泛普軟件2015年分析的OA系統(tǒng)文檔一體化的特點(diǎn)

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　　泛普軟件2015年分析的OA系統(tǒng)文檔一體化的特點(diǎn)

　　首先，文件生命周期理論成為實(shí)施文檔一體化的理論基礎(chǔ)。文件生命周期理論告訴我們，從現(xiàn)行文件到檔案是一個(gè)連續(xù)統(tǒng)一、前后銜接的過(guò)程，而且前一階段的文件質(zhì)量將直接決定后一階段檔案的質(zhì)量，這就要使原來(lái)相互獨(dú)立的但又在不少具體環(huán)節(jié)上互相雷同的兩個(gè)管理系統(tǒng)，從組織制度和具體工作程序上真正交融在一起。這樣不僅可以加強(qiáng)檔案部門對(duì)文件管理的超前控制，保證進(jìn)館檔案的質(zhì)量，還能夠減少檔案部門的工作程序，改變檔案部門事后監(jiān)督指導(dǎo)的被動(dòng)局而，避免重復(fù)勞動(dòng)，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。

　　其次，以電子文件管理為主、紙質(zhì)文件管理為輔。借助于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的文檔一體化管理模式的管理對(duì)象主要是電子文件，對(duì)紙質(zhì)文件一般實(shí)行文件級(jí)管理，起到一種儲(chǔ)備、輔助作用。用同時(shí)保存電子文件與紙質(zhì)文件的“雙軌制”來(lái)解決傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管理過(guò)渡的問(wèn)題。

　　第三，文檔一體化管理系統(tǒng)軟件繁多。其核心是利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，把反映文件與檔案內(nèi)容與形式特征的信息，以“記錄”方式進(jìn)行目錄級(jí)數(shù)據(jù)管理，并在此基礎(chǔ)上完成文件管理與檔案管理的連接。

　　第四，有相應(yīng)的功能檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)家檔案局2001年出臺(tái)的《檔案管理軟件功能斬行規(guī)定》提出，開(kāi)發(fā)的檔案管理軟件“應(yīng)具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，并能輔以實(shí)體管理及根據(jù)特殊需求增擴(kuò)其他相應(yīng)功能。”很顯然，這是一個(gè)以文檔一體化管理為主要目標(biāo)的規(guī)章。

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