解決跨部門協(xié)調(diào)難：建立多部門共識的標(biāo)準(zhǔn)流程體系

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在長春，歐亞集團(tuán)（600697）這個名字等同于一個奇跡。30年前還是個僅有總資產(chǎn)200萬元名不見經(jīng)傳的小商店，愣是在長春打造出自己的天地。如今，歐亞集團(tuán)不僅成為了吉林省的商業(yè)龍頭企業(yè)，而且在全國商業(yè)企業(yè)中也是國內(nèi)大型商業(yè)企業(yè)，中國500強企業(yè)。2012，歐亞摘得了滬深兩市上市50多家商業(yè)類上市公司“持續(xù)增長能力最強公司”的桂冠。

歐亞集團(tuán)總是讓人感到有新東西，感到企業(yè)在不斷進(jìn)步。7月，歐亞集團(tuán)信息化部門經(jīng)理劉經(jīng)理在“卓越組織運營—大OA信息化實踐分享論壇長春站”發(fā)表演說，他認(rèn)為歐亞集團(tuán)現(xiàn)在可以說是企業(yè)的管理機制發(fā)生了很大變化。歐亞集團(tuán)全面實施扁平化管理，從管理手段上，從傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)化為信息化管理，信息化見證了歐亞集團(tuán)的新起點！

管理的困境

跨部門工作協(xié)調(diào)難，存在信息孤島
由于歐亞龐大的組織架構(gòu)，跨部門工作協(xié)調(diào)顯得很難，部門間和各系統(tǒng)間都存在信息孤島。每個部門的工作記錄，基礎(chǔ)資料，歷史數(shù)據(jù)，工作的經(jīng)驗心得由于缺少公共平臺，均由部門自行管理，隨時間的流逝、人員的變更、組織架構(gòu)的變化，導(dǎo)致珍貴資料的丟失、遺漏；歐亞的信息化系統(tǒng)包括業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的ERP系統(tǒng)；會員管理CRM系統(tǒng)；智能分析BI系統(tǒng)；財務(wù)NC系統(tǒng)……各系統(tǒng)獨立運行急需整合在同一公共平臺，急需統(tǒng)一的工作溝通平臺。

工作流程繁瑣，權(quán)責(zé)不清，工作量繁重
劉經(jīng)理談道，當(dāng)時集團(tuán)工作流程繁瑣，責(zé)認(rèn)不清，權(quán)利不明，主要表現(xiàn)在以下四個方面：部門結(jié)構(gòu)龐大，導(dǎo)致工作流程繁瑣；缺乏實效性，導(dǎo)致工作流程延誤；缺乏可溯性，導(dǎo)致工作流程責(zé)任不清；流程難以達(dá)成共識，導(dǎo)致工作流程權(quán)利不明。此外，在工作流程不明確的情況下，繁重的工作量更是雪上加霜。劉經(jīng)理舉例道，以2012年某月歐亞商都的臨時扣款單為例，首先每月20-25日核算員手工填單，主管領(lǐng)導(dǎo)審批。到了26日至月末，業(yè)務(wù)錄入員系統(tǒng)錄入，這樣浪費了大量紙張，造成了繁重的工作量，錄入的數(shù)據(jù)也未必完全正確。

企業(yè)文化推廣難
商場如戰(zhàn)場，企業(yè)要得“道”，不能靠人管，不能靠制度管，只能靠堅實的文化底蘊，才能達(dá)到“上下同欲”的境界。對此，劉經(jīng)理坦言：“小型企業(yè)靠人管；中型企業(yè)靠制度；大型企業(yè)靠文化。”所以，對于歐亞集團(tuán)這樣的大型企業(yè)而言企業(yè)文化的重要性不言而喻。歐亞發(fā)展過程中，急需一個企業(yè)文化的推廣平臺。

信息化促進(jìn)管理扁平化

解決跨部門協(xié)調(diào)難：建立多部門共識的標(biāo)準(zhǔn)流程體系
通過連鎖行業(yè)OA軟件的制度落地平臺將成熟的、有制度可循的業(yè)務(wù)流程的規(guī)則固化下來。再強大的文化宣傳都不如公司對待制度和規(guī)則的態(tài)度，將紙面的制度和規(guī)則在系統(tǒng)中固化落地，有助于企業(yè)上下建立統(tǒng)一的做事原則。制度執(zhí)行的效率、效果的分析和干預(yù)有助于形成積極向上的工作氛圍，將拖沓和推諉呈現(xiàn)出來，并予以干預(yù)和改進(jìn)。

流程連鎖行業(yè)OA辦公系統(tǒng)不但提升了流程的效率，更體現(xiàn)了公司所特有的企業(yè)文化。此外，除流程外，還在平臺上建立了會議通知、通知公告、日程安排等等。

解決信息孤島的問題：縱向工作流的解決——企業(yè)知識
企業(yè)新員工在入職的第一天起，就可以通過連鎖行業(yè)OA軟件連鎖行業(yè)OA辦公系統(tǒng)平臺的入職培訓(xùn)歷程圖自助式地開展崗前培訓(xùn)。將企業(yè)顯性知識的傳遞系統(tǒng)化、流程化。在平臺的支撐下，企業(yè)培訓(xùn)方式全面轉(zhuǎn)向在線教育和能力提升。員工們不再是被動接受，而是主動參與到能力提升的過程中來。

據(jù)悉，每個部門還紛紛建立了部門知識地圖。通過沉淀每個部門老員工的知識資源，供全員分享，也為新進(jìn)的員工提供良好的知識儲備。如此，實現(xiàn)了群眾智慧的激發(fā)、使大量無形知識資產(chǎn)的積累，方便員工快速查找到自己需要的文檔、資料，提升知識的開發(fā)和利用效率。