協(xié)同辦公管理軟件選型時的五大注意點

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2010年初始，我國國內(nèi)第一份針對中國企業(yè)信息化成熟度現(xiàn)狀的調(diào)研報告《2009年中國企業(yè)信息化指數(shù)調(diào)研報告》新鮮出爐。報告對我國企業(yè)信息化20多年的歷程做了詳細的調(diào)研和分析，它指出：2009年中國企業(yè)信息化綜合指數(shù)為40.46，整體信息化成熟度仍處于中等線下狀態(tài)。阻礙企業(yè)信息化發(fā)展的原因主要有這幾個方面：企業(yè)對其所處的業(yè)務(wù)發(fā)展階段和信息化應(yīng)用階段的關(guān)系認(rèn)識不清晰企業(yè)信息化應(yīng)用范圍小，主要集中在財務(wù)、簡單的物流、供應(yīng)鏈這樣的領(lǐng)域，而大量的領(lǐng)域沒有信息化;企業(yè)IT治理欠佳，企業(yè)中高層管理人員信息化和程度低等，目前信息化主要是基層人員在用，而真正信息化能夠發(fā)揮作用的，對企業(yè)絕對能夠發(fā)揮作用的中高層人員，其實對信息化的參與度非常之低，這也導(dǎo)致了信息化成熟度偏低。　　

企業(yè)信息化有四個發(fā)展階段：基礎(chǔ)應(yīng)用階段、關(guān)鍵應(yīng)用階段、擴展應(yīng)用階段、整合應(yīng)用階段。目前中國的企業(yè)信息化發(fā)展階段，主體是處于擴展應(yīng)用優(yōu)化的階段。企業(yè)面臨著怎么去擴展信息化應(yīng)用的問題，從原來的單點應(yīng)用，或者是某一兩條線的應(yīng)用全面擴展到面的應(yīng)用。怎么樣讓中高層參與信息化的應(yīng)用，也是非常重要的，提高企業(yè)中高層人員的信息化應(yīng)用參與度對于提升信息化的成熟度作用不可忽視。協(xié)同應(yīng)用就是一個可以快速擴展企業(yè)信息化應(yīng)用范圍的應(yīng)用之一。協(xié)同應(yīng)用是基于全民的應(yīng)用，目前，協(xié)同辦公管理應(yīng)用以其簡單易用、高效協(xié)作、全員應(yīng)用的特征，已經(jīng)發(fā)展成為企業(yè)信息化的基本構(gòu)架。根據(jù)計世資訊(CCW Research)的研究報告《2009-2010年中國協(xié)同軟件市場發(fā)展趨勢研究報告》研究表明， 2009年中國協(xié)同辦公軟件市場同比增長48.7%?？梢娖髽I(yè)用戶對協(xié)同軟件的需求非常旺盛。

中國有句古語說的好：授人以魚不如授人以漁。針對目前市場上涌現(xiàn)出的五花八門的協(xié)同軟件，這里向大家簡單介紹一下企業(yè)在選擇協(xié)同管理軟件時應(yīng)該注意的幾點：

1. 究其本源，選軟件就是選思想

萬事萬物的生成都不是空尋來風(fēng)，必有其生成的本源。人們根據(jù)能量轉(zhuǎn)化原理發(fā)明了蒸汽機;根據(jù)人眼的殘留效應(yīng)發(fā)明了電視機;根據(jù)流動力學(xué)的原理發(fā)明了飛機。問渠哪得清如水，為有源頭活水來，協(xié)同辦公管理軟件當(dāng)然也不例外，它的存在和盛行也必有一套強大的理論系統(tǒng)做支撐。目前市場上對協(xié)同管理軟件生成源頭做出最科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)解釋的應(yīng)該是OA軟件軟件。它認(rèn)為協(xié)同管理軟件是以“組織行為學(xué)”為源頭，進而對組織行為中的角色、事件、資源、流程、規(guī)則、狀態(tài)、結(jié)果等要素進行管理。根據(jù)中國特有的“柔性”文化特點和西方特有的“剛性”科學(xué)管理方法有機結(jié)合起來，OA軟件還剛?cè)岵摹岸芾怼蹦Ｊ?，?chuàng)造了“情、法、理”和諧統(tǒng)一的協(xié)同管理新境界。

2. 理性選型，從企業(yè)切身需要出發(fā)

很多企業(yè)在選型會犯類似這樣一個錯誤，這里舉一個小例子說明：

企業(yè)決策者： 我們企業(yè)目前需要解決的核心問題是因為部門較多導(dǎo)致協(xié)同工作量巨大、因為異地管理導(dǎo)致溝通不暢、審批效率低，管理難度加大等問題。

軟件推銷員A: 我們XX軟件，就是專門解決類似于您這種管理溝通協(xié)作難題的。我們通過“表單+流程”的固定模板協(xié)同，可以將原來常用的表格轉(zhuǎn)移到協(xié)同辦公平臺上，從而實現(xiàn)全部網(wǎng)上填寫與發(fā)送，員工就不用再“千里傳真”了，能省下不少辦公費用。而且我們還將審批流程固化，這樣相關(guān)部門管理者就可以根據(jù)規(guī)范流程，逐步審批了。所以您不管身處何地，只要接入網(wǎng)絡(luò)登陸我們XX軟件，就可以輕松掌控企業(yè)一切的情況，您的問題也就迎刃而解了。同時我們xx軟件價格也比較合理，是性價比相當(dāng)高的一款軟件。

軟件推銷員B: 我們XX軟件，功能很多，除了有日常管理的版塊還有企業(yè)商品采購、商品進出口管理、客戶關(guān)系管理等眾多版塊，真所謂是“xx軟件在手，賺錢再也不愁”。因為我們xx軟件功能眾多，價格就相較于其它軟件高一些。

企業(yè)決策者聽完兩家軟件銷售者的介紹，思來想去，覺得軟件B雖然價格貴，但是功能多，最終花重金購買了軟件B.結(jié)果效果并不理想，原本想要解決的核心問題仍然存在。

從上面的例子我們不難發(fā)現(xiàn)，面對商家的各種忽悠，消費者在選型時缺乏理性，是導(dǎo)致軟件選型失敗的最主要原因之一。企業(yè)選軟件要“對癥下藥”，所謂對癥下藥就是要根據(jù)企業(yè)的真實需要，迫切需求選擇最適合最有效的解決方案。雖然有些軟件廠商的產(chǎn)品功能很豐富，但是企業(yè)自身的核心需求只有那么多，如果為了一個10萬元的需求去買一個100萬元的功能，那么多出來90萬元的功能就是食之無味，棄之可惜的雞肋。

3. 全員普及，軟件是否簡單易用

目前市場上很多軟件產(chǎn)品操作起來異常復(fù)雜，通常僅單單教會企業(yè)決策者一方熟悉掌握就需要花費很長一段時間，更不要說讓企業(yè)全體上下浩浩蕩蕩的大隊伍去熟練運用。很多企業(yè)在選擇完協(xié)同軟件之后卻因為實時操作太復(fù)雜無法全員化使用而最終放棄。OA軟件軟件就是一款既簡便又方便實用的協(xié)同辦公管理軟件，經(jīng)過10幾分鐘的簡單學(xué)習(xí)，就能掌握主要操作方法。它基于組織行為學(xué)原理，采用“表單+流程”的規(guī)范流程，既能完成剛性的流程化審批(剛性管理)，又能依據(jù)現(xiàn)實的情況在剛性流程的基礎(chǔ)上進行“加簽”“會簽”“意見振蕩”等柔性的調(diào)整(柔性管理)，還可以根據(jù)審批的實際執(zhí)行情況對流程做出調(diào)整和優(yōu)化，進行流程再造，實現(xiàn)“剛?cè)嵯酀钡挠袡C結(jié)合，簡單易用具有很強的可操作性，是實現(xiàn)企業(yè)全員信息化的最佳拍檔。

4. 將遇良才，選軟件也是選伙伴

客觀的說，選軟件在很大程度上也就是選合作伙伴。也只有真正有實力的務(wù)實的軟件廠商才能向它的客戶提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。OA軟件軟件作為協(xié)同管理軟件領(lǐng)域里的旗幟廠商，始終堅持將解決客戶的切身需求作為企業(yè)第一要務(wù)，8年來兢兢業(yè)業(yè)，勤勤懇懇，只做產(chǎn)品，不作秀，也因此取得了“協(xié)同辦公軟件領(lǐng)域連續(xù)五年市場占有率第一“的不凡成績。事實證明：只有腳踏實地才能贏得市場，金杯銀杯都不如客戶的口碑。

5. 與時俱進，軟件是否適合企業(yè)的長期發(fā)展需要

很大一部分企業(yè)在選擇協(xié)同軟件時，只知道一味的殺價，卻忘了考慮自己選擇的這一款軟件是否適合企業(yè)的長期發(fā)展需要。所以很多企業(yè)吃虧上當(dāng)就是因為選擇了低于市場價很多的協(xié)同軟件，只看到眼下省出的這點錢，卻看不到身后要填的無底洞。每一個企業(yè)不管大小都有自己的戰(zhàn)略目標(biāo)和方向，這一目標(biāo)可能在短期內(nèi)無法實現(xiàn)，需要一個量的積累才能化繭成蝶達成一個質(zhì)的飛躍。協(xié)同軟件作為企業(yè)成長和管理的助推器，就必須也具備這個“與時俱進”的能力，而不是用個一年兩載就以跟不上企業(yè)發(fā)展的腳步，提前“下崗 ”了。所以消費者在選擇協(xié)同軟件時一定要根據(jù)企業(yè)的長期發(fā)展戰(zhàn)略，選擇能長期輔佐自己的“妻子 ”。

上述針對協(xié)同軟件選型時的拙見，希望在您發(fā)愁該如何選擇協(xié)同軟件時有所幫助。