綜合輔導(dǎo):“一鍵式”企業(yè)管理

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核心提示：“一鍵式”建筑企業(yè)管理網(wǎng)上辦公系統(tǒng)使企業(yè)實現(xiàn)了真正意義上的“無紙化”辦公，幫助企業(yè)在有限資源下，控制運作成本，得到最大利潤。

文/張寶金  張建華

目前施工企業(yè)項目管理中存在著七大問題成為制約企業(yè)發(fā)展的瓶頸。一是在施工企業(yè)項目管理中，企業(yè)法人與項目經(jīng)理的責(zé)、權(quán)不明。有的是項目經(jīng)理權(quán)限過大，不受企業(yè)的控制和監(jiān)督；有的是企業(yè)法人隨意干涉項目管理的工作。二是企業(yè)利潤中心和成本中心的地位不明確。由于企業(yè)中標后的經(jīng)營管理全部放在項目上，且每個項目都獨立開立賬戶，企業(yè)的資金滯留于項目上，企業(yè)不能有效地利用現(xiàn)有的資金發(fā)揮作用，由于資金緊張，企業(yè)不得不向銀行貸款，從而增加成本。企業(yè)資源被割裂，集團優(yōu)勢得不到發(fā)揮。三是公司缺乏對工程項目進行遠程監(jiān)控手段，只得以包代管。項目經(jīng)理集人、財、物權(quán)于一身，其素質(zhì)的高低決定著項目管理的成敗。四是管理信息滯后且失真。由于公路行業(yè)的性質(zhì)，管理者無法迅速的在短時間內(nèi)了解工程施工情況，獲得想要的信息，從而不能及時發(fā)現(xiàn)管理過程中存在的問題，就更談不上解決問題了。再加上信息傳遞過程中的失誤或有意隱瞞真實情況的現(xiàn)象，使管理者要想得到真實的第一手資料更加困難。五是信息不暢通，管理層次多，成本開支大。企業(yè)管理者對本企業(yè)項目間資源不能及時做出宏觀調(diào)控，為了及時協(xié)調(diào)和管理工程項目，不得不增加管理層，同時也增加了成本。六是施工項目管理過程中，違規(guī)違紀現(xiàn)象嚴重。在市場經(jīng)濟的大朝中，國有企業(yè)或國有控股企業(yè)，由于種種原因，造成有法不依、有制度不執(zhí)行的現(xiàn)象嚴重，從而造成近幾年建筑施工企業(yè)屢屢出現(xiàn)大案要案。七是管理者的精力有限，無暇獲得更細的管理信息。

針對上述問題，我們引入PDCA的管理理念（P計劃預(yù)算、D交付執(zhí)行、C檢查控制、反饋分析），自行設(shè)計開發(fā)了“一鍵式”建筑企業(yè)管理網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，利用這一系統(tǒng)可以實現(xiàn)對施工項目的“一鍵式”管理，也就是集中的、可控的、及時的管理模式。針對建筑企業(yè)分散作業(yè)、各個項目部距離總部比較遠以及項目現(xiàn)場復(fù)雜、流動性大等業(yè)務(wù)特點，系統(tǒng)采用B/S和C/S相結(jié)合的體系架構(gòu)，數(shù)據(jù)庫采用SQLERVER2000?！耙绘I式”建筑企業(yè)管理網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，用戶可以在任何時間、任何地點，使用任何平臺的計算機，通過互聯(lián)網(wǎng)、完成施工管理所有業(yè)務(wù)操作，真正解決了建筑施工企業(yè)分散作業(yè)與集中管理的矛盾。

建立以經(jīng)營管理為核心網(wǎng)絡(luò)辦公平臺

“一鍵式”系統(tǒng)對工程實施動態(tài)管理，以各部門管理數(shù)據(jù)信息為基礎(chǔ)，對企業(yè)管理過程進行動態(tài)分析，解決了“信息孤島”的問題。在企業(yè)的經(jīng)營活動中，成本管理的作用是有組織地、系統(tǒng)地運用預(yù)測、計劃、控制、核算、分析、考核等方法，對構(gòu)成項目成本的各種要素及影響項目成本的各個環(huán)節(jié)實施管理，以達到降低成本，提高經(jīng)濟效益的目的。

“一鍵式”系統(tǒng)實現(xiàn)了公司自上而下的宏觀管理與微觀管理的結(jié)合，確保公司以經(jīng)營管理為核心。該系統(tǒng)做到了界面直觀、操作簡便、功能完備，對工程實施多角度的監(jiān)控，且簡單易學(xué)。

“一鍵式”系統(tǒng)是以樹形化管理為理念進行總體設(shè)計，以資金為主線貫穿企業(yè)管理的各個部門，使各管理部門、各施工單位管理人員如同在一個房間里辦公一樣。最高管理者可以利用電腦隨時隨地了解本企業(yè)本公司的任何信息，實實在在地抓住想要得到的本企業(yè)信息，而不用再找部門或者翻閱紙質(zhì)資料。

建立以項目管理為中心“一鍵式”網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)

所謂管理，實際上就是對信息的取得、統(tǒng)計、匯總、計算、分析和處理?！耙绘I式”建筑企業(yè)管理網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，能完全取代人工進行生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)的計算、處理和分析。

“一鍵式”系統(tǒng)針對建筑施工企業(yè)信息不暢，資源調(diào)配困難，管理控制滯后等情況，構(gòu)建了企業(yè)數(shù)字神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)，尤其是多個項目同期施工時，對內(nèi)實行人力、資金、物料、信息資源的統(tǒng)一規(guī)劃、管理、配置和協(xié)調(diào)，使信息技術(shù)與管理業(yè)務(wù)流程相互整合，提高企業(yè)管理效率。另外，系統(tǒng)可以對外埠工程進行全系統(tǒng)的遠程成本控制。也可通過增加視頻系統(tǒng)，可以實現(xiàn)施工過程的全程再現(xiàn)，并依據(jù)視頻系統(tǒng)的視覺圖象，分析施工項目管理信息的可靠性、真實性。通過施工作業(yè)的遠程調(diào)度，各類文件、報表通過網(wǎng)絡(luò)化傳輸，縮短管理控制距離與時間。

“一鍵式”系統(tǒng)可以使管理者輕松地對下屬企業(yè)進行權(quán)利分配，即集權(quán)和分權(quán)的管理。利用系統(tǒng)強大的信息存儲功能，通過對企業(yè)各部門全方位信息的分析，管理者及時對企業(yè)的資源進行遠程調(diào)度。利用此系統(tǒng)，管理者可以輕松地分析工程進度狀況和關(guān)聯(lián)影響，以數(shù)據(jù)信息為基礎(chǔ)進行成本分析。系統(tǒng)通過簽訂協(xié)議、掃描合同原件、執(zhí)照原件、填列開戶銀行、銀行帳號等，能夠有效地遏制項目經(jīng)理“洗錢”現(xiàn)象的發(fā)生。“一鍵式”建筑企業(yè)管理網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，為以單位為利潤中心的管理提供可能，它可以連接網(wǎng)上銀行，進行工程款的支付，系統(tǒng)通過快速的多級審批及時制止不合理的付款行為。

“一鍵式”系統(tǒng)是企業(yè)管理的制度化和工作程序化的具體體現(xiàn)，它實現(xiàn)了企業(yè)管理控制的“三步曲”。工程項目成本主要分為：預(yù)算成本 （中標價）、責(zé)任成本 （計劃成本）、實際成本（實際發(fā)生的可列入成本支出費用的總和）。預(yù)算成本與責(zé)任成本比較，反映出項目盈利空間的大小，通常稱之為經(jīng)營效益。責(zé)任成本與實際成本比較，反映出項目管理水平的高低，我們把它稱為管理效益。

“一鍵式”系統(tǒng)把成本管理縱向分三層：第一層為應(yīng)用層，涉及項目部的財務(wù)、統(tǒng)計、技術(shù)等主要部門，為企業(yè)項目管理提供基礎(chǔ)信息；第二層為管理層，涉及企業(yè)的財務(wù)、經(jīng)營管理、人力資源、工程技術(shù)、合同管理等部門，向管理人員提供業(yè)務(wù)控制、數(shù)據(jù)整理、預(yù)警等功能；第三層為決策層，涉及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子成員，向企業(yè)的高級管理人員提供決策支持信息。橫向分三步：第一步為計劃管理，事前預(yù)算，執(zhí)行計劃成本；第二步為項目管理，事中控制，計劃成本執(zhí)行中的監(jiān)督控制；第三部為經(jīng)營管理，事后分析，竣工結(jié)算的成本分析。

事前預(yù)算體現(xiàn)在兩個方面：首先，工程中標后，企業(yè)在預(yù)算成本基礎(chǔ)上測算責(zé)任成本，項目經(jīng)理認同后，與企業(yè)簽訂工程項目經(jīng)濟目標責(zé)任書，項目部成員和企業(yè)相關(guān)部門把項目部參與實施的每個部門計劃成本進行指標分解，使項目開工后每一項成本費用發(fā)生都有所參照。其次，成本預(yù)警模塊里把企業(yè)全部中標工程基礎(chǔ)信息錄入，按照是否決算和施工主包（分包）的不同進行分類管理，因此系統(tǒng)中有中標書、中標預(yù)算、中標項目清單、施工預(yù)算等詳細信息。

事中控制體現(xiàn)在系統(tǒng)的成本預(yù)警、合同管理、往來管理、付款管理、通知管理等模塊的使用過程中。通常影響項目責(zé)任成本實現(xiàn)的因素主要有施工方案、施工進度、施工質(zhì)量、安全和現(xiàn)場平面管理等，因此在系統(tǒng)中簽訂的工、料、機合同、日常成本開支、工程款的撥付與使用等信息，為成本費用的控制提供依據(jù)。如管理者發(fā)現(xiàn)實際發(fā)生的材料費、人工費和機械費比責(zé)任成本高，就要分析它的成本構(gòu)成，管理者首先從材料采購開始查詢，一直到材料所應(yīng)用的各個工序等各個環(huán)節(jié)，與責(zé)任成本明細逐一核對分析。人工費的查詢可以從施工隊的合同查起，到其所施工的工序，通過工作定額、效率情況以及是否返工等信息進行分析。對于機械費可以從簽訂的機械租賃合同開始到機械設(shè)備的進退場時間、是否充分使用等信息，都可以及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，改變以往領(lǐng)導(dǎo)在辦公室聽匯報或到工地視察掌握情況不全面的管理狀況。

事后分析，月末或項目竣工后，系統(tǒng)自動按設(shè)置的生產(chǎn)費用科目及明細賬進行實際成本的核算。管理者通過形象進度、成本開支情況、工程收入情況、業(yè)主撥款情況及項目工程對外結(jié)算情況等對該項目工程進行評價分析，其目的：一是為了落實項目各層次的經(jīng)濟責(zé)任，使項目員工在保證工期、質(zhì)量、安全的前提下，最大限度地降低成本，提高效益。二是從管理中的薄弱環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，提高項目管理水平。另外，系統(tǒng)還具有延伸管理功能，每項工程各原始資料的記錄可以長期保存，并據(jù)此對以后的投標提供參考資料。通過原始資料記錄，可以為事后分析提供依據(jù)。

以資金流動為主線的施工項目管理信息化

“一鍵式”系統(tǒng)通過現(xiàn)代電子、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對施工項目管理過程中的各種信息進行匯總、計算，從而得出管理者想要知道的信息，使管理者能實現(xiàn)對項目成本的總控，對施工過程的全程監(jiān)控和管理。從工程中標后的第一筆預(yù)付款——施工中機械、材料、人工等合同的簽訂到每一項費用的支出都以資金流形式呈現(xiàn)在網(wǎng)上，用電子手段跟蹤每一張單據(jù)，管理者可以查看工程進度，了解工序施工情況，查看費用支出是否合理。管理者還可以在往來模塊中查看工程項目投標保證金的收回情況，可以避免以往“有人交，無人收”的現(xiàn)象。

使用“一鍵式”系統(tǒng)應(yīng)注意三個問題：一是施工企業(yè)成本管理系統(tǒng)作為一個嚴密的信息系統(tǒng)，使用者必須確保數(shù)據(jù)處理的準確性、及時性和可靠性。二是因為系統(tǒng)本身是一個新的管理理念的變革，管理“扁平化”會觸及部門和相關(guān)人員的權(quán)利再分配甚至消失，觸及個人利益會出現(xiàn)抵觸情緒。三是配合系統(tǒng)實施，企業(yè)還要制定一整套的施工項目管理制度，通過簽訂工程項目經(jīng)濟目標責(zé)任書等硬性措施，來保障系統(tǒng)的正常運行。