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提到在線費(fèi)用報(bào)銷，大家并不陌生，也就是我們常說的利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)，通過系統(tǒng)進(jìn)行費(fèi)用的報(bào)銷和審批。它打破了紙質(zhì)費(fèi)用報(bào)銷審批所受的時(shí)間和空間的限制，只要可以上網(wǎng)，就可以隨時(shí)隨地進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷和審批。大多數(shù)公司實(shí)施在線費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)時(shí)，都是本著提高報(bào)銷的審批效率，增加費(fèi)用控制的有效性的目的。那 么，在線費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)實(shí)施后，究竟改變了我們什么呢？
業(yè)務(wù)人員的理解
很多時(shí)候，一提到在線費(fèi)用報(bào)銷，業(yè)務(wù)人員都是談之色變，因?yàn)檫@無形中增加了他們的工作量，即要填寫一遍紙質(zhì)的報(bào)銷單據(jù)，又要在系統(tǒng)中填寫一遍。如果填寫的不正確，又要回到起點(diǎn)重新填寫，這樣一折騰，報(bào)銷時(shí)間又耽擱了幾天，錢又要晚幾天才到手里。 實(shí)施在線費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)時(shí)，聽到業(yè)務(wù)人員抱怨最多的就是“下班了回去填寫報(bào)銷單去，又要折騰幾小時(shí)，系統(tǒng)還那么復(fù)雜，報(bào)一項(xiàng)電話費(fèi)，要填寫10多個(gè)明細(xì)項(xiàng)目”。對(duì)業(yè)務(wù)人員來說，在線費(fèi)用報(bào)銷改變的是他們“懶散”的報(bào)銷習(xí)慣和平時(shí)填寫報(bào)銷單據(jù)的不規(guī)范。同時(shí)，也要讓他們感覺到在線費(fèi)用報(bào)銷對(duì)他們的價(jià)值呢。從整個(gè)流程的效率上，一定要比以前的報(bào)銷時(shí)間有所縮短，這樣他們才 會(huì)感覺到系統(tǒng)有點(diǎn)價(jià)值。設(shè)計(jì)在線費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)時(shí)，考慮到業(yè)務(wù)人員計(jì)算機(jī)水平普遍不高，從系統(tǒng)操作和界面上，一定要簡(jiǎn)潔，變成“傻瓜式”操作界面，一眼就能看懂。
財(cái)務(wù)人員的理解
實(shí) 施在線費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)時(shí)，常聽到財(cái)務(wù)人員這樣說，“我們公司實(shí)施了在線費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，并且與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的財(cái)務(wù)模塊關(guān)聯(lián)，以后再也不用手工填制費(fèi)用報(bào)銷憑證了，工作量少了很多。而且可以實(shí)時(shí)的出具費(fèi)用報(bào)表，可以方便的按公/子公司、區(qū)域、部門、人員、費(fèi)用類型等維度進(jìn)行費(fèi)用分析。我們更多時(shí)間放在了對(duì)業(yè)務(wù)的了解和費(fèi)用合理性的審核，以及各部門實(shí)時(shí)的費(fèi)用使用提醒，從數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)存在的問題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通。這樣我們的工作重點(diǎn)就從以前的費(fèi)用審批、做賬轉(zhuǎn)變成了 以分析為主的支持性工作。”對(duì)財(cái)務(wù)人員來說，減少了做賬的工作量，工作重點(diǎn)發(fā)生了轉(zhuǎn)變，工作更有價(jià)值和意義。
實(shí) 施在線費(fèi)用報(bào)銷的IT人員的理解。某IT人員這樣說過，“我們主要是把企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷的管理理念，從技術(shù)上得以實(shí)現(xiàn)。有的企業(yè)在費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，要求填寫的內(nèi)容非常詳細(xì)，以前紙質(zhì)報(bào)銷時(shí)，只能靠企業(yè)管理規(guī)定要求填寫的很詳細(xì)，很多時(shí)候，填寫的都不規(guī)范，要重新填寫。現(xiàn)在我們可以把報(bào)銷的要求，設(shè)置為必填項(xiàng)，不 填寫就不讓提交報(bào)銷。如報(bào)銷招待費(fèi)時(shí)，有宴請(qǐng)單位、宴請(qǐng)人員、宴請(qǐng)人數(shù)、宴請(qǐng)地點(diǎn)、陪同人員等字段，這些項(xiàng)目有一個(gè)不填，就不讓提交報(bào)銷審批?！?
管理審批人員的理解
跟 某管理者聊天時(shí)，他這樣說到“我長(zhǎng)期在外出差，以前一個(gè)月回公司一次，回去后簽幾百本報(bào)銷單?，F(xiàn)在使用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行審批，我有上網(wǎng)本，可以隨時(shí)隨地審批報(bào)銷單，效率提高了，業(yè)務(wù)人員也不再向以前那樣，天天打電話問我什么時(shí)候回公司（審批報(bào)銷單）了。這也有一個(gè)適應(yīng)的過程，電子簽批是不是有效？我不看票據(jù)就審 批會(huì)不會(huì)出問題？這都是以前擔(dān)心的?，F(xiàn)在讓業(yè)務(wù)人員填寫電子報(bào)銷單時(shí)，要盡可能的詳細(xì)，這樣跟看紙質(zhì)單據(jù)是一樣的，而且更方便。電子簽批是需要習(xí)慣的，習(xí)慣以后，跟紙質(zhì)一樣有效，這是大家共同認(rèn)可且約定俗成的規(guī)矩。”
審計(jì)人員
“以前費(fèi)用報(bào)銷審批時(shí)間、審批權(quán)限的審計(jì)，得需要一個(gè)個(gè)看單據(jù)去核實(shí)和統(tǒng)計(jì)，現(xiàn)在只需要把電子審批記錄調(diào)出來，哪個(gè)節(jié)點(diǎn)用的審批時(shí)間長(zhǎng)，是否超出了正常審批時(shí)間，是否超出了審批權(quán)限，這些都一目了然?！?
在線費(fèi)用報(bào)銷，對(duì)不同的人，改變是不一樣的。歸結(jié)到一處，其實(shí)改變的是一種做事的習(xí)慣，樹立的是一種做事的規(guī)范。習(xí)慣以后，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，以前的紙質(zhì)報(bào)銷太落后了，太土了。規(guī)范以后，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，我們報(bào)銷比以前順暢多了，比以前更方便、快捷了，問題更少了。
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