工程項(xiàng)目管理軟件對(duì)使用者的要求主要有哪幾個(gè)步驟？

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　　項(xiàng)目管理軟件對(duì)使用者的要求

　　我們看到，正如項(xiàng)目管理知識(shí)體系這本書向各行各業(yè)的學(xué)習(xí)者闡述了項(xiàng)目管理一般包含的內(nèi)容、手段及相互關(guān)系一樣，工程項(xiàng)目管理軟件基于項(xiàng)目管理體系思想開發(fā)的國內(nèi)外項(xiàng)目管理軟件產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的是各行各業(yè)的共性部分，成為IT、建筑、國防、航空航天、電信、交通、水利、制造等各行各業(yè)的使用者進(jìn)行項(xiàng)目管理的通用性工具。但顯然，它們并不指導(dǎo)使用者如何定義一個(gè)具體項(xiàng)目的工作范圍、如何為具體項(xiàng)目的參與各方清晰的分配責(zé)任/任務(wù)、以及如何與業(yè)主和其它參與方溝通，然而這些正是發(fā)揮項(xiàng)目管理軟件幫助使用者提高管理效率的前提。

　　我們對(duì)工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)的使用，一般可分為以下四步來走：

　　第一步，在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，對(duì)項(xiàng)目做合理的工作分解，這是使用者的首要任務(wù)，分解出的工作/任務(wù)應(yīng)滿足：(1)工作內(nèi)容/目標(biāo)清楚、工作界面最小;(2)可分配完成的責(zé)任部門/人員;(3)可估計(jì)需要的時(shí)間/資源/費(fèi)用;(4)明確相互工作/任務(wù)的邏輯關(guān)系。

　　第二步，當(dāng)輸入第一步的信息，并定義好這些工作/任務(wù)的計(jì)劃開始和完成時(shí)間后，項(xiàng)目管理軟件才可以據(jù)此計(jì)算工程項(xiàng)目的計(jì)劃總工期、總預(yù)算，使用者才可以清楚關(guān)鍵線路是由哪些工作/任務(wù)組成的，再用軟件手動(dòng)/自動(dòng)進(jìn)行資源平衡/優(yōu)化，以獲得最佳的進(jìn)度計(jì)劃、資源安排、合理預(yù)算結(jié)果。

　　第三步，在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，在使用者輸入項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度和資源情況后，利用泛普軟件-工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)幫助各項(xiàng)項(xiàng)目管理工作，及時(shí)地將定制的項(xiàng)目相關(guān)信息在Internet上發(fā)布。快速、高效地預(yù)測可能出現(xiàn)或者分析已出現(xiàn)的問題，對(duì)可能出現(xiàn)的問題給予預(yù)警，并幫助評(píng)估問題的影響，分析多種可能的解決問題方案，最后由使用者選擇最合理的方案，以真正提高使用者的管理效率。

　　第四步，將第三步項(xiàng)目管理工作的執(zhí)行情況，通過模板化的報(bào)告/報(bào)表/圖形輸出或者Internet信息發(fā)布來完成。項(xiàng)目參與者之間工作上的溝通，通過Email或其它方式完成。

　　前面提到的項(xiàng)目管理軟件的基本功能就是圍繞著如何滿足第二步～第四步工作要求，同時(shí)又簡單、易用、靈活的原則來開發(fā)的，功能的層次不同，面向的使用者也不同。

　　如前所述，因?yàn)檐浖_發(fā)公司不能深入地了解一個(gè)具體的管理對(duì)象，所以它們不可能完成第一步的工作，這項(xiàng)工作就自然地轉(zhuǎn)移到使用者身上。但這第一步工作已經(jīng)具有相當(dāng)?shù)膶I(yè)性，它除了要求使用者應(yīng)熟悉項(xiàng)目管理知識(shí)體系，以掌握軟件的工作原理;了解ISO質(zhì)量體系要求的追溯原則，以明白軟件的溝通機(jī)制和項(xiàng)目信息采集原則外;更重要的是它要求使用者應(yīng)非常熟悉具體管理對(duì)象并完成第一步工作，以充分、有效利用現(xiàn)有項(xiàng)目管理軟件的功能，這并非一般的管理機(jī)構(gòu)及個(gè)別的項(xiàng)目管理人員能夠順利承擔(dān)的，由一個(gè)專業(yè)管理機(jī)構(gòu)將第一步工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化就成為必然的趨勢。