協(xié)同辦公軟件從組織與管理角度分析

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協(xié)同辦公軟件從組織與管理角度：
　管理軟件不單單是軟件與技術(shù)的問(wèn)題，很重要的從企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)與管理方法上去完善。泛普OA軟件將在方案中詳細(xì)闡述如何改善企業(yè)的管理方法，建立一定的應(yīng)用基礎(chǔ)，保證XX林的信息化順利實(shí)施和達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。
　二、從技術(shù)角度：
　由于預(yù)算管理和網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)將作為XX林的預(yù)算和費(fèi)用管理的集中處理平臺(tái)。因此必須考慮到以后與其他系統(tǒng)的集成問(wèn)題，由于XX林的企業(yè)情況，建設(shè)預(yù)算管理和網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)的同時(shí)將遵循：
規(guī)范性原則
可靠性及安全性原則；
效益原則；
擴(kuò)展性、開(kāi)放性以及集成性原則。
　　預(yù)算管理的需要
公司預(yù)算管理需要有一個(gè)有效的系統(tǒng)工具支持來(lái)進(jìn)行操作，財(cái)務(wù)人員通過(guò)EXCEL預(yù)算管理模型手工進(jìn)行成本分析、預(yù)算編制、預(yù)算回顧及控制、績(jī)效回顧及預(yù)算分析來(lái)操作。該模型運(yùn)用至今，很多方面開(kāi)始顯露問(wèn)題:信息孤島，預(yù)算與預(yù)算缺少科學(xué)性，無(wú)流程控制，缺少規(guī)范性；預(yù)算與成本控制流于形式，沒(méi)有統(tǒng)一成本控制中心，預(yù)算編制效率低下等。
　借款及費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的需要
費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)采用的是人工流程簽字的方式，員工很難獲取到其報(bào)銷(xiāo)流程所處的環(huán)節(jié)，也無(wú)法看到他的歷史費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)情況；手工簽字方式需要領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面審批，效率不高；而且財(cái)務(wù)只能手工做賬，不能系統(tǒng)化的生成財(cái)務(wù)憑證。對(duì)于商務(wù)卡的使用情況也不能明細(xì)跟蹤，不能根據(jù)以往的使用情況進(jìn)行合理的資源配比。
目前公司內(nèi)部采用手工簽單的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程，單據(jù)流轉(zhuǎn)、統(tǒng)計(jì)的、交接的登記：部門(mén)助理、財(cái)務(wù)人員需要手工登記、統(tǒng)計(jì)報(bào)銷(xiāo)單，手工分單、容易出錯(cuò)，效率低下。且對(duì)于發(fā)票的管理效率不高，需手工登記欠交的發(fā)票，定期手工催收，效率低下，容易出錯(cuò)，查找不便。
無(wú)法及時(shí)了解費(fèi)用支出，目前從費(fèi)用發(fā)生到提交報(bào)銷(xiāo)2 個(gè)月，審批后出賬1 個(gè)月，審批周期較長(zhǎng)。
準(zhǔn)備報(bào)表給相關(guān)部門(mén)便有2-3 個(gè)月的滯后期，不利于對(duì)費(fèi)用的掌控。且員工無(wú)法實(shí)時(shí)查詢到費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程審批的進(jìn)展情況。
借款管理復(fù)雜，無(wú)法確定報(bào)銷(xiāo)具體歸還的是哪筆款項(xiàng)，欠款的催收需要手工操作。商務(wù)卡方面，目前員工無(wú)法逐筆了解報(bào)銷(xiāo)情況，造成公司商務(wù)卡款項(xiàng)往來(lái)比較復(fù)雜，查詢、統(tǒng)計(jì)工作量大。
手工簽單報(bào)銷(xiāo)流程，只能事后手工編制各層面的預(yù)算執(zhí)行情況表，難以實(shí)現(xiàn)多層次的預(yù)算控制，尤其是市場(chǎng)化方案實(shí)施后，對(duì)各分公司、各項(xiàng)目的預(yù)算控制便無(wú)法實(shí)施。
對(duì)于項(xiàng)目以及合同的預(yù)算執(zhí)行情況，付款情況只能進(jìn)行手工登記，統(tǒng)計(jì)支付進(jìn)程，跟蹤未支付款項(xiàng)，非常容易出錯(cuò)。對(duì)于跨項(xiàng)目多層次交叉的預(yù)算執(zhí)行情況，無(wú)法跟蹤。
財(cái)務(wù)系統(tǒng)憑證錄入采用的是員工填單，出納錄入憑證的方式，無(wú)法對(duì)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)合并處理，重復(fù)工作較多，效率低下。支付劃款采用的是出納逐筆POS 刷卡轉(zhuǎn)賬劃款的方式，不能集中所有待付款項(xiàng)批量網(wǎng)銀一次劃款處理。
對(duì)于收入、費(fèi)用、成本、利潤(rùn)的分析，現(xiàn)在財(cái)務(wù)部門(mén)只能事后每月手工編制基于費(fèi)用科目的預(yù)算跟蹤表，無(wú)法實(shí)現(xiàn)從公司、部門(mén)、個(gè)人、項(xiàng)目、合同、產(chǎn)品、活動(dòng)、類(lèi)別等多個(gè)維度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，無(wú)法實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)查詢分析。
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