OA系統(tǒng)的個人文件柜功能中，管理員可以給每個用戶分配存儲空間的大小

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在上一篇“OA系統(tǒng)全解”的文章中，我們介紹了文檔管理的功能，用于對單位內(nèi)的公共文檔進(jìn)行管理。今天我們介紹一項對個人文檔進(jìn)行管理的功能——個人文件柜。
OA系統(tǒng)作為一種面向全員辦公的管理軟件，能夠提供幾項面向個人應(yīng)用的功能，是充分考慮到了員工的工作需求的，所以如果不能好好的利用，不能不說是一種浪費。

什么是個人文件柜呢？國內(nèi)領(lǐng)先的OA辦公系統(tǒng)廠商泛普OA辦公軟件對其的解釋是：個人文件柜給用戶提供了一個自由的文檔存放空間，簡單操作既可管理私人文件，也可將文件共享給同事，或者通過短消息等方式發(fā)送給其他用戶，做到真正的文件一站式管理。管理員可以為每個人分配文件柜空間，使管理更方便。

個人文件柜的功能結(jié)構(gòu)

可能會有人覺得這個功能多余，因為個人文件保存在自己的電腦上就可以了，為什么還要多此一舉的傳到OA系統(tǒng)上呢？

小編認(rèn)為，這個功能是非常有必要的，主要有兩個原因：

首先，上傳到OA系統(tǒng)中可以保證文件的安全。因為重要文件放在個人電腦上是不夠安全的，有系統(tǒng)崩潰、病毒或誤刪除等諸多風(fēng)險。而OA系統(tǒng)服務(wù)器作為企業(yè)級的應(yīng)用支撐，其安全性要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過個人電腦，所以將重要文件存放在這里，無疑是給文件上了雙保險。

其次，上傳到OA系統(tǒng)中可以方便的遠(yuǎn)程使用。大多數(shù)企事業(yè)單位的OA系統(tǒng)都支持外網(wǎng)訪問，實現(xiàn)跨地域、全天候的應(yīng)用。將文件傳到OA系統(tǒng)中，就可以隨時隨地的訪問這些文檔，無論是在家里，還是出差都可以很方便的使用。即使是存放在便攜性很強的筆記本電腦上，也顯然不如這種方式便利。

需要指出的是，個人文件柜中的文件不是“死”的，而是可以靈活的運用，進(jìn)行很多操作。比如在泛普OA辦公軟件中，個人文件柜中的文件也可以共享給其他用戶，并且設(shè)置共享權(quán)限，包括訪問權(quán)限和修改權(quán)限。點擊用戶姓名，就能夠看到共享的文件夾及文件。

同時，個人文件柜中的文件還能夠以各種形式發(fā)送，包括短消息、文件、新聞、通知、公告等。這樣一些重要的文件就可以直接在OA系統(tǒng)中發(fā)送給相關(guān)人員，而無需再從本地上傳。

在泛普OA辦公軟件OA系統(tǒng)的個人文件柜功能中，還有一個很重要的功能，管理員可以給每個用戶分配存儲空間的大小。文件多的用戶分配的空間大，文件少的用戶分配的空間小，這樣既能夠滿足不同用戶的需求，又可以避免OA系統(tǒng)服務(wù)器不堪重負(fù)。這是一個很重要的保障措施。

看得出來，“個人文件柜”是OA系統(tǒng)中一項比較簡單的小功能，但其實功能無大小，關(guān)鍵看你怎么去用。用好了，小功能也有大作用。