié)調和內部協(xié)調，認真做好公文處理和歸檔管理工作。工作中要堅持做到嚴謹細致、一絲不茍，保證活動有效運轉。要增強保密意識，嚴格保密制度。