OA+ERP”整合優(yōu)化銷售訂單管理

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OA+ERP”整合優(yōu)化銷售訂單管理
 
　　公司ERP上線至今已4年了，4年之間，公司的業(yè)務(wù)每年20%-30%的快速發(fā)展，組織架構(gòu)也在不斷的變動(dòng)調(diào)整之中。作為一家2B業(yè)務(wù)銷售的企業(yè)，當(dāng)業(yè)務(wù)規(guī)模越來(lái)越大，銷售管理部門(mén)對(duì)ERP系統(tǒng)中的訂單管理現(xiàn)狀開(kāi)始提出了表現(xiàn)出不滿：
 
　　訂單審批工作量巨大，銷售總監(jiān)希望“減負(fù)”。一方面，不是所有的訂單都需要他做審批，公司亦要求根據(jù)訂單的金額、是否符合公司價(jià)格策略等不同的條件走不同的審批路徑;所以很多時(shí)候?qū)徟?，變成例行公?而另一方面，雖然ERP提供強(qiáng)大的報(bào)表工具，但在審批過(guò)程中，這些數(shù)據(jù)無(wú)法直觀呈現(xiàn)給審批者，嚴(yán)重影響審批速度。審批量大而操作復(fù)雜，讓銷售總監(jiān)苦不堪言。
 
　　大量的未成交客戶信息被流放。在形成訂單之前的絕大多數(shù)客戶數(shù)據(jù)缺乏系統(tǒng)的記錄和跟蹤手段，客戶信息私有化、斷層現(xiàn)象嚴(yán)重。
 
　　無(wú)底的銷售漏斗。銷售訂單是在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行管理，而銷售機(jī)會(huì)管理和設(shè)備出庫(kù)管理與銷售訂單無(wú)關(guān)聯(lián)，無(wú)法判讀銷售機(jī)會(huì)是否真的成功簽單，實(shí)際簽單的真實(shí)情況均無(wú)法判斷，這直接導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)節(jié)點(diǎn)不一，而每個(gè)季度的業(yè)績(jī)核算總是忙翻天。
 
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　　不僅僅是來(lái)自用戶的壓力，還有令人最肉疼的用戶許可費(fèi)也讓人抓狂。隨著業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴(kuò)張，系統(tǒng)用戶數(shù)亦不斷增長(zhǎng)，而銷售人員的用戶占比亦直線上升，費(fèi)用水漲船高。看來(lái)，優(yōu)化訂單管理勢(shì)在必行。
 
　　上海OA流程優(yōu)化銷售過(guò)程管理
 
　　在數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)和流程管理方面占據(jù)優(yōu)勢(shì)的協(xié)同OA成為絕佳的實(shí)踐基地。2011年初泛普OA系統(tǒng)正式上線。不同于ERP系統(tǒng)上孤立的訂單管理，在泛普協(xié)同OA系統(tǒng)平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)了從商機(jī)提交、到采購(gòu)、報(bào)價(jià)審批、訂單審批、出庫(kù)申請(qǐng)等整個(gè)銷售過(guò)程的跟蹤式管理。
 
 
 
　　上海OA的非線性思維
 
　　如果說(shuō)ERP的流程管理是線性思維，那么上海協(xié)同OA則是典型的非線性思維，流程信息互通的能力讓協(xié)同OA在過(guò)程化的管理中占據(jù)優(yōu)勢(shì)。也因此，在上海協(xié)同OA平臺(tái)上，從商機(jī)提交流程、銷售訂單流程、出庫(kù)流程以至缺貨采購(gòu)/生產(chǎn)流程并不是一個(gè)個(gè)孤立的流程，而是環(huán)環(huán)相扣，在各個(gè)部門(mén)各個(gè)流程節(jié)點(diǎn)之間搭起一座隱形的橋梁，共同服務(wù)于的一系列流程。比如，商機(jī)流程提交上來(lái)的客戶信息，可以在銷售訂單審批流程中自動(dòng)獲取，客戶聯(lián)系人信息與客戶信息聯(lián)動(dòng)，選擇客戶自動(dòng)帶動(dòng)聯(lián)系人信息;比如，出庫(kù)發(fā)貨流程關(guān)聯(lián)商機(jī)信息，追溯整個(gè)的商機(jī)轉(zhuǎn)化過(guò)程。
 
　　上海OA的靈活性
 
　　在一般情況下，業(yè)務(wù)人員按照銷售政策洽談?dòng)唵?，在政策允許的范圍內(nèi)，訂單審批流程極度簡(jiǎn)化，而當(dāng)銷售訂單大于多少金額、優(yōu)惠力度觸及價(jià)格底線，或者客戶潛在價(jià)值很大，需要公司在價(jià)格或者產(chǎn)品服務(wù)商給予支持，而恰恰又超過(guò)了區(qū)域經(jīng)理的權(quán)限范圍，這個(gè)時(shí)候往往需要提交銷售總監(jiān)甚至更高級(jí)別的管理者去審批。如果在ERP系統(tǒng)里邊，好幾條流程也未必能夠圓滿地解決這個(gè)問(wèn)題，而在協(xié)同OA系統(tǒng)里邊，一個(gè)流程就已足夠。流程提交后系統(tǒng)根據(jù)實(shí)現(xiàn)定義好的出口條件，如訂單金額、客戶屬性等自主決定流程路徑和流程審批人，銷售總監(jiān)的審批工作量大大降低。
 
　　開(kāi)放與融合
 
　　上海OA與ERP，一個(gè)關(guān)注過(guò)程、一個(gè)關(guān)注結(jié)果，雙劍合璧，才能做好銷售訂單管理。不管在協(xié)同OA系統(tǒng)還是ERP系統(tǒng)，客戶信息、價(jià)格信息、訂單信息、財(cái)務(wù)信息始終貫穿整個(gè)銷售過(guò)程，而要實(shí)現(xiàn)這些信息的統(tǒng)一，而好的訂單管理一定是能夠把過(guò)程性的結(jié)果給到結(jié)果性的系統(tǒng)，同時(shí)讓結(jié)果性的數(shù)據(jù)為過(guò)程性的工作提供支撐。比如：通過(guò)協(xié)同OA與ERP系統(tǒng)在數(shù)據(jù)層面的互通與流程調(diào)用，在訂單審批流程中可以快速調(diào)用ERP系統(tǒng)中的客戶信息、價(jià)格信息，以及以往的報(bào)表記錄;流程在流程審批結(jié)束后，流程中的訂單數(shù)據(jù)自動(dòng)寫(xiě)入ERP進(jìn)行處理，ERP中會(huì)增加相應(yīng)的訂單數(shù)據(jù)。