企業(yè)使用OA辦公系統(tǒng)的好處有哪些？

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一、文檔說明
　　本文檔編寫是為了詳細描述XX會議、協作、郵件功能的需求，為后續(xù)系統(tǒng)搭建提供依據。也是作為本次XX物聯網集團有限公司協同OA項目的驗收標準文件。
二、需求描述
1．會議管理
1）會議室設置
功能描述：主要用于維護公司現有的會議室信息。
2）會議類型設置
功能描述：用于在系統(tǒng)中維護公司所有的會議類型。， 本項目實施過程中的組織架構如下圖所示：
功能說明：會議類型可以關聯系統(tǒng)中的審批流程，一旦關聯了相應的審批流程，將來在泛普OA系統(tǒng)中建立該類型會議時，會自動觸發(fā)相應的審批流程，經過審批之后，會議才能變成正式的會議。
3）新建會議
功能描述：用于在OA系統(tǒng)中新建會議。
功能說明：新建會議時可以維護會議的召集人、參會人員、開始結束時間、會議室、會議所需準備工作、會議議程等信息。
4）審批會議
功能描述：對建立的會議進行審批。
功能說明：如果新建的會議類型關聯了審批流程（審批流程可自定義），那么新建立的會議需要經過審批才能生效。會議審批流程：申請人-會議召集人。
審批流程
5）會議提醒及回執(zhí)
功能描述：會議正式發(fā)布后，會議管理軟件會在參會人員OA日程自動新建一條日程，顯示到個人門戶中，提醒參會人開會。除此之外，系統(tǒng)也可以通過手機短信通知相關人員開會。
參會人員可以在系統(tǒng)中查看會議的信息，并且填寫回執(zhí)，告訴會議的組織人，是否參會，是否需要預定酒店、車票等等信息。
6）會議決議
功能描述：當會議結束以后，會議的召集人可以在會議信息頁面填寫會議決議。包括決議的概述、會議上布置的任務、任務的執(zhí)行人、時間節(jié)點等信息，并且可以關聯系統(tǒng)中的文檔。
7）會議室使用情況查看
會議管理系統(tǒng)的功能描述：用于顯示公司所有會議室被使用的情況，避免多個人重復申請同一會議室或者根據會議室使用情況安排自己會議的時間等。
2．協作區(qū)管理
1）協作區(qū)類別設置
功能描述：用于按照協作性質對協作區(qū)進行分類，如分成行政辦公類、項目管理類、員工交流類等。
2）新建協作區(qū)
功能描述：用于新建新的協作區(qū)，并將協作區(qū)的權限共享給相應的人員、部門，允許成員在其中發(fā)表言論。
功能說明：新建協作區(qū)時可以由創(chuàng)建人選擇是否短信提醒協作區(qū)成員。
3）我的協作
功能描述：用于顯示用戶作為創(chuàng)建者、參與者的所有協作。
功能說明：（1）協作成員可以在協作區(qū)內發(fā)表言論，也可以對別人的言論進行回復。發(fā)表的言論可以關聯附件、文檔、流程、客戶、項目等。（2）協作區(qū)內的內容如果有更新，會在個人門戶上顯示，提醒用戶及時查看。（3）每個人可以按照自己的情況，將自己覺得比較重要的主題特別標注起來。（4）協作區(qū)成員可以看到所有成員的參與情況，如協作去中更新的內容哪些人查看過，哪些人未查看過。
4）查詢協作
功能描述：用于按照協作區(qū)分類、創(chuàng)建人、主題等搜索條件查詢所有結束、未結束的協作。
3．郵件
1）內部郵件
實現方式：通過流程實現內部郵件的功能。
流程實現方式的優(yōu)點： （1）能夠實現普通郵件的所有功能。（2）用流程實現郵件能夠跟系統(tǒng)內的文檔、流程、項目等信息相關聯。（3）接受到的郵件能作為接受人的待辦事宜顯示在個人門戶上。（4）跟蹤郵件接受人的處理情況。（5）發(fā)錯的郵件在接受人未查看之前可以收回…
2）外部郵件
實現方式：免費會議管理系統(tǒng)提供類似Outlook的功能，通過配置可以將外部郵箱綁定到OA中。
功能說明： （1）外部郵箱綁定到OA中可以跟人事模塊、客戶模塊相關聯。郵件接受人可以直接選擇客戶或公司員工。（2）新到郵件可以顯示在門戶中，提醒接受人及時查看。
4．日程管理
1）日程類型設置
功能描述：用于建立日程的種類，方便按類別管理日程。
2）我的日程
功能描述：用于按照日、周、月查看自己的日程安排。
3）新建日程
功能描述：用于新建日程，設置日程的接受人、短信提醒等信息。
功能說明：新建日程的接受人可以是多個人，比如新建一個面試招聘的日程，可能招聘需要多個人協助，則建立日程的時候，接受人選擇為多個人，則所有的接受人都能在他的日程中看到你建立的日程計劃。
4）周期日程設置
功能描述：用于讓系統(tǒng)按照一定的頻率自動生成日程來安排計劃提醒用戶。
5）共享日程
功能描述：用于查看別人共享給你的日程。
6）日程共享設置
功能描述：用于設置將自己的日程共享給別的同事、上級查看。