企業(yè)信息化OA系統(tǒng)關鍵技術研究

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一、引言

全球性的網(wǎng)絡化、信息化正改變著每個人的思想觀念,也正影響著每個國家的發(fā)展。作為國民經(jīng)濟的基本單元,企業(yè)的信息化程度是國家信息化建設的基礎和關鍵。

國外發(fā)達國家的企業(yè)信息化程度以及網(wǎng)絡應用水平都比較高。我們只有提高自身網(wǎng)絡應用水平,才能真正和國內同行、國外企業(yè)對話和競爭。在這個全球化的競爭過程中,企業(yè)對信息的掌握程度、信息獲取是否及時、信息能否得到充分的利用、對信息的反應是否敏感準確,已越來越成為衡量一個企業(yè)市場競爭能力的重要因素。

二、辦公自動化概述

企業(yè)信息化就是以現(xiàn)代的信息處理技術和信息設備、網(wǎng)絡技術、網(wǎng)絡設備以及自動技術和現(xiàn)代化的通訊系統(tǒng)和手段為企業(yè)進行全方位、多角度、高效率的改造,以實現(xiàn)通過信息系統(tǒng)來控制物質和能源流,通過利用計算機、通信和網(wǎng)絡為核心的現(xiàn)代信息技術對企業(yè)各個層面進行系統(tǒng)事例提高企業(yè)效率和資源利用的能力,特別是對信息資源的深度開發(fā)和廣泛應用,進而提高企業(yè)核心競爭力。

辦公自動化(Office Automation,簡稱OA)是信息化建設的一個重要環(huán)節(jié),它是20世紀70年代中期發(fā)達國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術。它是一個多學科互相交叉、互相滲透的系統(tǒng)科學與工程。它以人、計算機和信息三者結合為一個辦公體系,采用先進的科學技術,達到提高效率、提高管理水平、使辦公系統(tǒng)自動化、智能化。

用先進的、現(xiàn)代化的工具代替手工作業(yè),企業(yè)辦公日益從過去的文秘型向自我服務型轉變。辦公自動化為用戶提供的正是自我服務的支持,這正說明了OA已成為一種潮流,一種趨勢、一種更好的企業(yè)辦公方式。一個較完整的辦公自動化系統(tǒng),應當包括信息采集、信息加工、信息轉輸、信息保存四個環(huán)節(jié),以及事務型、管理型和決策型三個層次。

三、企業(yè)信息化OA系統(tǒng)關鍵技術

(一)B/S的系統(tǒng)架構

網(wǎng)絡辦公自動化系統(tǒng)是基于先進的Windows平臺辦公自動化軟件系統(tǒng)。系統(tǒng)具有豐富實用的功能、友好的操作界面以及靈活的可擴展性,可以方便地處理各種文檔數(shù)據(jù)、圖形、聲音、影像信息,并且安全可靠。隨著計算機技術的不斷發(fā)展和辦公系統(tǒng)在各行各業(yè)的廣泛推廣使用,傳統(tǒng)C/S方式的辦公系統(tǒng)已越來越不能滿足現(xiàn)代化的辦公管理需求,相繼出現(xiàn)了以ASP、PHP、JSP為代表的B/S方式的網(wǎng)絡辦公自動化平臺。所謂“B/S”結構就是指“瀏覽器+Web服務器”的架構。  

辦公自動化系統(tǒng)另外一個較有代表性的技術方向就是采用“B/S”結構的OAS。開發(fā)B/S架構的OAS涉及到許多基礎技術,如電子公章,靈活可定制的可視化的工作流程實現(xiàn),完善的編輯系統(tǒng)?；诮M件的開發(fā),如VB的Dcom技術,Active控件的開發(fā),基于J2EE架構下的Servlet, Ejb, JSP, Corba, Jdbc等等的技術。

采用JAVA語言構建跨操作平臺的C/S結構的OA系統(tǒng)更有前途,一方面,C/S結構是解決業(yè)務系統(tǒng)中結構化數(shù)據(jù)庫的最理想開發(fā)模式,并可實現(xiàn)復雜的工作流控制與安全性控制,而B/S結構則解決了客戶端的維護難度大的問題;另一方面,JAVA語言具備的跨操作系統(tǒng)平臺能力使得所有開發(fā)的OA系統(tǒng)具有更廣的使用范圍。

(二)全文檢索技術

文檔管理作為辦公自動化系統(tǒng)的重要模塊,其主要功能為組織管理單位及部門的文書檔案并提供完善的查詢功能以實現(xiàn)無紙化辦公的目標。文檔查詢模塊除提供按標題、關鍵字等信息的基本查詢功能外,還應提供全文檢索的功能以便用戶可快速、便捷地從電子文檔庫中找到目標文件。常用的實現(xiàn)全文檢索的方法主要有以下兩種:

第一種方法是不對數(shù)據(jù)庫建立索引而直接對文章進行匹配的方法。這種方法由于沒有建立索引庫,因此所占空間較少,但同時正是因為它沒有索引庫,所以在進行全文匹配時要花費大量的時間。

第二種方法則是一種為全文建立倒排索引庫的方法。這種方法可以大大節(jié)省檢索的時間。但同時,這種方法需要占用一定的存儲空間來建立索引庫。

許多研究機構和商業(yè)組織都在進行這方面的研究。傳統(tǒng)的信息單位如圖書館等也開始建立全文數(shù)據(jù)庫,引進各種全文檢索技術。一些軟件公司,也紛紛推出全文檢索軟件。國內比較有代表性的如TRS等,而國外比較著名的有Microsoft公司開發(fā)的SQL Server 2000,它的全文檢索功能配置簡單、使用方便,為索引和查詢數(shù)據(jù)庫中存儲的非結構化文本數(shù)據(jù)提供了可靠、快速而靈活的方法。

(三)Ajax技術

Ajax(Asynchronous JavaScript Technology and XML)是基于JavaScript腳本和XML封裝數(shù)據(jù)的服務器和客戶端的異步交互技術。Ajax的工作原理是將客戶端的頁面表現(xiàn)和應用邏輯進行“拆分”,使應用邏輯部件按照需求,獨立地與服務器實現(xiàn)信息交互,實現(xiàn)對頁面控制的解耦,從而建立更加面向服務的Web應用程序結構。它在客戶端加入一個溝通用戶界面與服務器的中間層,實現(xiàn)頁面呈現(xiàn)與應用的分離以及用戶操作與服務器響應的異步化。這樣,一方面可以利用客戶端閑置的處理能力承擔一部分服務器的工作,減輕帶寬和服務器的負擔;另一方面降低了頁面重載的頻率,給予Web用戶更好的使用體驗。

在OA系統(tǒng)中存在著大量的數(shù)據(jù)瀏覽、添加、修改和刪除,比如對公文的管理就是其最基本的功能之一。以公文管理為例來說明如何設計和開發(fā)基于Ajax模式的OA系統(tǒng)。公文管理包括公文記錄的添加、刪除和動態(tài)地顯示當前的公文記錄。在傳統(tǒng)的公文管理頁面中,每次單獨提交的增加或刪除請求都需要刷新頁面,等待頁面重載,才能顯示公文信息,顯然難以滿足“動態(tài)顯示”的用戶需求。在基于Ajax模式的OA系統(tǒng)中,將瀏覽器前端變?yōu)闊o需刷新的單頁界面,通過XMLHttpRequest 對象獲取數(shù)據(jù)更新,并即時地呈現(xiàn)在頁面上,給予了用戶流暢的視覺效果和更好的瀏覽體驗。

利用Ajax技術設計的B/S模式的OA系統(tǒng),不僅減少了頁面重載次數(shù),而且充分利用了客戶端的計算機資源,減輕了服務器端的負擔。對用戶而言,無刷新的更新頁面減少了等待時間,操作更加快捷、方便,更加符合人性化設計要求。

(四)數(shù)據(jù)抽取技術

數(shù)據(jù)抽取程序應提供數(shù)據(jù)抽取過程描述、任務管理、數(shù)據(jù)預處理與加載以及元數(shù)據(jù)導入/導出等功能。

1.包管理

所謂包就是包含了一個完整的數(shù)據(jù)抽取過程所有必要參數(shù)的數(shù)據(jù)結構。它的數(shù)據(jù)包括:數(shù)據(jù)來源、目的數(shù)據(jù)倉庫、來源表(或視圖)與目的表的對照關系、來源表(或視圖)與目的表字段的對照關系,以及轉換、清潔、優(yōu)化等的定義。包管理包括:新建包,即定義1個抽取過程,包括數(shù)據(jù)的集成、清潔和優(yōu)化及匯總;編輯包,即修改包的內容;刪除包,即取消1個抽取過程;執(zhí)行包,即運行1個抽取過程。

2.任務管理:這里的任務是指將多個相關的抽取包組合在一起,構成一個更大的可執(zhí)行單元,目的在于使零散無序的包變得緊湊有序,以方便用戶的管理。同時,任務可以實現(xiàn)一次定義,重復使用。任務管理包括任務的建立、修改、刪除和調度等。

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