成本管理：IT實施過程的成本管理分析

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  　成本管理在實際實施過程中一般分三個環(huán)節(jié)，一是計劃階段，主要是為實施IT會計做準備，制定IT會計系統(tǒng)及核算體系計劃，并對實施IT會計進行可行性研究。這一階段一般耗時3-6個月，IT組織的規(guī)模越大，組 織結構越復雜，基礎數(shù)據的獲得越容易，所耗時間越短。二是IT會計系統(tǒng)實施階段。這一階段主要是準備數(shù)據；選擇、安裝、測試軟件；調試系統(tǒng)、監(jiān)測系統(tǒng)運行等工作。一般耗時6個月或更多時間，這主要決定于實施所需的數(shù)據及工具，如果信息容易取得、實施工具先進、適當，則需要時間就會短。三是IT會計系統(tǒng)的實際運行使用階段。這一階段主要是核算提供IT服務的成本及相應的收費，檢查這些數(shù)據的正確性，并在此基礎上進行差異分析，修正IT會計系統(tǒng)。
　　計劃階段
　　團隊組建及組織關系
　　在計劃階段要首先組建好IT會計系統(tǒng)團隊。整個團隊應該由以下人員組成：
　　組織的信息系統(tǒng)總經理
　　財務部門高級經理
　　IT服務的收費客戶
　　IT服務管理人員
　　IT財務管理部門，是IT服務管理層不可缺少的組成部分，是一個常設部門，負責建設、運行及維護IT會計系統(tǒng)（包括預算、會計核算、收費），與IT服務的其他流程的管理層有同等的地位。IT財務經理直接向IT服務管理層匯報。如果組織規(guī)模較小時，不單設IT財務部門，IT成本管理工作一般由組織的財務部門與IT服務部門共同負擔。無論怎樣，IT會計核算工作由IT部門負責，因為這是保證IT部門實現(xiàn)組織目標的工具。
　　可行性研究
　　可行性也就是對項目的必要性、可能性和合理性。等問題進行分析論證。對IT服務實行成本管理是否必要、有無實現(xiàn)的可能性，實行成本管理是否符合成本與效益原則，是計劃階段應該回答的問題。可行性研究的主要工作包括：
　　確定實行成本管理所需的人、財、物等資源；
　　界定與組織其他部門的財務界限；
　　定量分析實行IT成本管理的成本與效益，評價其合理性；
　　提出收費政策建議方案；
　　提出初步的實施計劃，計劃應該包括：成本分析、IT會計核算收費系統(tǒng)設計、實施與實施后評價；
　　評價實行IT會計的工具（包括各種賬冊、計算、存儲設備）；
　　風險分析，對可能影響成功實行IT會計的因素進行分析，找出敏感因素，加以控制防范。
　　實施
　　成本管理的實施可以在一個會計年度的任意時間進行。但是這不意味著建立IT會計系統(tǒng)使用的成本數(shù)據也可以是任意時段的，一般均要求用一年的成本數(shù)據來估算每個成本單位的成本價值。當無法得到一年的數(shù)據時，一般我們要通過預測補全數(shù)據，但要注意對預測數(shù)據進行檢驗，通過檢驗的數(shù)據才可以利用，否則風險會比較大。這一階段的主要工作有：
　　系統(tǒng)實施準備工作：這些工作主要包括：
　　文件準備工作，主要有IT會計制度文件準備、編制用戶手冊、工作記錄手冊及IT財務管理人員工作指南等。
　　員工培訓工作：對IT會計系統(tǒng)的每位員工都要進行適當?shù)呐嘤?。對原IT人員要加強會計知識技能的培訓，理解會計原理及本質；對于原財務人員則要加強IT知識技能的培訓。通過培訓使所有IT財務管理人員都能理解會計原理以及IT服務管理各流程的基本原則。
　　建立成本中心或利潤中心：根據設立責任中心的政策需要，設立相應的責任中心形式。如果著重考核IT服務部門的成本和費用支出，IT服務部門不形成收入或者不考核其收入的情況下，可以設立成本中心。如果IT服務部門被看作一個單獨的組織單位來衡量其一定時期的經營業(yè)績-利潤，則可以將IT服務部門設立為利潤中心。
　　建立數(shù)據搜集機制：實施階段需要的信息包括：工作量、服務種類、客戶、成本、資源存量等，要建立起這些數(shù)據的采集點。工作量及服務種類數(shù)據可以從容量管理數(shù)據庫取得，成本、資源存量數(shù)據可以從會計及配置管理部門獲得。考試大編輯整理
　　選擇、安裝、調試軟件：選擇經過可行性研究證明是可行的軟件，購買安裝，以各種可能的數(shù)據和操作條件對程序進行試驗，找出問題加以修改，使之完全符合設計要求。
　　試運行：在正式運營前要先試運行IT會計系統(tǒng)，這樣，一方面可以在服務收費之前提醒IT資源使用大戶，調整其IT資源用量及態(tài)度；另一方面成本核算及收費系統(tǒng)設計可能存在一些缺陷，通過試運行發(fā)現(xiàn)以后，進行糾正，保證IT科技核算及收費系統(tǒng)公平、可信。同時可以積累一定的經驗。
　　正式運營
　　正式運營階段的工作主要是搜集系統(tǒng)每天產生的成本及收費數(shù)據，發(fā)現(xiàn)差異，分析調查差異，處理差異。
　　發(fā)現(xiàn)差異
　　IT會計人員將每月、每年的實際數(shù)據與相應的預算、計劃數(shù)據相比較，確定其差額，發(fā)現(xiàn)例外情況。這些比較數(shù)據包括成本、收益、工作量、服務水平等。
　　分析調查差異
　　差異分析是指確定差異的數(shù)額，將其分解為不同的差異項目，并在此基礎上調查發(fā)生差異的具體原因并提出分析報告。只有通過調查研究，找到原因，分清責任，才能采取糾正行動，收到降低成本的實效。