園林公司引進(jìn)OA簡(jiǎn)化和規(guī)范工作流程

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隨著公司人員、工程項(xiàng)目的增多、部門(mén)崗位的不斷細(xì)化，內(nèi)部管理協(xié)調(diào)難度日益加大。為解決這些問(wèn)題，園林公司決定引進(jìn)OA辦公系統(tǒng)，簡(jiǎn)化和規(guī)范工作流程，提升整體管理水平。

OA辦公協(xié)同調(diào)試完畢并正式上線運(yùn)行。鑒于公司行業(yè)特點(diǎn)，最大化較少紙質(zhì)文件的傳遞，使流程項(xiàng)目與部門(mén)需求相匹配，計(jì)劃的制定與合同審批規(guī)范化，避免出現(xiàn)合同未申就發(fā)，項(xiàng)目計(jì)劃與合同要求錯(cuò)位，依據(jù)合同監(jiān)督工程質(zhì)量，成為OA系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的討論重心。最終，項(xiàng)目小組成員與OA技術(shù)支持開(kāi)發(fā)商OA軟件方面技術(shù)人員結(jié)合實(shí)際情況，通過(guò)前期調(diào)查、基礎(chǔ)信息準(zhǔn)備、辦公業(yè)務(wù)需求調(diào)研、流程梳理等步驟后，討論制定出了一套完整的實(shí)施方案。人力行政總監(jiān)李鑫介紹說(shuō)：“項(xiàng)目小組在前期調(diào)研中做了很多工作，就OA系統(tǒng)可行性等問(wèn)題進(jìn)行了深入而廣泛的討論，并向工程系統(tǒng)15位總監(jiān)及經(jīng)理下發(fā)了調(diào)查問(wèn)卷。后期系統(tǒng)數(shù)據(jù)搭建錄入等實(shí)施階段性調(diào)試過(guò)程也得到了公司各相關(guān)職能部門(mén)的全力配合、積極響應(yīng)。”為了確保OA系統(tǒng)第一批上線流程的運(yùn)行順暢，11月17日，公司召開(kāi)了上線培訓(xùn)。在培訓(xùn)會(huì)上，項(xiàng)目小組負(fù)責(zé)人員分別就相應(yīng)流程模塊及注意事項(xiàng)進(jìn)行了詳細(xì)介紹。
OA系統(tǒng)的一個(gè)顯著特點(diǎn)是改變了傳統(tǒng)的辦公方式，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化網(wǎng)上辦公。項(xiàng)目小組成員夏巍表示：“系統(tǒng)上線后，所有流程必須通過(guò)OA上報(bào)審批，取消使用紙質(zhì)單據(jù)，實(shí)現(xiàn)信息的快速傳遞。OA辦公系統(tǒng)的推行結(jié)合了公司多人、多部門(mén)、跨地域的實(shí)際情況。該系統(tǒng)能夠完成企業(yè)內(nèi)部的郵件通信、信息發(fā)布、文檔管理、工作流程自動(dòng)化等工作，幫助高層領(lǐng)導(dǎo)垂直透視到各部門(mén)員工的工作情況，包括任何相關(guān)任務(wù)的進(jìn)展情況、完成情況、各種細(xì)節(jié)問(wèn)題、任務(wù)追蹤等。這樣既有效節(jié)約了時(shí)間、人力等應(yīng)用成本，又大大提升企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率，集中解決了人員操作效率低下，工作相關(guān)資料不能有效和統(tǒng)一的管理，工作流程審批意見(jiàn)不能完整的保存并歸檔等問(wèn)題。
在園林公司領(lǐng)導(dǎo)和員工的積極配合下，園林OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)企業(yè)制度落地，優(yōu)化辦公流程，減少重復(fù)工作，完善管控體系和提高工作效率都將起到推動(dòng)作用。