綜合管理：作好項目總結提高項目管理能力

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    項目或項目階段在達到目標或因故終止后，往往需要進行項目總結。對項目的成功、效果及取得的教訓進行的分析、以及這些信息的存檔以備將來利用。但是，很多項目經理們往往覺得既然項目已經結束甚至是成功地結束了，《項目總結》就好像可有可無、無足輕重了?；蚣庇趹c功，放松一下自己，或者急于緊張地投入到下一個項目中去。
    一些成功項目的總結，往往可有可無。除了項目背景的介紹，就是一些原則性的套話，“加強管理，加強溝通、及時跟蹤”等等，沒有任何實質性東西，把許多寶貴的經驗白白地給丟掉了。
    如果項目失敗，一些項目經理也只是抱怨運氣、環(huán)境或者團隊配合不好客戶刁難，很少系統(tǒng)地分析總結，或者不知道怎樣總結，以至于同樣的問題不斷出現(xiàn)。也許，靜下心來好好總結一下，我們可以學到很多東西。
    由于項目的獨特性，項目常常沒有可以完全照搬的先例，將來也不會再有完全相同的重復。即使我們認為的某些項目中的重復部分，也有各自的獨特之處，任何教科書都無法替你面面俱到。因此，及時有效的項目總結，就是亡羊補牢或者下次防患未然的法寶。
    在2004年3月我負責實施的海南省儋州市校校通工程，就是一個項目中存在大量重復部分的典型。儋州市校校通工程第一期的主要任務是在儋州市各區(qū)縣的28所中小學完成信息化建設，其中僅3所規(guī)模較大的學校建設校園網，其他學?；緸殡娔X教室建設。在此前，雖然我們項目組已經有海口校校實施的成功經驗，但是不僅?？诤唾僦蓓椖看嬖诓恍〉牟顒e，儋州各學校之間也各有不同之處。無論是溝通方案還是施工方案都要根據實際情況做針對性調整，不能完全照搬以前的經驗。
    在該項目的實施過程中我們體會到：
    不能等到項目結束才進行，項目的每個階段都要進行適當?shù)目偨Y，保證有價值的經驗教訓能夠及時地轉變?yōu)槌晒ν瓿身椖康哪芰?。由于項目必須趕在學校開課前完成，時間緊任務急。該項目分成兩個小組實施，在項目實施過程中，項目組成員及時溝通總結，分享成功的經驗，也及時提醒他人忽視的地方，避免重蹈覆轍，防患于未然。雖然項目實施過程中不足不少，但基本做到了不在同一處跌到，不在類似的事情上犯同樣的錯誤。最終僅用40天就圓滿完成任務。
    事后歸檔是必不可少的，但項目總結可以采取多種溝通形式，不一定要完全正式的總結會和總結報告。大家在一起閑聊時，話匣子一打開，很容易變成了一個控訴會，項目組把所受的委屈，尤其是來自客戶方面的，統(tǒng)統(tǒng)發(fā)泄出來。此時，作為項目經理，要引導控制好談話方向，最后一定要實質性的結論，把原來發(fā)泄出的各種意見變成得系統(tǒng)化的建議或解決方法。不要“不要相信供應商的承諾、對客戶的無禮要求應拒絕”等沒有指導意義的結論，而要得到“如何促使甚至幫助供應商履行承諾，如何響應客戶的無禮要求而不影響項目實施”等具體可操作的方法。考試大編輯整理
   項目總結是進行風險識別的有效方法，各種與計劃的偏差尤其要加以認真分析。比如，出于成本考慮，我們在儋州沒有設倉庫，要求供應商按需發(fā)貨。有一次廣州供貨商延遲了兩天供貨，原因是由于禽流感爆發(fā)，海口港加強檢查力度和對進島強制消毒所致。我們及時地將這種情況加入風險列表，提醒其他所有項目組注意，下次請求發(fā)貨前注意及時了解海口港的通行情況，調整供貨商的發(fā)貨時間。