合同管理軟件調(diào)研問卷：深入了解軟件功能與應(yīng)用需求的有效工具

在當(dāng)今企業(yè)的運(yùn)營管理中，合同管理是一項(xiàng)至關(guān)重要且復(fù)雜的工作。合同管理軟件能夠幫助企業(yè)更高效地處理合同的起草、審批、執(zhí)行、歸檔等一系列流程，提高管理效率、降低風(fēng)險(xiǎn)。為了能挑選到最適合企業(yè)需求的合同管理軟件，進(jìn)行全面深入的調(diào)研是必不可少的。下面這份合同管理軟件調(diào)研問卷將從多個(gè)關(guān)鍵維度展開，幫助企業(yè)全面了解市場(chǎng)上的軟件情況，為企業(yè)的選擇提供有力依據(jù)。

一、企業(yè)基本信息

了解企業(yè)的基本信息是調(diào)研的基礎(chǔ)，這能讓我們對(duì)企業(yè)的規(guī)模、行業(yè)特點(diǎn)、合同管理現(xiàn)狀等有一個(gè)初步的認(rèn)識(shí)。

企業(yè)規(guī)模：企業(yè)的員工數(shù)量、年?duì)I業(yè)額等數(shù)據(jù)可以反映企業(yè)的規(guī)模大小。大型企業(yè)可能合同數(shù)量眾多、流程復(fù)雜，對(duì)軟件的功能擴(kuò)展性、性能要求較高；而小型企業(yè)可能更注重軟件的易用性和成本。

所屬行業(yè)：不同行業(yè)的合同管理有其獨(dú)特的需求和特點(diǎn)。例如，制造業(yè)可能更關(guān)注采購合同、生產(chǎn)合同的管理；金融行業(yè)則對(duì)合同的合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)控制要求嚴(yán)格。

合同管理現(xiàn)狀：目前企業(yè)是采用手工管理合同，還是已經(jīng)使用了合同管理軟件。如果已經(jīng)使用，使用的是哪家軟件，使用過程中遇到了哪些問題，這些問題是功能方面的，還是操作體驗(yàn)方面的。

合同類型：企業(yè)涉及的合同類型，如銷售合同、采購合同、租賃合同、服務(wù)合同等。不同類型的合同在條款、審批流程、執(zhí)行監(jiān)控等方面可能存在差異，軟件需要能夠滿足這些多樣化的需求。

合同數(shù)量：企業(yè)每年簽訂的合同數(shù)量，這關(guān)系到軟件的處理能力和存儲(chǔ)容量。合同數(shù)量較多的企業(yè)需要軟件具備高效的搜索、分類和歸檔功能。

二、軟件功能需求

軟件的功能是選擇合同管理軟件的核心考量因素。以下是一些常見的功能需求。

合同起草功能：是否支持合同模板的創(chuàng)建和使用，模板是否可以根據(jù)不同的合同類型和業(yè)務(wù)需求進(jìn)行定制。能否方便地插入條款、修改條款，是否有智能提醒功能，避免遺漏重要條款。

審批流程管理：軟件能否自定義審批流程，根據(jù)合同的金額、類型等因素設(shè)置不同的審批級(jí)別和審批人員。審批過程中能否實(shí)時(shí)查看審批進(jìn)度、意見，是否支持移動(dòng)端審批。

合同執(zhí)行監(jiān)控：能否對(duì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，如付款進(jìn)度、交貨時(shí)間、服務(wù)完成情況等。當(dāng)出現(xiàn)逾期、違約等情況時(shí)，能否及時(shí)發(fā)出預(yù)警。

合同歸檔與檢索：軟件是否提供便捷的合同歸檔功能，能夠按照合同類型、簽訂時(shí)間、客戶等多種方式進(jìn)行分類歸檔。是否具備強(qiáng)大的檢索功能，能夠快速準(zhǔn)確地找到所需合同。

數(shù)據(jù)分析功能：能否對(duì)合同數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如合同金額分布、合同執(zhí)行率、逾期率等。分析結(jié)果能否以直觀的圖表形式展示，為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支持。

三、軟件易用性

軟件的易用性直接影響員工的使用體驗(yàn)和工作效率。

界面設(shè)計(jì)：軟件的界面是否簡(jiǎn)潔美觀、布局合理，操作是否方便快捷。復(fù)雜的界面會(huì)增加員工的學(xué)習(xí)成本，降低工作積極性。

操作流程：軟件的操作流程是否符合企業(yè)的實(shí)際工作習(xí)慣，是否簡(jiǎn)單易懂。例如，合同起草、審批等流程是否能夠一鍵完成，減少繁瑣的操作步驟。

學(xué)習(xí)成本：新員工是否能夠快速上手使用軟件，軟件是否提供詳細(xì)的操作指南、培訓(xùn)視頻等學(xué)習(xí)資源。

移動(dòng)端支持：在移動(dòng)辦公日益普及的今天，軟件是否支持移動(dòng)端訪問和操作。員工可以隨時(shí)隨地通過手機(jī)或平板處理合同事務(wù)，提高工作效率。

數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出：是否支持將現(xiàn)有合同數(shù)據(jù)導(dǎo)入到軟件中，以及將軟件中的數(shù)據(jù)導(dǎo)出為常見的文件格式，如 Excel、PDF 等。方便與其他系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。

四、軟件安全性

合同包含了企業(yè)的重要商業(yè)信息，軟件的安全性至關(guān)重要。

數(shù)據(jù)加密：軟件是否對(duì)合同數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，防止數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和傳輸過程中被竊取或篡改。

訪問權(quán)限管理：能否對(duì)不同用戶設(shè)置不同的訪問權(quán)限，如合同起草人員只能查看和修改自己起草的合同，審批人員只能查看待審批的合同等。

備份與恢復(fù)：軟件是否具備定期備份數(shù)據(jù)的功能，當(dāng)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)，能否快速恢復(fù)數(shù)據(jù)。

安全審計(jì)：是否能夠記錄用戶的操作日志，對(duì)軟件的使用情況進(jìn)行審計(jì)，以便在出現(xiàn)問題時(shí)能夠追溯和排查。

合規(guī)性：軟件是否符合相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)，如數(shù)據(jù)保護(hù)法、隱私政策等。

五、軟件集成性

企業(yè)通常會(huì)使用多個(gè)管理系統(tǒng)，合同管理軟件能否與其他系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和流通，是提高企業(yè)整體管理效率的關(guān)鍵。

與 ERP 系統(tǒng)集成：合同管理軟件與企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）系統(tǒng)集成后，可以實(shí)現(xiàn)合同數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)、采購、銷售等模塊的數(shù)據(jù)同步，避免重復(fù)錄入數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

與 CRM 系統(tǒng)集成：與客戶關(guān)系管理（CRM）系統(tǒng)集成，能夠?qū)⒑贤畔⑴c客戶信息關(guān)聯(lián)起來，方便企業(yè)全面了解客戶的合同情況和業(yè)務(wù)往來。

與 OA 系統(tǒng)集成：與辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)集成，可以實(shí)現(xiàn)合同審批流程與企業(yè)的日常辦公流程的無縫對(duì)接，提高審批效率。

與電子簽名系統(tǒng)集成：集成電子簽名系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)合同的在線簽署，提高合同簽訂的效率和便捷性。

開放 API：軟件是否提供開放的應(yīng)用程序編程接口（API），方便企業(yè)根據(jù)自身需求進(jìn)行定制開發(fā)和與其他系統(tǒng)的集成。

六、軟件供應(yīng)商服務(wù)

軟件供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量直接影響企業(yè)使用軟件的體驗(yàn)和效果。

技術(shù)支持：供應(yīng)商是否提供 7×24 小時(shí)的技術(shù)支持服務(wù)，響應(yīng)時(shí)間是多久。技術(shù)支持人員的專業(yè)水平如何，能否及時(shí)解決軟件使用過程中遇到的問題。

培訓(xùn)服務(wù)：供應(yīng)商是否提供軟件培訓(xùn)服務(wù)，培訓(xùn)方式是線上還是線下，培訓(xùn)內(nèi)容是否全面、詳細(xì)。

軟件升級(jí)：供應(yīng)商是否會(huì)定期對(duì)軟件進(jìn)行升級(jí)，升級(jí)的頻率是怎樣的。升級(jí)是否會(huì)影響企業(yè)的正常使用，是否需要額外付費(fèi)。

定制開發(fā)：如果企業(yè)有特殊的需求，供應(yīng)商是否提供定制開發(fā)服務(wù)，定制開發(fā)的周期和成本如何。

售后服務(wù)：軟件出現(xiàn)故障或問題時(shí)，供應(yīng)商的售后服務(wù)流程是怎樣的，能否及時(shí)解決問題并保障企業(yè)的正常使用。

七、軟件價(jià)格與成本

軟件的價(jià)格和成本是企業(yè)選擇軟件時(shí)必須考慮的因素。

軟件許可費(fèi)用：軟件的購買方式是永久授權(quán)還是按年訂閱，不同的購買方式價(jià)格差異如何。軟件的許可費(fèi)用是否根據(jù)用戶數(shù)量、功能模塊等因素進(jìn)行定價(jià)。

實(shí)施費(fèi)用：軟件的實(shí)施費(fèi)用包括哪些方面，如安裝調(diào)試、數(shù)據(jù)遷移、培訓(xùn)等。實(shí)施費(fèi)用的高低會(huì)對(duì)企業(yè)的采購成本產(chǎn)生影響。

維護(hù)費(fèi)用：軟件的維護(hù)費(fèi)用是多少，維護(hù)費(fèi)用的收取方式是怎樣的。維護(hù)費(fèi)用是否包含軟件升級(jí)、技術(shù)支持等服務(wù)。

定制開發(fā)費(fèi)用：如果需要進(jìn)行定制開發(fā)，定制開發(fā)的費(fèi)用如何計(jì)算，是否有明確的報(bào)價(jià)和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

總體成本評(píng)估：綜合考慮軟件的許可費(fèi)用、實(shí)施費(fèi)用、維護(hù)費(fèi)用、定制開發(fā)費(fèi)用等，評(píng)估軟件的總體成本是否在企業(yè)的預(yù)算范圍內(nèi)。

八、用戶評(píng)價(jià)與案例

了解其他用戶對(duì)軟件的評(píng)價(jià)和軟件在實(shí)際應(yīng)用中的案例，可以為企業(yè)的選擇提供參考。

用戶評(píng)價(jià)：可以通過互聯(lián)網(wǎng)、行業(yè)論壇等渠道收集其他用戶對(duì)軟件的評(píng)價(jià)，了解軟件的優(yōu)點(diǎn)和不足之處。評(píng)價(jià)內(nèi)容可以包括軟件的功能、易用性、安全性、服務(wù)等方面。

成功案例：供應(yīng)商是否能夠提供與企業(yè)規(guī)模、行業(yè)相似的成功案例，案例中的企業(yè)使用軟件后取得了哪些成效，如提高了合同管理效率、降低了風(fēng)險(xiǎn)等。

參考客戶：能否與軟件的參考客戶進(jìn)行溝通交流，了解他們?cè)谑褂密浖^程中的實(shí)際體驗(yàn)和遇到的問題。

市場(chǎng)口碑：軟件在市場(chǎng)上的口碑如何，是否獲得過相關(guān)的獎(jiǎng)項(xiàng)或榮譽(yù)。

行業(yè)認(rèn)可度：軟件是否得到了行業(yè)內(nèi)的認(rèn)可，是否符合行業(yè)的最佳實(shí)踐和標(biāo)準(zhǔn)。

通過以上這份合同管理軟件調(diào)研問卷，企業(yè)可以全面深入地了解市場(chǎng)上的合同管理軟件情況，結(jié)合自身的需求和實(shí)際情況，挑選出最適合企業(yè)的合同管理軟件，提升企業(yè)的合同管理水平和效率。

常見用戶關(guān)注的問題：

一、合同管理軟件的功能都有啥？

我就想知道這合同管理軟件到底能干啥呀，感覺現(xiàn)在好多公司都在用。下面我就來好好說說它常見的功能。

合同起草功能：可以提供合同模板，讓用戶快速創(chuàng)建合同，不用每次都從頭開始寫。還能對(duì)合同條款進(jìn)行編輯和修改，方便調(diào)整內(nèi)容。

合同審批功能：能夠設(shè)置審批流程，讓不同部門的人員按順序?qū)徟贤?。審批過程中可以隨時(shí)查看審批進(jìn)度和意見。

合同存儲(chǔ)功能：將合同以電子形式安全地存儲(chǔ)起來，方便查找和管理?？梢詫?duì)合同進(jìn)行分類和標(biāo)注，提高檢索效率。

合同提醒功能：能設(shè)置合同的關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)提醒，比如到期提醒、付款提醒等，避免錯(cuò)過重要時(shí)間。

合同統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)合同數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，生成各種報(bào)表，幫助企業(yè)了解合同情況，做出決策。

合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警功能：通過對(duì)合同條款和數(shù)據(jù)的分析，識(shí)別潛在的風(fēng)險(xiǎn)，并及時(shí)發(fā)出預(yù)警。

合同協(xié)作功能：支持多人同時(shí)對(duì)合同進(jìn)行操作和協(xié)作，提高工作效率。

合同版本管理功能：記錄合同的不同版本，方便對(duì)比和回溯。

二、合同管理軟件貴不貴呀？

朋友推薦我用合同管理軟件，但我想知道它價(jià)格咋樣。下面來聊聊它的價(jià)格相關(guān)情況。

軟件類型影響價(jià)格：有基礎(chǔ)版、標(biāo)準(zhǔn)版、高級(jí)版等不同版本，功能越多價(jià)格越貴。基礎(chǔ)版可能只包含一些基本的合同管理功能，適合小公司；高級(jí)版則有更多復(fù)雜的功能，價(jià)格自然高。

部署方式影響價(jià)格：分為本地部署和云端部署。本地部署需要企業(yè)自己購買服務(wù)器等硬件設(shè)備，前期投入大；云端部署則是按使用量付費(fèi)，相對(duì)靈活，但長期來看費(fèi)用也可能不低。

用戶數(shù)量影響價(jià)格：使用軟件的用戶越多，價(jià)格通常越高。因?yàn)檐浖峁┥桃獮楦嘤脩籼峁┓?wù)和支持。

定制化需求影響價(jià)格：如果企業(yè)有特殊的需求，需要對(duì)軟件進(jìn)行定制開發(fā)，那么費(fèi)用會(huì)增加很多。

服務(wù)費(fèi)用：購買軟件后，還可能需要支付維護(hù)、升級(jí)等服務(wù)費(fèi)用。

品牌影響價(jià)格：知名品牌的合同管理軟件價(jià)格可能會(huì)比一些小眾品牌高，因?yàn)樗鼈冊(cè)诩夹g(shù)和服務(wù)上可能更有保障。

市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)影響價(jià)格：市場(chǎng)上合同管理軟件競(jìng)爭(zhēng)激烈，不同廠商可能會(huì)通過降價(jià)等方式來吸引客戶。

購買方式影響價(jià)格：有按年訂閱、一次性購買等方式，不同購買方式價(jià)格也不同。

三、合同管理軟件好不好用啊？

我聽說好多公司用合同管理軟件，我就想知道它到底好不好用。下面來分析分析。

操作便捷性：好的合同管理軟件操作應(yīng)該簡(jiǎn)單易懂，界面友好，讓用戶容易上手。如果操作復(fù)雜，會(huì)增加員工的學(xué)習(xí)成本。

功能實(shí)用性：軟件的功能要能滿足企業(yè)的實(shí)際需求，比如合同起草、審批、存儲(chǔ)等功能要實(shí)用。如果功能華而不實(shí)，就沒什么用。

穩(wěn)定性：在使用過程中不能經(jīng)常出現(xiàn)故障或崩潰，否則會(huì)影響工作效率。

數(shù)據(jù)安全性：合同包含企業(yè)的重要信息，軟件要能保證數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露。

兼容性：要能與企業(yè)現(xiàn)有的其他軟件系統(tǒng)兼容，方便數(shù)據(jù)的共享和交互。

可擴(kuò)展性：隨著企業(yè)的發(fā)展，軟件要能方便地進(jìn)行功能擴(kuò)展和升級(jí)。

客戶服務(wù)：軟件提供商要能提供及時(shí)、有效的客戶服務(wù)，解決用戶在使用過程中遇到的問題。

用戶反饋：可以參考其他用戶的使用評(píng)價(jià)，了解軟件的實(shí)際使用效果。

四、合同管理軟件安全不？

假如你用合同管理軟件，肯定會(huì)擔(dān)心它安不安全。下面來說說相關(guān)情況。

數(shù)據(jù)加密：軟件應(yīng)該采用先進(jìn)的加密技術(shù)對(duì)合同數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中被竊取。

訪問控制：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，只有授權(quán)的人員才能訪問和操作合同數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)泄露。

備份與恢復(fù)：定期對(duì)合同數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，在出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。

安全審計(jì)：記錄用戶的操作行為，方便進(jìn)行安全審計(jì)和追蹤。

軟件更新：及時(shí)更新軟件，修復(fù)安全漏洞，提高軟件的安全性。

物理安全：如果是本地部署的軟件，要保證服務(wù)器等硬件設(shè)備的物理安全。

網(wǎng)絡(luò)安全：采取防火墻、入侵檢測(cè)等網(wǎng)絡(luò)安全措施，防止外部攻擊。

合規(guī)性：軟件要符合相關(guān)的安全法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，如 GDPR 等。

五、怎么選合同管理軟件呢？

我想知道怎么選合同管理軟件才合適。下面就來分享一些挑選的要點(diǎn)。

明確需求：企業(yè)要先清楚自己的合同管理需求，比如需要哪些功能、管理多少合同等，這樣才能有針對(duì)性地選擇軟件。

考察功能：仔細(xì)了解軟件的功能是否全面、實(shí)用，能不能滿足企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。

查看口碑：通過網(wǎng)絡(luò)、朋友等渠道了解軟件的用戶評(píng)價(jià)和口碑，看看其他企業(yè)使用的效果。

考慮價(jià)格：根據(jù)企業(yè)的預(yù)算選擇合適價(jià)格的軟件，同時(shí)要考慮性價(jià)比。

試用軟件：盡量爭(zhēng)取試用軟件，親身體驗(yàn)軟件的操作和功能，看看是否符合自己的使用習(xí)慣。

考察服務(wù)：了解軟件提供商的服務(wù)質(zhì)量，包括培訓(xùn)、維護(hù)、升級(jí)等方面。

關(guān)注技術(shù)：軟件的技術(shù)架構(gòu)要先進(jìn)，能夠保證軟件的穩(wěn)定性和可擴(kuò)展性。

了解案例：看看軟件在同行業(yè)企業(yè)的應(yīng)用案例，借鑒他們的經(jīng)驗(yàn)。