協(xié)同OA做好公文管理其實是一個協(xié)同OA體系化的工作

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在協(xié)同OA平臺上，協(xié)同OA人們通常理協(xié)同OA解公文管理通協(xié)同OA常提到的無外乎收發(fā)文管理、協(xié)同OA公文交換等。協(xié)同OA但事實上，協(xié)同OA做好公文管理其實是一個協(xié)同OA體系化的工作，協(xié)同OA尤其在協(xié)同OA平臺上，協(xié)同OA一套完整的公文管理體系，協(xié)同OA需要涉及知識管理、協(xié)同OA流程管理等多個模塊的聯(lián)動協(xié)同作用。協(xié)同OA在此，我以泛普軟件協(xié)同OA平臺的公文管理協(xié)同OA為例做系統(tǒng)的介紹。

公文管理體系

一個完整的公文管理體系，從公文擬稿開始，經(jīng)過核稿、審稿、簽發(fā)、排版編號、校隊，再到打印蓋章，直至歸檔后的檔案管理等，是一個全面的公文流轉(zhuǎn)平臺。這其中每一個環(huán)節(jié)都涉及到細節(jié)的考慮。比如：擬稿，擬稿在協(xié)同OA中就是一個新建文檔的功能，但不同類型的公文，是通知、公告還是任務下達，這就涉及到不同類型的公文用不同格式的公文稿紙;再下來發(fā)文，發(fā)文有下行發(fā)文、上行發(fā)文、平行發(fā)文多種流向，不同流向可能用到不同的發(fā)文流程;排版編號環(huán)節(jié)也涉及到編號規(guī)則等等……諸如此類都需要在需求調(diào)研的過程中都一一明確下來，并有體系化的思路在里邊。

協(xié)同辦公管理平臺(OA),項目管理系統(tǒng)(PM), 生產(chǎn)管理系統(tǒng)（ERP）,法律事務辦公管理系統(tǒng),合同管理系統(tǒng),城鎮(zhèn)道路養(yǎng)護評價系統(tǒng),門戶網(wǎng)站管理系統(tǒng),  企業(yè)辦公信息共享平臺, 監(jiān)理在線管理平臺,資產(chǎn)管理系統(tǒng), 物資租賃管理系統(tǒng),  數(shù)字化校園管理平臺

發(fā)文規(guī)范性及高效流轉(zhuǎn)

以泛普軟件協(xié)同OA為例，為了確保擬稿的公文規(guī)范和實現(xiàn)便捷操作，管理員將提前設定好公文稿紙，擬稿人新建公文時，直接使用相應的公文模板即可;同樣排版人員也可直接套用規(guī)范的顯示模板;公文編號則根據(jù)協(xié)同OA系統(tǒng)設置好的智能編號規(guī)則自動生成;支持公文自動套紅。為擬稿人和辦文人員提供了便捷高效的應用平臺。利用流程實現(xiàn)公文高效流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)核稿、審稿、簽發(fā)和收文辦文的規(guī)范操作，同時跟蹤流程流轉(zhuǎn)。

公文的留痕

公文痕跡保留是公文管理的重要內(nèi)容。泛普軟件協(xié)同OA公文管理核稿、審稿過程中，可實現(xiàn)完全保真留痕。

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無論是公文稿紙/公文表單，還是公文正文，所有的修改痕跡都可真實呈現(xiàn)。公文正文可利用word、wps自帶的審閱功能進行留痕，并且不允許接受修訂的操作;如果是移動辦公或者不喜歡電腦打字的領導，則可以利用移動終端或者電腦連接手寫板進行審閱，操作痕跡則以手寫批注的形式進行留痕。同時，協(xié)同OA系統(tǒng)的版本管理等也可以實現(xiàn)公文留痕。針對多人審閱修訂的內(nèi)容，還可以采用不同顏色顯示的策略進行區(qū)分。

電子簽章、二維碼

泛普軟件協(xié)同OA公文管理平臺支持電子簽章、二維碼等應用。電子化的公文管理帶來公文管理的便捷，同時也帶來了一些法律安全性的困惑。雖然，現(xiàn)今的電子簽章系統(tǒng)已經(jīng)具備法律效應，但在現(xiàn)實應用中卻遭受質(zhì)疑。但公文的電子化管理是未來發(fā)展的趨勢。相信，電子簽章的應用也會在越來越多的企業(yè)中得到普及。而對于企業(yè)現(xiàn)實中存在的絕密/私密級別的文件收文人員不能查閱的兩難問題，二維碼的應用則能夠解決這一問題。雖然二維碼應用可能會帶來費用上的壓力，但對公文安全級別較高的企業(yè)，不失為一種解決這一問題的良策。

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公文的非立卷管理

許多企業(yè)中有專業(yè)的檔案管理體系進行公文的管理。有專門的檔案管理人員，查找起來繁瑣且耗費人力，當電子化的非立卷檔案管理出現(xiàn)以后，立卷式檔案管理也面臨淘汰的趨勢。在協(xié)同OA平臺上，基于靈活安全的知識管理體系，檔案管理也不再是難事兒。公文的權(quán)限、搜索提取、公文報表等等，都可以快捷地實現(xiàn)和清晰地呈現(xiàn)，為企業(yè)的公文檔案管理提供了新的思路和方式。

實踐中的變通

當然，現(xiàn)實中許多企業(yè)的管理者可能更傾向于選擇把一份公文直接交給助理去處理，因此出現(xiàn)了許多公文管理線上+線下的綜合管理模式。事實上，信息化系統(tǒng)始終是服務于人的，即使當前利用協(xié)同OA實現(xiàn)一體化的電子公文管理已經(jīng)不存在障礙和瓶頸，但真正地完全被企業(yè)采納和應用則需要協(xié)同OA廠商與企業(yè)的共同努力。