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免費(fèi)版費(fèi)用報(bào)銷軟件系統(tǒng)，是利用先進(jìn)的軟件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完全有效約束和規(guī)范財(cái)務(wù)制度的強(qiáng)大軟件系統(tǒng)；它能使所有費(fèi)用的發(fā)生改變傳統(tǒng)的審批方式，通過專有的軟件執(zhí)行，優(yōu)化財(cái)務(wù)流程和制度，能夠大大提高資金利用效率，減少開支，降低費(fèi)用成本，提高工作效率等。簡單的費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)用只需滿足費(fèi)用遠(yuǎn)程填寫遠(yuǎn)程提交和異地 審批統(tǒng)計(jì)等功能，實(shí)現(xiàn)各地辦事處分子公司財(cái)務(wù)的集中管理和控制。
免費(fèi)版費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)的作用，就是將企業(yè)費(fèi)用開支過程信息化，利用信息技術(shù)為企業(yè)解決在傳統(tǒng)手工管理模式下難以解決的一些問題。歸納起來，費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)可以幫助企業(yè)解決費(fèi)用管理四個(gè)方面的問題：工作效率的問題、管理控制的問題、分類核算的問題和事后分析的問題等四個(gè)方面。
免費(fèi)版費(fèi)用管理報(bào)銷系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值
1、工作效率的問題：
在手工模式下填寫費(fèi)用報(bào)銷單，無論是經(jīng)辦人申報(bào)還是審批人審批，這種報(bào)銷方法工作效率都不高，網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷能解決這種問題。
單據(jù)填寫效率：每個(gè)環(huán)節(jié)，經(jīng)辦人需要手工填寫大量的信息，而且同一筆開支的前后環(huán)節(jié)，很多信息都是重復(fù)的，但還得填一遍，差旅費(fèi)報(bào)銷制度，費(fèi)用報(bào)銷流程沒有優(yōu)化。
業(yè)務(wù)審批效率：經(jīng)辦人需要拿著每份單據(jù)找到各級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，如果遇上領(lǐng)導(dǎo)出差，則需要等待很長的時(shí)間。對于常駐公司總部以外地區(qū)的員工，發(fā)生大額業(yè)務(wù)時(shí)，必須公司高層領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，此時(shí)，往往需要將單據(jù)郵件到公司總部，這極大的降低了單據(jù)審批的效率。
財(cái)務(wù)審核效率：財(cái)務(wù)人員審核單據(jù)必須對每一份紙面單據(jù)的審批金額進(jìn)行復(fù)核，并需要核對眾多復(fù)雜的業(yè)務(wù)信息。在做賬務(wù)處理時(shí)，必須將紙面單據(jù)中所包含的眾多信息錄入到賬務(wù)系統(tǒng)中去，使得會計(jì)人員無法脫身于繁雜的機(jī)械勞動。
在費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)里，所有與費(fèi)用開支有關(guān)的單據(jù)，都可以在網(wǎng)上提交和審批，實(shí)現(xiàn)在線報(bào)銷，一個(gè)數(shù)據(jù)只要錄入一次，就可以多處重復(fù)利用。尤其是財(cái)務(wù)的記帳憑證，可以直接從業(yè)務(wù)單據(jù)中自動生成，大大提高了費(fèi)用開支過程的工作效率。
2、管理控制的問題：
在手工管理得狀態(tài)下，審批人面對要審批的單據(jù)，由于無法及時(shí)獲得該單據(jù)相關(guān)的其它信息，只能草草地簽字，最后導(dǎo)致很多地方出現(xiàn)失控。
例如，對于員工的借款，審批人由于無法及時(shí)獲得該員工還有多少未結(jié)算的借款數(shù)據(jù)，看到本次借款的理由也基本成立，就簽字同意。日積月累的，企業(yè)其它應(yīng)收款中的個(gè)人借款余額已經(jīng)很可觀了，一方面企業(yè)的費(fèi)用核算不準(zhǔn)確，另一方面企業(yè)資金被員工占用。
在費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)里，可以對某些項(xiàng)目設(shè)置一定的約束條件和控制方式，系統(tǒng)可以對處于約束范圍的開支事項(xiàng)自動進(jìn)行控制處理。對于沒有處于約束范圍的開支事項(xiàng)，可以通過為審批人提供實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)查詢，由審批人進(jìn)行合理的人為控制。從各個(gè)方面，提高了開支過程的管理與控制力度。
3、分類核算的問題：
企業(yè)的會計(jì)核算是按照統(tǒng)一的會計(jì)制度和會計(jì)準(zhǔn)則來執(zhí)行的，其形成的帳目是對外的。但對于企業(yè)的管理者來說，需要有一套符合企業(yè)實(shí)際情況和管理需要的數(shù)據(jù)，也就是說需要建立一套面向企業(yè)內(nèi)部管理用的核算體系。
在手工管理的狀態(tài)下，企業(yè)很難建立這么一套內(nèi)部的費(fèi)用核算體系。不但是因?yàn)楣ぷ髁看?，更主要的是，無法形成完整的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)體系，其結(jié)果數(shù)據(jù)的可靠性無法保證，也無法驗(yàn)證。
在費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)里，所有開支事項(xiàng)有關(guān)的單據(jù)，都帶有經(jīng)辦人和審批人的電子簽名，這些電子化了的數(shù)據(jù)可以同時(shí)作為多個(gè)核算體系的原始依據(jù)。因而可以由此形成多個(gè)的費(fèi)用核算體系，大大加強(qiáng)了對于費(fèi)用核算的全面性。
4、分析報(bào)表的問題
在手工管理狀態(tài)下，很多數(shù)據(jù)信息是留在紙面上的，要利用這些數(shù)據(jù)形成各種分析報(bào)表，非常困難。在財(cái)務(wù)軟件中，雖然有關(guān)于費(fèi)用方面的電子數(shù)據(jù)，但其信息是已經(jīng)按照會計(jì)準(zhǔn)則的要求格式化了的，有些內(nèi)部管理所需的信息根本無法從財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)庫中提取。
在免費(fèi)版費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)里，保留下了最完整的有關(guān)費(fèi)用開支的一切原始數(shù)據(jù)，因此，利用計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，為管理者提供滿足管理需要的各種分析數(shù)據(jù)和報(bào)表。
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