電子文檔管理軟件的步驟

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　　確定電子文檔管理軟件角色確保您的計劃中包含組織的重要項目負(fù)責(zé)人的反饋意見，您具有適當(dāng)?shù)膱F(tuán)隊來實現(xiàn)解決方案，并且您知道誰將參與電子文檔管理軟件過程。有關(guān)創(chuàng)建電子文檔管理軟件規(guī)劃團(tuán)隊的詳細(xì)信息，請參閱確定電子文檔管理軟件參與者和項目負(fù)責(zé)人。

　　分析文檔用途在確定使用文檔的人員后，確定他們使用的文檔類型以及使用方式。有關(guān)詳細(xì)信息，請參閱分析文檔用途。

　　規(guī)劃文檔的組織結(jié)構(gòu)您可以將文檔放在庫、團(tuán)隊網(wǎng)站和門戶網(wǎng)站中。泛普軟件泛普OA系統(tǒng)電子文檔管理系統(tǒng)提供了一系列文檔組織和存儲功能，從專門的網(wǎng)站(如記錄庫)到自由格式文檔庫(用于特殊文檔創(chuàng)建和協(xié)作)。在一個庫中，您可以進(jìn)一步將內(nèi)容劃分到文件夾和子文件夾中。有關(guān)詳細(xì)信息，請參閱規(guī)劃文檔庫。

　　規(guī)劃如何在各位置之間移動內(nèi)容在文檔生命周期的不同階段中，可能需要將文檔從一個網(wǎng)站或庫移動到另一個網(wǎng)站或庫。例如，發(fā)布過程可能包括將文檔從暫存網(wǎng)站移動到公共Internet網(wǎng)站。如果在網(wǎng)站之間移動內(nèi)容時需要將內(nèi)容從一種格式轉(zhuǎn)換為另一種格式，則您還需要規(guī)劃內(nèi)容轉(zhuǎn)換。有關(guān)詳細(xì)信息，請參閱主題規(guī)劃文檔庫中的“規(guī)劃內(nèi)容的流動”。

　　電子文檔管理軟件規(guī)劃內(nèi)容類型使用內(nèi)容類型來組織有關(guān)文檔類型的信息，如元數(shù)據(jù)、文檔模板、策略和工作流程。這是幫助您在整個組織中組織文檔和實施一致性所必不可少的步驟。有關(guān)詳細(xì)信息，請參閱規(guī)劃內(nèi)容類型。

　　規(guī)劃內(nèi)容控制您可以為每種內(nèi)容類型和存儲位置規(guī)劃適當(dāng)?shù)目刂萍墑e。例如，對于文檔庫，您可以計劃要求簽入和簽出以及使用信息權(quán)限管理來防止未授權(quán)分發(fā)文檔。有關(guān)詳細(xì)信息，請參閱規(guī)劃版本控制、內(nèi)容審批和簽出。

　　規(guī)劃工作流通過為組織規(guī)劃工作流，當(dāng)每個參與者在文檔的生命周期中進(jìn)行協(xié)作時，您可以控制和跟蹤文檔在團(tuán)隊成員之間移動的方式。泛普軟件泛普OA系統(tǒng)包括適用于一般團(tuán)隊任務(wù)的工作流，如審核和批準(zhǔn)文檔。泛普軟件泛普OA系統(tǒng)還支持創(chuàng)建和安裝自定義工作流。有關(guān)詳細(xì)信息，請參閱為電子文檔管理軟件規(guī)劃工作流。

　　規(guī)劃策略對于每種內(nèi)容類型，應(yīng)規(guī)劃信息管理策略，以確保文檔獲得適當(dāng)?shù)膶徲?、保留，或者根?jù)組織的機(jī)構(gòu)要求和法律要求處理文檔。泛普軟件包含實現(xiàn)審計、文檔保留、標(biāo)簽和條形碼等的策略(以確保所打印的內(nèi)容可以與文檔庫中的相應(yīng)版本相關(guān))。有關(guān)詳細(xì)信息，請參閱規(guī)劃信息管理策略。