傳媒行業(yè)OA軟件項(xiàng)目信息管理模塊

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高效的項(xiàng)目協(xié)作和實(shí)時(shí)監(jiān)控

1、 問(wèn)題的提出

項(xiàng)目協(xié)調(diào)是企業(yè)常常面臨的問(wèn)題。我們不知道其它成員的工作完成狀況，項(xiàng)目經(jīng)常延期；需要得到其它成員的協(xié)作時(shí)卻遲遲得不到回復(fù)；為了協(xié)調(diào)項(xiàng)目不斷地把所有人放到會(huì)議室，進(jìn)行討論，但效果并不佳；與項(xiàng)目相關(guān)的任務(wù)，人員，成本，收入，無(wú)法匯總分析，項(xiàng)目不能有效監(jiān)控，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

2、 解決方案

傳媒行業(yè)OA的解決方案：高效的項(xiàng)目協(xié)作和實(shí)時(shí)監(jiān)控。
l 計(jì)劃設(shè)定、人員安排井井有條、可即時(shí)調(diào)整項(xiàng)目；
l 相關(guān)文檔、物料、資金、成員，清晰掌握，有力支持項(xiàng)目監(jiān)控，降低風(fēng)險(xiǎn)；
l 跨越組織邊界和地理邊界的項(xiàng)目協(xié)作，調(diào)動(dòng)集體智慧。

3、 模塊架構(gòu)

傳媒行業(yè)OA軟件通過(guò)對(duì)項(xiàng)目從立項(xiàng)申請(qǐng)到結(jié)案評(píng)估整個(gè)生命周期的管理，發(fā)現(xiàn)和分析影響項(xiàng)目的因素，及時(shí)作出相應(yīng)調(diào)整；傳媒行業(yè)OA還能為整個(gè)項(xiàng)目組包括外部的客戶(hù)和合作伙伴提供必要的知識(shí)信息和高效的協(xié)同工作平臺(tái)，當(dāng)某一任務(wù)發(fā)生變動(dòng)時(shí)，能在第一時(shí)間內(nèi)通知到項(xiàng)目組所有成員，并對(duì)項(xiàng)目的成本、效益進(jìn)行分解，為成員的績(jī)效考核提供有效依據(jù)，最終項(xiàng)目的所有文檔和記錄以寶貴的知識(shí)財(cái)富留存在組織中。

· 傳媒行業(yè)OA模塊總體結(jié)構(gòu)圖：

4. 模塊綜述

傳媒行業(yè)OA辦公系統(tǒng)管理項(xiàng)目的整個(gè)生命周期，包括項(xiàng)目的啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、控制和結(jié)束。企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況實(shí)現(xiàn)合理的項(xiàng)目運(yùn)作，對(duì)項(xiàng)目的人、財(cái)、物進(jìn)行恰當(dāng)?shù)姆峙浜凸芾?。傳媒行業(yè)OA還可以管理各種會(huì)議，并可自動(dòng)啟動(dòng)相關(guān)的工作流。
 

傳媒行業(yè)OA對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行逐層的分解，最終獲得可控制和可操作的子任務(wù)，用戶(hù)可以制訂相應(yīng)的項(xiàng)目計(jì)劃，包括具體的工作內(nèi)容、人力資源使用、進(jìn)度安排、負(fù)責(zé)人安排、物料需求等，并且通過(guò)工作流傳達(dá)給相應(yīng)的人員。

傳媒行業(yè)OA在項(xiàng)目進(jìn)行的整個(gè)過(guò)程中管理與項(xiàng)目相關(guān)的所有信息，使得項(xiàng)目的進(jìn)展情況一目了然。它為所有指定的人員在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)安全且精確地提供與其項(xiàng)目角色匹配的項(xiàng)目信息（包括人力，財(cái)務(wù)，時(shí)間進(jìn)度，項(xiàng)目流程等），使項(xiàng)目隨時(shí)處于監(jiān)控狀態(tài)，并可實(shí)時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

傳媒行業(yè)OA可對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行各種角度的分析，辦公OA幫助管理者分析項(xiàng)目進(jìn)展的狀況、人力和物料使用的狀況以及相關(guān)的預(yù)算和費(fèi)用支出，它可以幫助用戶(hù)及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響項(xiàng)目進(jìn)展的因素從而對(duì)項(xiàng)目作出調(diào)整，達(dá)到項(xiàng)目管理的最優(yōu)化。

4、 主要功能

■基礎(chǔ)功能

· 生命周期管理
項(xiàng)目的整個(gè)生命周期，從立項(xiàng)、計(jì)劃、執(zhí)行、控制到結(jié)束，都涉及到相應(yīng)的工作流程的執(zhí)行，例如一個(gè)項(xiàng)目的立項(xiàng)審批、或者執(zhí)行過(guò)程中的物料申購(gòu)。通過(guò)與的結(jié)合，傳媒行業(yè)OA保證這些工作的高效進(jìn)行并完成相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)的更新。

· 項(xiàng)目分解
通過(guò)傳媒行業(yè)OA，可以把一個(gè)大型的項(xiàng)目逐層分解為可控制、可執(zhí)行和可調(diào)整的子項(xiàng)目。傳媒行業(yè)OA支持多達(dá)十級(jí)的項(xiàng)目分解，并定義子項(xiàng)目與其他各級(jí)子項(xiàng)目之間的關(guān)系。

· 人力資源安排

通過(guò)傳媒行業(yè)OA與OA軟件的結(jié)合，對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的人員使用作出詳細(xì)的安排，包括人員所負(fù)責(zé)的具體工作內(nèi)容和職責(zé)、起始和結(jié)束日期、工期、和其他人員之間的關(guān)系等。

在項(xiàng)目安排和實(shí)施過(guò)程中，可以對(duì)項(xiàng)目人員作出通知，使其及時(shí)獲取項(xiàng)目的工作安排和變更，明晰自己的工作內(nèi)容和要求，以及自己在整個(gè)項(xiàng)目中的角色。通過(guò)與的結(jié)合，確保項(xiàng)目信息完整和及時(shí)地被相關(guān)人員獲得。

相關(guān)項(xiàng)目人員的工作安排和個(gè)人工作計(jì)劃、會(huì)議安排一樣，都將匯總到OA軟件人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)中，用戶(hù)通過(guò)自己的人力資源卡片就可以獲得最新的工作日程表，這將有助于用戶(hù)制訂全面的個(gè)人工作日程。

傳媒行業(yè)OA提供多種方式對(duì)人力資源的使用作出分析，項(xiàng)目經(jīng)理可以獲得每個(gè)子項(xiàng)目的人力資源安排情況，也可以獲得每個(gè)人員所負(fù)責(zé)的所有子項(xiàng)目的情況，這將有助于對(duì)人力資源作出合理的安排以保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行。

· 項(xiàng)目進(jìn)度安排
傳媒行業(yè)OA可以幫助對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的工作時(shí)間進(jìn)行估算，進(jìn)而對(duì)任一級(jí)子項(xiàng)目做出進(jìn)度安排從而形成整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度表。

· 實(shí)時(shí)更新項(xiàng)目信息
通過(guò)賦予項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目人員、客戶(hù)和其他外部資源以相應(yīng)的權(quán)限，他們可以在權(quán)限范圍內(nèi)給予項(xiàng)目最新的狀態(tài)。

· 多個(gè)項(xiàng)目版本
無(wú)論是計(jì)劃或是執(zhí)行的項(xiàng)目，對(duì)其中的因素，如人力資源安排或進(jìn)度安排作出變更后，都將形成項(xiàng)目的新的版本。不同的項(xiàng)目版本是形成項(xiàng)目分析報(bào)告的一個(gè)基礎(chǔ)。

· 項(xiàng)目監(jiān)控
通過(guò)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目和各級(jí)子項(xiàng)目的進(jìn)度和人力資源安排的監(jiān)控，從而獲得項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的不利因素以便及時(shí)對(duì)項(xiàng)目作出調(diào)整。傳媒行業(yè)OA提供對(duì)不同版本項(xiàng)目的多個(gè)對(duì)象的比較并形成相應(yīng)的報(bào)告。

· 項(xiàng)目預(yù)算
傳媒行業(yè)OA可以制訂每個(gè)子項(xiàng)目的預(yù)算從而形成整個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算，通過(guò)與e-Financials的結(jié)合，這些預(yù)算在相應(yīng)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中有所體現(xiàn)，幫助企業(yè)控制項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的資金風(fēng)險(xiǎn)。

· 提醒功能
傳媒行業(yè)OA將實(shí)時(shí)地監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r并對(duì)未滿(mǎn)足要求的工作向項(xiàng)目人員作出警示。

· 項(xiàng)目的安全性
項(xiàng)目信息也和系統(tǒng)中的其他信息一樣，對(duì)其進(jìn)行讀取和編輯都有嚴(yán)格的安全控制，這將由項(xiàng)目人員的職位和角色分配決定。圍繞項(xiàng)目開(kāi)展的各工作流，在中對(duì)其進(jìn)行了定義，將保證工作流的流轉(zhuǎn)完全符合項(xiàng)目實(shí)際操作的要求。
完備的日志使用戶(hù)獲得對(duì)項(xiàng)目信息進(jìn)行的操作的詳細(xì)記錄。

· 快速獲得信息
傳媒行業(yè)OA提供多種方式以使用戶(hù)快速獲得項(xiàng)目信息：
1、 搜索--可以以項(xiàng)目的狀態(tài)、類(lèi)型、關(guān)聯(lián)的客戶(hù)、文檔等條件進(jìn)行搜索
2、 我的項(xiàng)目--直接獲取所有自己關(guān)聯(lián)的項(xiàng)目
3、 人力資源--通過(guò)個(gè)人人力資源檔案獲得自己關(guān)聯(lián)的項(xiàng)目
4、 工作計(jì)劃--通過(guò)工作計(jì)劃表獲得自己關(guān)聯(lián)的項(xiàng)目，并對(duì)任務(wù)的安排一目了然。

■分析功能

傳媒行業(yè)OA提供對(duì)項(xiàng)目的多角度的分析報(bào)表?？梢詫?duì)整個(gè)項(xiàng)目或者各級(jí)子項(xiàng)目進(jìn)行分析，包括：

1、 整個(gè)項(xiàng)目及各級(jí)子項(xiàng)目的人力資源使用狀況
2、 整個(gè)項(xiàng)目及各級(jí)子項(xiàng)目的進(jìn)度狀況
3、 項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的各關(guān)鍵要素的變化和比較
4、 延期、超期、進(jìn)度緩慢的項(xiàng)目匯總
5、 項(xiàng)目類(lèi)型和狀態(tài)的匯總
6、 從組織結(jié)構(gòu)的視角獲得項(xiàng)目的總體狀況

■協(xié)同功能

· 管理項(xiàng)目的所有資源
傳媒行業(yè)OA與其他模塊共同組成項(xiàng)目的完整信息。用戶(hù)通過(guò)一張項(xiàng)目卡片，可以獲得所有有關(guān)項(xiàng)目的信息，包括項(xiàng)目評(píng)價(jià)書(shū)、各種方案、交易情況、相關(guān)客戶(hù)情況、工作流程等。無(wú)論這些信息通過(guò)哪個(gè)模塊的應(yīng)用被錄入或被修改，只要與選定的項(xiàng)目相關(guān)，它就會(huì)自動(dòng)成為項(xiàng)目信息庫(kù)的一個(gè)組成部分。

· 人力資源使用
傳媒行業(yè)OA與OA軟件協(xié)同運(yùn)作共同完成項(xiàng)目對(duì)人力資源的安排并對(duì)其進(jìn)行分析，以作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

· 物料使用
傳媒行業(yè)OA與OA協(xié)同運(yùn)作共同完成項(xiàng)目對(duì)物料的使用過(guò)程。

· 協(xié)同工作
通過(guò)傳媒行業(yè)OA，所有的項(xiàng)目成員，包括關(guān)聯(lián)的客戶(hù)和外部資源，都可以共享最新的項(xiàng)目信息，并且通過(guò)信息門(mén)戶(hù)共同推進(jìn)項(xiàng)目的進(jìn)展：

1、 項(xiàng)目經(jīng)理--對(duì)項(xiàng)目作出計(jì)劃和安排，監(jiān)控項(xiàng)目的進(jìn)展，并獲得最新的項(xiàng)目分析報(bào)告以實(shí)時(shí)對(duì)其作出調(diào)整。
2、 項(xiàng)目人員--獲得自己在項(xiàng)目中的角色和負(fù)責(zé)任務(wù)的清晰認(rèn)識(shí)。
3、 客戶(hù)和外部資源--不僅可以共享項(xiàng)目的信息，還可以與內(nèi)部項(xiàng)目成員進(jìn)行高效的溝通，無(wú)論是項(xiàng)目問(wèn)題交流、物資采購(gòu)、合同流轉(zhuǎn)等都可以迅速地進(jìn)行。