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如何利用項目管理軟件有效任務管理

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 　　任務管理在很多企業(yè)內部都天然存在，因為一個企業(yè)都一天都在執(zhí)行一定任務;有的公司通過晨會來管理、有的公司通過日報、周報、月報來管理;市場上也存在獨立的任務管理軟件但是發(fā)展的情況不好，可能的原因是對于小型企業(yè)不關注任務管理，最簡單的任務管理形式是：會議、日記本、備忘錄、日程安排、流程待辦和任務列表。

　　一、對任務管理認知存在的問題

　　任務管理指如何讓每一個部門或者崗位根據(jù)目標、計劃形成在特定時間內最有效完成相關事項并對任務執(zhí)行效果進行評價的方法體系。

　　1、管好任務就能發(fā)展好公司

　　一個公司如果完全靠任務來管理這個公司可能不會長期發(fā)展，任務應該是具體執(zhí)行層面，它應該是一個公司發(fā)展的保障，一個公司的發(fā)展應該是敏銳的市場洞察力、從上而下統(tǒng)一的目標、積極的創(chuàng)新精神。

　　2、任務管理要做到層層分解合理、任務之間邏輯關系清楚

　　很多組織實際情況會耗費太多的精力在任務管理的形式上了，我們要明確是管理任務的目的不是任務管理，而是快速完成任務。

　　二、任務管理的四套方法論

　　任務管理的定義是將所有我們要做的事情，看作是一個個的任務，對任務進行記錄、整理并去完成任務的過程就是任務管理。

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　　1、GTD

　　GTD的英文全稱是Getting Things Done ，即“把事情做成”。它是做任務管理的一套方法論。GTD總共有5個步驟：收集、厘清、整理、執(zhí)行、回顧。

　　2、單核工作法

　　是以注意力為核心的管理方法，通過一次專注于一項工作，集中注意力，提高工作效率。

　　3、兩列清單法

　　巴菲特的兩列清單法，圈出最重要的前5項放在一列清單(to do list)，后20個目標分在一列盡可能避免去做的清單(Avoid at all cost list)。兩列清單法要求在完成前5項目標之前，不在后20項目標上花一秒鐘時間。

　　4、四象限法則

　　即把你要做的事分為重要并緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要而且不緊急。

　　三、如何利用項目管理軟件有效任務管理

　　對于工作中的人來說，可能每天都會面對非常多的任務需要處理，如果沒有清晰的規(guī)劃和任務管理，那么處理任務會變得非常麻煩，而且極其容易引起任務延遲，泛普軟件項目管理服務幫助你做好任務管理。

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　　1、計劃優(yōu)先

　　做好計劃是高效處理任務的前提，不管是什么樣的任務，走出第一步很重要，將任務計劃拆分成一個個的小目標，逐個擊破，將非常有效。

　　2、確定優(yōu)先級

　　對于任務來說，一定要分出輕重緩急，不能貪多，而是要設置優(yōu)先級，即使一項任務完成后不能對任務總量產生大的影響，但如果它很關鍵，就一定要把它的處理級別提到最高。在任務管理中，最高優(yōu)先級的任務只能有一個，一旦超過了這個限制，優(yōu)先級就會失去意義，因為你不可能在同一時間做不同的事情。

　　3、重視質量

　　提前將任務量制訂好，并在規(guī)定的時間內完成計劃中的任務，確保這些工作量是在自己的能力范圍內的。

　　4、勞逸結合

　　適當休息、勞逸結合是確保一整天高效工作的基礎，也能幫助你在更多的時間里可以保持精神集中，也可以考慮將任務分擔給團隊成員，讓大家共同協(xié)作、輪替“上崗”，也能確保任務有條不紊的進行下去。

　　工作涉及到很多的項目，需要同時處理很多的任務，想處理好工作、學習和個人生活中的各種待辦和任務，那么你需要更有力的任務管理工具。

發(fā)布：2022-06-06 11:58    編輯：泛普軟件 · fuhuachao    [打印此頁]    [關閉]
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