圖書館項(xiàng)目管理的模式和方法

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任何社會機(jī)構(gòu)作為社會活動(dòng)的基本細(xì)胞都有其定位和屬性。計(jì)劃經(jīng)濟(jì)年代國家操辦一切，任何機(jī)構(gòu)單位都納入國家政府管轄范圍。隨著改革的深入以及我國加入WTO，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)細(xì)胞作用凸顯，政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)和事業(yè)單位三類機(jī)構(gòu)的劃分格局是否能繼續(xù)維持下去？圖書館作為事業(yè)單位的法律地位是不是穩(wěn)定？圖書館的實(shí)體性質(zhì)到底是什么？將來的發(fā)展趨勢是什么？這些都不能肯定。然而只有一樣可以肯定，那就是圖書館的管理模式不會一成不變的，從大的意義上來說，項(xiàng)目管理給我們提供了變革的契機(jī)。
　　任何社會機(jī)構(gòu)的管理都是圍繞其職能和目標(biāo)施行的，圖書館的核心價(jià)值在于通過對各種文獻(xiàn)保存和利用達(dá)到交流知識，傳播文化的目的，圖書館的管理也必然服從于它的目的,維持著圖書館功能的正常發(fā)揮。圖書館的管理在很多方面與一般社會機(jī)構(gòu)的管理是相同或近似的，例如人事管理、財(cái)務(wù)管理等等，然而所不同正是其實(shí)現(xiàn)核心價(jià)值的管理：業(yè)務(wù)管理。圖書館的業(yè)務(wù)管理圍繞其業(yè)務(wù)流程而設(shè)計(jì)，涉及資源采購、編目、典藏、流通、期刊管理、讀者服務(wù)等整個(gè)業(yè)務(wù)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)，隨著計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，業(yè)務(wù)管理的整個(gè)過程被固化在圖書館自動(dòng)化系統(tǒng)中，構(gòu)成圖書館管理的中心內(nèi)容。 　　然而隨著數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，圖書館的信息環(huán)境發(fā)生了很大的變化，數(shù)字圖書館的提出就是這樣一種變化的結(jié)果。在向數(shù)字圖書館過渡的過程中，傳統(tǒng)的圖書館業(yè)務(wù)管理必須建立一種自學(xué)習(xí)、自適應(yīng)的機(jī)制，調(diào)整自身，才能適者生存。項(xiàng)目管理的許多理念和方法正好提供了這種可能性，它正在為業(yè)務(wù)管理提供營養(yǎng)：在項(xiàng)目管理中探索的行之有效的做法，常常被固化、被吸收為業(yè)務(wù)管理的組成部分，從而使業(yè)務(wù)管理不斷得到發(fā)展和提高。這個(gè)過程正在企業(yè)管理領(lǐng)域非常激烈地進(jìn)行著，例如企業(yè)流程再造（re-engineering）、知識管理等等的提出，都經(jīng)歷了這樣的過程。
　　從前文所述的項(xiàng)目管理的概念中可以看出，項(xiàng)目管理不是對原有社會機(jī)構(gòu)任何管理模式的取代，而是一種補(bǔ)充。
　　從整合社會資源的角度考慮，現(xiàn)代圖書館常常被賦予更高的目標(biāo)，它已不再是只具有保存文化、傳播知識、娛樂大眾等傳統(tǒng)功能的機(jī)構(gòu)，各級政府和社會大眾還希望它同時(shí)兼有信息樞紐的功能。在我國，一些大型的圖書館常常能夠提供非常專業(yè)的信息咨詢與研究服務(wù)，常常擁有非常現(xiàn)代化的信息加工、制作能力，有的甚至擁有圖書、期刊、電子資料等非常全面的出版發(fā)行資格，能夠開發(fā)、研制和出版多種數(shù)據(jù)庫和其他信息產(chǎn)品。這類圖書館實(shí)際上已經(jīng)成為信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)的一部分，有能力向社會提供全面的高水平的信息增值服務(wù)。項(xiàng)目管理這種形式能夠?yàn)閺?fù)雜機(jī)構(gòu)的管理提供面向任務(wù)的實(shí)現(xiàn)機(jī)制，使這些機(jī)構(gòu)能夠集中人力或其他資源實(shí)現(xiàn)一些特定的目標(biāo)，任務(wù)，突擊解決一些瓶頸問題，克服單兵作戰(zhàn)的不足。

　　圖書館的機(jī)構(gòu)設(shè)置來自于傳統(tǒng)圖書館的管理模式，現(xiàn)代圖書館常常要實(shí)現(xiàn)一些實(shí)驗(yàn)性、臨時(shí)性或突發(fā)性的任務(wù)，在原有管理框架中難以解決，必須要借助項(xiàng)目管理這種靈活的方式，資源投入有限，目標(biāo)明確，經(jīng)試行后再考慮與原有機(jī)構(gòu)建制進(jìn)行整合。

　　由于大量采用IT技術(shù)，圖書館在轉(zhuǎn)型或“升級”的過程中會涉及到很多項(xiàng)目，同時(shí)圖書館由于在IT方面的人才不足，常常采用資源外包的方式管理IT系統(tǒng)甚至數(shù)據(jù)，項(xiàng)目管理的應(yīng)用將不可避免甚至非常普遍。
　　構(gòu)建學(xué)習(xí)型組織，實(shí)現(xiàn)扁平化管理，都需要引入項(xiàng)目管理“打前站”，或借助項(xiàng)目管理的方法進(jìn)行實(shí)施。項(xiàng)目管理的方法和工具也有利于使以往的一些憑感覺或經(jīng)驗(yàn)的管理，演化成依據(jù)完整計(jì)劃和科學(xué)測度的高精度、高效率的管理。
　　
　　圖書館工作中哪些內(nèi)容可以作為項(xiàng)目進(jìn)行管理？ 

　　就項(xiàng)目的屬性來看，凡是目標(biāo)明確、有一定獨(dú)立性、必須利用一定的資源完成的工作都可以作為項(xiàng)目，因此在引入項(xiàng)目管理以前，圖書館早就在同項(xiàng)目打交道了。項(xiàng)目不一定必須按項(xiàng)目管理的程序和方法來做，但是項(xiàng)目管理的方法往往能夠帶來出奇制勝的效果。
　　圖書館工作有許多內(nèi)容可以成為“項(xiàng)目”，例如圖書館的館舍建設(shè)一般都是按照項(xiàng)目管理的方法進(jìn)行運(yùn)作，我國建筑行業(yè)自70年代后期就開始普遍采用項(xiàng)目制，以后擴(kuò)大到各類工程。著名數(shù)學(xué)家華羅庚在推行項(xiàng)目制方面做過很大貢獻(xiàn)。

　　圖書館的計(jì)算機(jī)應(yīng)用開發(fā)項(xiàng)目也多采用項(xiàng)目制進(jìn)行管理，這也與IT公司普遍采用項(xiàng)目制管理有關(guān)，幾乎所有的軟件公司都全面采用項(xiàng)目管理，軟件公司職能部門設(shè)置的目的就是為大大小小的項(xiàng)目組服務(wù)。類似采用全面項(xiàng)目管理的機(jī)構(gòu)還有廣告公司、影視制作公司等等。

　　圖書館是否能夠全面推行項(xiàng)目制管理呢？目前有一種“項(xiàng)目泛化”管理思潮，認(rèn)為任何管理對象都可以泛化為“項(xiàng)目”，甚至包括日常重復(fù)性的工作，也將其看作是可重復(fù)的項(xiàng)目。但圖書館的傳統(tǒng)管理還是行之有效的，我們不主張這種項(xiàng)目泛化。

　　但是圖書館管理工作中的確有許多內(nèi)容可以作為項(xiàng)目進(jìn)行管理，除了上述的工程類、IT技術(shù)應(yīng)用類項(xiàng)目之外，凡是與圖書館現(xiàn)有機(jī)構(gòu)建制基本無關(guān)（即現(xiàn)有組織機(jī)構(gòu)中沒有“當(dāng)然”的部門應(yīng)該從事這項(xiàng)工作），有明確的目標(biāo)，需要調(diào)動(dòng)一定的人力、物力、財(cái)力在一定的時(shí)間內(nèi)完成的工作，都可以列為項(xiàng)目，這些工作如果按照項(xiàng)目管理的規(guī)則去做，一定能夠帶來事半功倍的效果，而且常?？梢哉{(diào)動(dòng)館內(nèi)外各種資源，消耗最小，利益最大，并避免傳統(tǒng)管理的許多弊端。

　　項(xiàng)目的生命周期和管理流程