學(xué)校應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)處理高校行政公文的優(yōu)點有哪些？

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　　1. 加快工作流轉(zhuǎn)時效，提高公文處理效率

　　在使用OA系統(tǒng)處理行政公文之前，公文呈送批轉(zhuǎn)的整個過程中都依靠公文秘書一人完成，難免會影響工作的質(zhì)量和效率。在應(yīng)用泛普軟件-OA系統(tǒng)之后，高校的全部公文流程均利用網(wǎng)絡(luò)形式來實現(xiàn)，操作簡便，工作人員僅需登錄到系統(tǒng)利用對相關(guān)功能鍵的點擊即可完成公文處理的各個環(huán)節(jié)。此外，工作人員還能夠利用跟蹤處理，即時地對文件的全部管理流程進(jìn)行監(jiān)控，催辦不同環(huán)節(jié)的文件，從而提高全過程的辦公效率。

　　2. 節(jié)約辦公資源成本，促進(jìn)節(jié)能環(huán)保效應(yīng)

　　紙質(zhì)文件時期，文件需要專人印制、裝訂、分發(fā)，下發(fā)時還需通知各二級單位專人領(lǐng)取，造成了紙張和人力的極大浪費，同時人力有限造成的時間不及時和文件的漏發(fā)、錯發(fā)，影響著相關(guān)工作的開展。通過DA系統(tǒng)辦理公文，只需選擇用戶定向發(fā)送，并提醒他們及時閱處，接收用戶即可上網(wǎng)查閱，節(jié)約了大量紙張和人力資源，節(jié)能效果非常明顯。

　　3. 增強協(xié)同辦公能力，推進(jìn)信息共享公開

　　傳統(tǒng)形式下的紙質(zhì)公文在同一時間同一地點只可供一人的閱讀，存在著信息的獨占性。

　　在應(yīng)用OA系統(tǒng)之后，系統(tǒng)人員不僅對來自外部的信息加強了有效采集，而且通過系統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn)，學(xué)校的行政公文在相同的地點和時間可供多人閱讀，給予了多用戶檢索下載的功能，實現(xiàn)了各部門間的協(xié)作與信息共享，大大推進(jìn)了信息公開的進(jìn)程，OA軟件加強了高校對校內(nèi)事務(wù)的統(tǒng)籌安排以及監(jiān)督管理，為學(xué)校的政策決定提供了有力的信息保證。

　　4. 降低人為因素影響，規(guī)范公文處理流程

　　就傳統(tǒng)形式下的審核、修改公文環(huán)節(jié)而言，受到了極大的人為因素制約，存在著較大的隨意性，無法確保文件的質(zhì)量與及時性。而在OA系統(tǒng)中，公文處理系統(tǒng)通過固化科學(xué)的辦公流程和建立標(biāo)準(zhǔn)化的模塊，任何節(jié)點的操作人員都不可以跨節(jié)點操作，并且所涉及到的全部修改痕跡都會詳細(xì)地保存在系統(tǒng)當(dāng)中，并且會正確地進(jìn)行備份，這樣就用系統(tǒng)規(guī)范了流程，OA辦公系統(tǒng)保證文件在控制范圍內(nèi)有序辦理。