協(xié)同OA在實施過程中流程管理起到什么樣的作用

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

協(xié)同OA在實施過程中流程管理起到什么樣的作用
 
流程管理通常會是在企業(yè)管理流程復雜或者實施大型ERP軟件之前做梳理，然而企業(yè)忽視一個問題協(xié)同OA軟件在實施過程中流程管理的優(yōu)化、改進以及確定同樣對整個軟件實施和推進起到不可或缺的作用。專家針對企業(yè)實施協(xié)同OA前的流程管理梳理提出以下建議：

1、企業(yè)上協(xié)同OA時需要對業(yè)務(wù)和管理進行流程的梳理

目前大部分OA系統(tǒng)是以辦公事務(wù)的計算機自動化管理為基礎(chǔ)的，基本內(nèi)容包括文件處理、事務(wù)處理、文字處理、檔案處理、日程處理、郵件收發(fā)、收文發(fā)文、出差出勤、文件轉(zhuǎn)流、電子報表、會議管理、車輛管理等，實現(xiàn)了日常工作方方面面的管理。但是，專家認為，一個高效的協(xié)同OA系統(tǒng)遠沒有這樣簡單，在實施協(xié)同OA系統(tǒng)時，很多企業(yè)常犯的一個問題是把企業(yè)現(xiàn)有未經(jīng)梳理和優(yōu)化的流程直接照搬到新上的辦公自動化系統(tǒng)里，未經(jīng)梳理和優(yōu)化的流程在新系統(tǒng)里運作相當于新瓶裝老酒，現(xiàn)實的可操作性不強。

2、企業(yè)實施OA時流程管理是打破部門壁壘營造協(xié)同推進的助力

企業(yè)流程管理的意義就在于它能夠為企業(yè)管理和運營提供標準規(guī)范的操作模式。對于企業(yè)管理層來說，有了流程就可在企業(yè)內(nèi)部建立規(guī)范統(tǒng)一的運作模式，對于企業(yè)普通員工來說，有了流程，就有了可以遵循的規(guī)范和學習范例?？梢哉f，流程是對企業(yè)內(nèi)部最佳運營的規(guī)范和固化。企業(yè)的協(xié)同OA流程只有經(jīng)過企業(yè)內(nèi)部各個部門的充分溝通和推進才可謂整個企業(yè)所遵循的規(guī)范，才具有在協(xié)同OA上的現(xiàn)實操作意義。

3、協(xié)同OA軟件通過流程和管理真正結(jié)合起來發(fā)揮最大效能

企業(yè)要運作一個高效的辦公自動化系統(tǒng)，就必須對協(xié)同OA流程進行全面梳理，糾正企業(yè)流程管理的問題點，采取適合企業(yè)實際情況的最佳做法，在整個企業(yè)內(nèi)部建立一個動態(tài)、規(guī)范、平滑高效的企業(yè)流程管理體系，并通過對企業(yè)現(xiàn)有流程進行重新整合實現(xiàn)企業(yè)的規(guī)范化和高效運作，以流程帶動信息、物資和資金在企業(yè)內(nèi)部無障礙地流轉(zhuǎn)，并通過與后臺數(shù)據(jù)庫的鏈接實現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)的更新，只有如此才能使協(xié)同OA流程和管理真正結(jié)合起來在協(xié)同OA系統(tǒng)發(fā)揮真正的效果。

從上面的3點可看出，協(xié)同OA流程管理的優(yōu)化、改進對于辦公自動化系統(tǒng)的實施具有重要的方向性作用。

那么對于企業(yè)用戶來說，如何優(yōu)化、改進原來的辦公自動化(OA系統(tǒng))流程?并保障從原有OA流程順利過渡到改進后的協(xié)同OA流程?

專家認為，掌握適當?shù)膬?yōu)化、改進流程的方法，保證從原有O A流程順利過渡到改進后的協(xié)同OA流程要注意多種方法，適當選擇，配套改革和配套檢查并用。

1、多種方法，適當選擇。流程改進和優(yōu)化的方法很多，關(guān)鍵是要選擇適合企業(yè)自身實際情況的方法。 流程的問題常來自兩個方面，一個來自顧客的期望，一個來自于內(nèi)部人員滿意度。這兩個部分所形成的問題，便需要一定的方法加以解決。有時，企業(yè)流程梳理和優(yōu)化往往帶有企業(yè)自身的特色，在實際中比較常用的方法是利用標竿進行比較以及針對流程進行分析進而提出改進和優(yōu)化的建議，這兩種方法經(jīng)常結(jié)合使用。

2、要注意開展流程的配套改革。 流程的梳理、改進和優(yōu)化是一項非常復雜的系統(tǒng)工程，可以發(fā)現(xiàn)對許多流程的改動，都會引起對企業(yè)管理其他方面的再次審視，企業(yè)必須在組織架構(gòu)、人力資源、企業(yè)策略等方面進行相關(guān)的改動以配合流程的變化。樹立變革的緊迫感、建立變革的指導團隊、明確變革的愿景、對愿景進行充分溝通、變革的充分授權(quán)、明確變革的短期成效、抓住變革的關(guān)鍵時機不放松、有效鞏固變革的成果。

3、更要注意流程的配套檢查。企業(yè)在發(fā)展，流程也在不斷的變化和發(fā)展，流程的改進和優(yōu)化是一個持續(xù)的過程，因此需要一系列的配套檢查措施以保證流程持續(xù)有效的改進和優(yōu)化。而且，為了保證從原有的流程順利過渡到改進后的流程，企業(yè)內(nèi)部還要建立健全的企業(yè)流程管理體系，同時，還要開展相關(guān)的企業(yè)流程管理培訓和有效的激勵措施，在整個企業(yè)內(nèi)部形成流程的文化。

流程改進和優(yōu)化過程中注意多種方法，適當選擇，配套改革和配套檢查并用，可充分保證從原有OA流程順利過渡到改進后的協(xié)同OA流程。