泛普軟件推出的第三代OA軟件系統(tǒng)電子文件管理系統(tǒng)

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　　泛普軟件推出的第三代OA軟件系統(tǒng)電子文件管理系統(tǒng)

　　電子文件的出現(xiàn)，改變了文件與檔案管理的工作重心，也因此改變了OA系統(tǒng)軟件功能的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)。

　　跟以往的系統(tǒng)設(shè)計(jì)相比較，電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)需要建立新的管理觀念。

　　首先是全程管理與前端控制思想，利用文件連續(xù)體模式設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)，采用“從文件形成(包括形成前，文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì))到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。這是一種比文檔一體化管理要求更高的一體化。它不再分前向一體化與后向一體化，而是這兩種一體化類型的有機(jī)集合。

　　其次，文檔管理人員更需要從系統(tǒng)設(shè)計(jì)開始干預(yù)系統(tǒng)本身，成為“文件保管政策的制定者、標(biāo)準(zhǔn)的制定者、文件保管系統(tǒng)和執(zhí)行政策的設(shè)計(jì)者”。這是“未雨綢繆”，而不是以往的“亡羊補(bǔ)牢”。

　　第三，利用元數(shù)據(jù)進(jìn)行電子文件管理，以保障電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。因而，如何規(guī)定元數(shù)據(jù)的格式和類型以及采用何種手段捕獲元數(shù)據(jù)就成了系統(tǒng)設(shè)計(jì)的重點(diǎn)問題。

　　第四，需要適用電子文件管理的規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)。目前檔案部門正在會(huì)同其他部門研究與開發(fā)適應(yīng)電子文件管理的系統(tǒng)，也出現(xiàn)了一些試用性系統(tǒng)。如獲得2003年國(guó)家檔案局科技進(jìn)步二等獎(jiǎng)的“電子檔案原始性、完整性、真實(shí)性的保障體系”，創(chuàng)建了以“電子文件運(yùn)行期生命周期表”為核心的電子文件運(yùn)行模式，系統(tǒng)自動(dòng)生成的跟蹤文檔作為隱含信息被分別存放于相關(guān)的鏈接文件中，以成為歸檔時(shí)檢驗(yàn)該電子文件原始性、完整性的依據(jù)。應(yīng)該說，這種系統(tǒng)的設(shè)計(jì)把解決電子文件的“檔案化”問題作為首要目標(biāo)，符合電子文件管理的要求。當(dāng)然，完善意義上的電子文件管理系統(tǒng)，我們還在期待之中。

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