協(xié)同辦公系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)四式之二：預(yù)定義人員

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在上篇文章中，我們介紹了華天動力oa系統(tǒng)中基于指定人員的流程設(shè)計(jì)方式，本篇文章將介紹四種方式的第二種：基于預(yù)定義人員，看看一種比較靈活的流程設(shè)置方式。

流程設(shè)計(jì)中的小麻煩

流程就像女朋友，我們希望她盡量簡單、好管，可是她卻總會給我們制造一點(diǎn)小麻煩。在OA系統(tǒng)中設(shè)計(jì)工作流程時(shí)，并不是每個(gè)流程的每個(gè)節(jié)點(diǎn)都可以指定一個(gè)固定的審批人，然后按部就班的流轉(zhuǎn)，比如下面的情況：

我們公司的很多文件需要經(jīng)理級人員來會簽，但不同的文件會有不同的會簽人員，我可以將所有經(jīng)理都加入到會簽列表中，然后由審批人從這個(gè)列表中選擇具體的幾個(gè)經(jīng)理來會簽么?

在上面的問題中，我如何控制我所選的人員是都需要審批，還是只要其中一人審批就可以向下流轉(zhuǎn)?

有的審批流程中某一步驟的審批人無法預(yù)先確定，需要由上一步審批者自行選擇，如何實(shí)現(xiàn)?

上面的問題有一個(gè)共同點(diǎn)，就是在設(shè)計(jì)流程時(shí)，無法精確地指定到人，而只能確定一個(gè)人員范圍，這時(shí)候就需要用到華天動力OA系統(tǒng)中“預(yù)定義人員選擇”的方式來實(shí)現(xiàn)。

解決的辦法

預(yù)定義人員選擇：預(yù)定義人員選擇就是預(yù)先指定一個(gè)審批范圍，當(dāng)前審批人從指定的審批范圍內(nèi)選擇一個(gè)或多個(gè)審批人員進(jìn)行下一步審批。適用于不確定具體的審批人，但可以確定審批范圍的流程，比如某一個(gè)審批步驟，審批人只能從財(cái)務(wù)經(jīng)理、企劃經(jīng)理、人事經(jīng)理、辦公室主任等三級崗位中選擇審批人員。

在華天動力OA系統(tǒng)中，預(yù)定義人員選擇有三種方式：

1、當(dāng)前指定的人員：流程管理員指定了人員范圍，并預(yù)先設(shè)置是只需其中一個(gè)人審批即可，還是需要全部人員審批。審批時(shí)，流程按照管理員的設(shè)定流轉(zhuǎn)。

2、審批時(shí)由當(dāng)前用戶從指定人員中選擇：流程管理員指定了人員范圍，并預(yù)先設(shè)置是一人審批還是多人審批。審批時(shí)，由前一步的審批人從指定范圍中選擇一個(gè)或多個(gè)審批人進(jìn)行下一步審批。

3、審批時(shí)由當(dāng)前用戶指定人員：流程管理員不指定人員范圍，但預(yù)先設(shè)置是一人審批還是多人審批。審批時(shí)由前步審批人自由指定當(dāng)前步驟的審批人員，這種方式的靈活性最大。

華天動力OA系統(tǒng)預(yù)定義人員選擇設(shè)置畫面

應(yīng)用案例

金信集團(tuán)要對所有的規(guī)章制度進(jìn)行修改和整理。

辦公室主任劉明想這樣來做：首先由行政秘書王倩整理所有的制度文件，發(fā)給相關(guān)的部門經(jīng)理進(jìn)行修改，然后將修改后的文件發(fā)給自己，由他組織有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行會簽，最后由總經(jīng)理簽發(fā)。

劉明希望借助OA系統(tǒng)來加快工作進(jìn)度，于是請信息部經(jīng)理姜程協(xié)助設(shè)置一個(gè)工作流程。

姜程思考了一下說：“這個(gè)流程里面審批人不確定，需要通過預(yù)定義人員選擇的方式來設(shè)計(jì)。首先，修改人員不確定，所以我要將所有相關(guān)的部門經(jīng)理都加進(jìn)來，由王倩從中選擇;其次會簽人員不確定，所以我要將公司所有的中層領(lǐng)導(dǎo)都加進(jìn)來，由你從中選擇，最后由總經(jīng)理簽發(fā)。這樣流程就是：王倩發(fā)起—部門經(jīng)理修改—劉明簽批—領(lǐng)導(dǎo)會簽—趙總簽發(fā)。”

劉明：“王倩可能會需要同時(shí)選擇兩個(gè)經(jīng)理來修改文件，比如銷售部經(jīng)理和市場部經(jīng)理，而我肯定是要選擇多個(gè)人來同時(shí)會簽的，可以實(shí)現(xiàn)么?”

姜程：“當(dāng)然可以，你們選擇一個(gè)人或多個(gè)人都行的，而且可以決定是只要一個(gè)人審批就可以通過，還是所有人審批才可以通過。”

劉明：“那就好，那就麻煩你設(shè)置一下這個(gè)流程吧，等王倩將文件整理完后，我們就正式開始進(jìn)行。”

姜程：“好，這個(gè)流程很容易設(shè)計(jì)，半小時(shí)后你登陸OA系統(tǒng)就可以看到了。”