保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)成功與高效實(shí)施(一)

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　　如何保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的成功實(shí)施?在中國(guó)，很多企業(yè)早已經(jīng)用上了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)幫助企業(yè)人員日常辦公，從最初的單機(jī)版的辦公軟件到現(xiàn)在的B/S架構(gòu)，從用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的文檔處理到實(shí)現(xiàn)辦公流程審批、信息發(fā)布、日常辦公、移動(dòng)辦公等，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了一個(gè)質(zhì)的飛躍。各企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)信息化陸陸續(xù)續(xù)上了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，但是在中國(guó)到講，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的高實(shí)施率，低效用率，更上一些中小型企業(yè)望而卻步。許多企業(yè)在上了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之后，確實(shí)是實(shí)施上了，但是很多模塊卻成了“聾子的耳朵——擺設(shè)”，他們只用到其中的一個(gè)或兩個(gè)模塊。如何才能保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)成功實(shí)施與高效率實(shí)施?以下作幾點(diǎn)建議：

　　1. 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)，領(lǐng)導(dǎo)要足夠的重視。

　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)要求所有員工都充分使用的系統(tǒng)，他并非一個(gè)一個(gè)專(zhuān)業(yè)的，僅屬少數(shù)人使用的系統(tǒng)，包括公司領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、普通員工都要充分的使用，才能顯現(xiàn)本系統(tǒng)的優(yōu)良特性和使用效果。

　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中大量的業(yè)務(wù)都是用工作流的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)的，整個(gè)流程的重要環(huán)節(jié)和核心往往是公司領(lǐng)導(dǎo)，如果公司領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有足夠重視，帶頭使用，則普通員工的使用積極性會(huì)大受挫折。無(wú)法保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用效果和大家使用此辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的熱情。

　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中所處理的事務(wù)大部分是人們?cè)谝郧暗氖止し绞睫k公時(shí)就在做著的事情，但是通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，手段更加先進(jìn)，工作效率更高，可是因?yàn)樯贁?shù)員工因循守舊，往往放著更現(xiàn)代的工具不用，繼續(xù)使用傳統(tǒng)、落后、低效的手工方式，導(dǎo)致在系統(tǒng)投入使用很長(zhǎng)時(shí)間以后，大家的普遍變工效率仍舊沒(méi)有提高。這也需要公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其部屬監(jiān)督、堵塞他們使用落后辦公方式的途徑。

　　2. 系統(tǒng)的實(shí)施，有全面的規(guī)劃，各系統(tǒng)之間功能定界明確

　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)企業(yè)、公司所使用的多個(gè)軟件系統(tǒng)之一。他所能之處是日常辦公業(yè)務(wù)的電子化。其他如財(cái)務(wù)、生產(chǎn)方面還有許多專(zhuān)門(mén)的軟件，他們有著與辦公自動(dòng)化軟件各自擅長(zhǎng)的不同方面，是相互不可替代的。

　　可利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)做整合的平臺(tái)和門(mén)戶(hù)。但是在功能規(guī)劃方面應(yīng)該揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分的發(fā)揮辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在工作流和文檔管理方面的優(yōu)勢(shì)，而不要去生硬的去處理過(guò)多的如財(cái)務(wù)、生產(chǎn)等方面它所不擅長(zhǎng)的功能。

　　3. 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)施的過(guò)程也是一個(gè)內(nèi)部管理改革和完善的過(guò)程

　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用不同于其他一般的軟件系統(tǒng)的使用。他本身就是一個(gè)管理軟件，在其需求調(diào)研和開(kāi)發(fā)、使用過(guò)程中會(huì)發(fā)生許多與現(xiàn)有的管理模式和方法相互有沖突的地方。原因既有原管理方式不夠科學(xué)和合理的地方，也有少量因?yàn)檐浖δ芩薏荒苓_(dá)到所要求功能的方面。

　　為充分使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)推廣使用之后，企業(yè)的管理水平能上一個(gè)新的臺(tái)階，需要在開(kāi)發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的過(guò)程中:

　　1.充分的分析現(xiàn)有的管理模式和方法，把優(yōu)化以后的模型用軟件的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)

　　2.在系統(tǒng)使用的同時(shí)，要配合的出一些新的管理和規(guī)定，同時(shí)對(duì)原管理制度和體制中不合理的地方做相應(yīng)的調(diào)整，使得管理制度更加完善，而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)充當(dāng)了管理工具的主體，相關(guān)的管理制度就是其輔助的工具和手段。

　　4. 分步實(shí)施，循序漸進(jìn)，不急于求成

　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)是一個(gè)過(guò)程，他不是一個(gè)結(jié)果性的東西。它是隨著大家的管理水平、應(yīng)用水平的提高、使用效果也逐漸顯現(xiàn)的一個(gè)過(guò)程。而在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用到一定的階段和水平之后，新的管理問(wèn)題和業(yè)務(wù)需求又成為推動(dòng)此辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)一步前進(jìn)的重要?jiǎng)恿Α?/p>

　　而一個(gè)企業(yè)的管理水平的提升、應(yīng)用水平的提升也是一個(gè)不間斷的過(guò)程，沒(méi)有絕對(duì)的止境，并且他是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，不能要求某一天以后，大家的管理和應(yīng)用水平就突然來(lái)了一個(gè)躍升。