后OA時(shí)代即將到來了

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　　要了解什么是后OA時(shí)代，我們首先從OA的發(fā)展歷史來認(rèn)識它的由來、現(xiàn)狀、以及未來的方向。

　　辦公自動(dòng)化(Office Automation，簡稱OA)是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動(dòng)化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域。在行政機(jī)關(guān)中，大都把辦公自動(dòng)化叫做電子政務(wù)，企事業(yè)單位就都叫OA，即辦公自動(dòng)化。

　　Groupware(群件)是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)軟件概念，它定義了由一組(群)人使用的應(yīng)用程序。它本身是基于這樣一個(gè)設(shè)想的：因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)連接用戶，這些用戶應(yīng)當(dāng)通過網(wǎng)絡(luò)互相操作，作為一個(gè)整體而提高組的工作效率。比如：電子郵件是一個(gè)很好的群件例子。它能使用戶間相互通信和協(xié)調(diào)活動(dòng)。 一個(gè)真正的群件允許不同系統(tǒng)上的用戶能在一個(gè)組織、工作或事件上交互和協(xié)調(diào)工作。

　　可以說，OA是國內(nèi)特有的概念，技術(shù)上則經(jīng)由群件(Groupware)演變而來，終而成為一個(gè)本土化，合乎中國企業(yè)特色的管理軟件類別。

　　OA在原有Groupware的技術(shù)基礎(chǔ)上，做了很好的沿承和擴(kuò)展，在國內(nèi)企業(yè)的信息化管理中，具有功不可沒的作用，甚至成為企業(yè)信息化管理中的必需品。它不僅僅提高了企業(yè)的辦公效率，并在流程審批、協(xié)同工作、公文管理、溝通工具、文檔管理、信息中心等方面解決了傳統(tǒng)企業(yè)紙質(zhì)化辦公困境。但是，OA由于其本身定位和技術(shù)的限制，在很多方面逐漸暴露出了一個(gè)作為過渡性管理軟件的明顯不足：

　　1.流程管理的深度和廣度：流程是OA系統(tǒng)的核心，但由于OA產(chǎn)品普遍缺乏專業(yè)的流程引擎，OA流程管理主要還是面向行政辦公范圍的審批流程，滿足人和人之間的表單傳遞和審批。與全面流程管理存在著巨大的差距。實(shí)際上，越來越多的企業(yè)發(fā)現(xiàn)，OA系統(tǒng)中的流程往往不夠靈活，難以有效支持復(fù)雜的流程，整合性差，出現(xiàn)流程孤島，往往后續(xù)還需要實(shí)施BPM業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)替代或者彌補(bǔ)OA系統(tǒng)的流程管理。

　　2.協(xié)同管理的工具化：OA主要借助于信息交流、即時(shí)通訊、工作任務(wù)等實(shí)現(xiàn)組織和團(tuán)隊(duì)的協(xié)作。協(xié)作仍然停留在工具和技術(shù)層面，缺乏從業(yè)務(wù)出發(fā)，對各種協(xié)同技術(shù)進(jìn)行整合，形成一體化協(xié)同(Unified Collaboration)。

　　3.信息管理的局限性：傳統(tǒng)OA依舊停留在文檔共享的層面上，遠(yuǎn)沒有達(dá)到真正意義上的知識和非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容管理的水平，更沒有涉及到企業(yè)大數(shù)據(jù)(Big Data)管理的高度，難以支撐企業(yè)信息資產(chǎn)的挖掘和有效利用。

　　大家知道，信息化管理技術(shù)主要來自于國外，發(fā)達(dá)國家的企業(yè)信息化要領(lǐng)先于我國企業(yè)，而這些海外企業(yè)的成功應(yīng)用的協(xié)同軟件不是群件Groupware， 更不是OA，而是ECM。比如，美國和歐洲很多發(fā)達(dá)國家的大型企業(yè)大部分已實(shí)施了ECM系統(tǒng)。

　　ECM是三位一體的新一代協(xié)同管理平臺

　　在國外，ECM是管理軟件中相對獨(dú)立、專業(yè)、發(fā)展迅猛的領(lǐng)域。ECM的演變不是一朝一夕的，Gartner Group在2001年給出了早期ECM的定義-企業(yè)內(nèi)容管理，將它定位為“運(yùn)用信息技術(shù)對貫穿企業(yè)的內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)建、捕獲、分發(fā)、客戶化以及管理的過程”。隨著ECM行業(yè)的不斷升溫，經(jīng)由眾多企業(yè)的反復(fù)實(shí)踐和驗(yàn)證，產(chǎn)品的不斷完善，到了2010年左右，ECM逐漸地被企業(yè)認(rèn)知為涵蓋流程、信息、協(xié)同管理的軟件平臺，而不再局限于“內(nèi)容”一個(gè)維度的概念。

　　根據(jù)權(quán)威機(jī)構(gòu)AIIM(美國信息及圖像管理協(xié)會(huì))對ECM的最新定義，ECM是涵蓋業(yè)務(wù)流程管理(BPM)、內(nèi)容管理、協(xié)同、搜索、記錄管理、數(shù)字資產(chǎn)管理(DAM)等多個(gè)方面的協(xié)同管理軟件。

　　從字面上來說，ECM主要針對企業(yè)信息的生命周期做全階段的協(xié)同管理。其中E代表Enterprise、M代表Management，而C則包含著三個(gè)維度的詮釋：

　　● Control/Compliance：控制/合規(guī)，基于BPM流程，通過標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的管理控制;

　　● Collaboration：協(xié)同，包括同步和異步，組織內(nèi)和組織外，系統(tǒng)內(nèi)和跨系統(tǒng)，移動(dòng)和固定，顯性和隱性，縱向和橫向，基于組織和跨組織，結(jié)構(gòu)和非結(jié)構(gòu)等八個(gè)方面的協(xié)同;

　　● Content：內(nèi)容/知識，以非結(jié)構(gòu)化的知識文檔管理為核心，體現(xiàn)了內(nèi)部知識和數(shù)據(jù)資源集成的協(xié)同管理。

　　我們通過下圖，可以看到Groupware、OA、ECM在協(xié)同軟件領(lǐng)域的演變歷史。