對高校行政管理辦公自動化(OA)問題的幾點思考

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　　對高校行政管理辦公自動化(OA)問題的幾點思考

　　1、相關概念界定

　　高等學校的行政管理，是指依靠一定的機構和制度，采用一定的措施和手段，為了實現(xiàn)高校教育工作的目標，從而發(fā)揮管理和行政職能，充分利用各種資源，并引導全體師生員工有效完成學校各項工作任務，實現(xiàn)預定組織目標的一系列活動的總稱.

　　高校行政管理辦公自動化(OA)是以校園網(wǎng)為平臺，利用現(xiàn)代化的辦公設備、計算機網(wǎng)絡技術、通信技術管理科學，使教職工的辦公活動由各種設備、各種人機信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，實現(xiàn)網(wǎng)上公文管理、內部信息的共享和交換、日常事務管理、辦公信息發(fā)布等.

　　2電大行政管理辦公自動化(OA)的現(xiàn)狀與問題

　　福建電大實行系統(tǒng)辦學，省級電大、地市級電大分校和縣級電大工作站(或分校)，共同構成了遠程教育教學管理系統(tǒng).這個系統(tǒng)實行統(tǒng)籌規(guī)劃、分級辦學、分級管理、分工協(xié)作的運行機制，共同完成教學任務.學?，F(xiàn)有左海、旗山、桂山三個校區(qū)，下轄2所中專學校(福建鐵路機電學校、福建廣播電視中專學初，設立8個設區(qū)市電大分校和62個縣(市、區(qū))級電大分校、學院、工作站，形成遍布全省城鄉(xiāng)的遠程教育系統(tǒng)和辦學網(wǎng)絡.目前，學校的公文流轉還是采用傳統(tǒng)的人工傳遞流轉方式為主，效率低下，且系統(tǒng)辦公具有如下問題:

　　(1)公文流轉速度慢.電大系統(tǒng)單位多且地域分散，這些單位之問還有許多協(xié)作關系.學校大部分文件從登記、分類、承辦、簽批到轉發(fā)各部門，往往需要辦公人員樓上樓下的奔波，花費大量的時問.學校辦學系統(tǒng)遍布全省城鄉(xiāng)，且分布在不同的地理位置，傳統(tǒng)辦公方式很難做到公文的及時傳遞和處理.學校領導和教職工如果外出辦事、出差就沒辦法及時了解公文情況并做出相應的處理，公文流轉受阻

　　(2).辦公成本高.文件流轉過程可能需要多次復印，分發(fā)過程需要大量印刷，辦公成本高.信息共享難.信息大都存儲在紙張中，且分散在不同的部門，查詢統(tǒng)計困難.

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