如何評價辦公自動化軟件的易用性

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隨著辦公自動化軟件的日漸普及，辦公自動化軟件的易用性也受到前所未有的關(guān)注。作為成熟辦公自動化軟件的重要標志，易用性成為評價辦公自動化軟件質(zhì)量的重要標準，甚至成為某些用戶辦公自動化軟件選型的關(guān)鍵要素，那么如何評價其易用性呢？我們認為，易理解性是辦公自動化軟件易用的基礎(chǔ)，它主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

辦公自動化軟件的宣傳資料：

宣傳資料應(yīng)實事求是，言簡意賅，而不是過度包裝，描繪理想化的景象。但是很多辦公自動化軟件為用戶提供的方案書上，為了顯示自己的先進性，堆砌了一大堆抽象、時髦的概念和理論，并片面夸大辦公自動化軟件的作用，好像無所不能，想以此“震住”用戶，卻搞得用戶云里霧里。

辦公自動化軟件的功能名稱：

功能名稱和圖標應(yīng)該直接、明了，沒有歧義，容易理解，讓用戶一看就知道是干什么的，而不是猜測其作用。但是很多辦公自動化軟件對用戶特點不夠了解，公文、文件、消息和通告等混淆不清。

辦公自動化軟件的使用手冊：

使用手冊應(yīng)該站在讀者的角度，充分考慮普通用戶的接受水平，語言直白、描述細致、邏輯清晰，盡量避免專業(yè)術(shù)語。

辦公自動化軟件的易學(xué)習(xí)性：

易學(xué)習(xí)性是與用戶為學(xué)習(xí)辦公自動化軟件應(yīng)用（例如運行控制、輸入、輸出）所花的努力有關(guān)的軟件屬性。易學(xué)習(xí)的辦公自動軟件要求用戶進入操作界面后一目了然，能夠很直觀、很容易的找到自己要使用的功能菜單，很方便的完成操作。

辦公自動化軟件的易操作性：

易操作性是與用戶為操作和運行控制所花的努力有關(guān)的軟件屬性。該特征要求辦公自動化軟件的人機界面友好、界面設(shè)計科學(xué)合理以及操作簡單等。因為以上特征，操作性強的辦公自動化軟件可以讓用戶直接根據(jù)窗口提示上手使用，無需過多的參考使用說明書和參加培訓(xùn)。而操作性差的辦公自動化軟件則使用起來磕磕絆絆，別別扭扭。易操作的辦公自動化軟件默認和可選項多，就是允許管理員設(shè)置很多默認和可選內(nèi)容，這樣操作者就盡量避免了過多的手工操作，只要選擇一個選項即可。比如公文流轉(zhuǎn)中管理員可以把公文模板設(shè)置的盡量詳細些，可以設(shè)置默認主題和流程，可以設(shè)置審批動作，這樣普通用戶只要調(diào)出模板，填填空、選選按鈕就可以了。

總之，辦公自動化軟件的功能雖然越來強大，操作卻應(yīng)該越來越簡單。對辦公自動化軟件來說，其最高境界就是做到“零手冊”，即無需手冊的幫助，就能夠直接上手使用，這就要求辦公自動化軟件做到“所想即所見，所見即所得”。也就是說你想它應(yīng)該是怎么實現(xiàn)的，它就是怎么實現(xiàn)的，你想它應(yīng)該是什么作用，它就是什么作用。