探討協(xié)同辦公OA系統(tǒng)在高校電子公文管理中的對策

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　　1.統(tǒng)籌全局系統(tǒng)規(guī)劃，實現(xiàn)文檔一體化的全程管理

　　統(tǒng)籌全局的系統(tǒng)工程規(guī)劃，通過技術(shù)對接，實現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的無縫連接，通過兩個系統(tǒng)的協(xié)同工作，進一步尋找兩個系統(tǒng)的結(jié)合點，將相關(guān)功能界面合二為一，使用戶能夠在同一個界面實現(xiàn)兩套系統(tǒng)的流轉(zhuǎn)和信息轉(zhuǎn)換，使得檔案管理功能有機地嵌入整個辦公自動化系統(tǒng)之中，構(gòu)筑起辦公自動化系統(tǒng)文檔一體化管理模式，實現(xiàn)電子文件歸檔、查詢、存儲保管的電子化和網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)電子文件規(guī)范化管理。

　　2.建立公文管理責(zé)任制，提升電子文件的管理安全

　　為了保證公文保密工作的嚴(yán)肅性，要建立責(zé)任嚴(yán)明的公文管理責(zé)任制度。涉及公文傳閱的各個部門都應(yīng)配備專門的公文管理人員，負(fù)責(zé)公文的收取、登記、傳閱工作。辦公室機要秘書的涉密計算機必須做到物理隔離，嚴(yán)格按照密級文件的流轉(zhuǎn)程序進行相關(guān)文件處理，泛普軟件通過身份驗證、傳輸加密、防寫防打印、數(shù)字簽名手寫簽字輔助認(rèn)證等安全技術(shù)防范電子文件在流轉(zhuǎn)過程中的非法訪問和隨意刪改，確定發(fā)送范圍無誤方可發(fā)送，并對接收涉密文件的部門適時按照保密要求進行檢查監(jiān)督。

　　3.使用電子簽章技術(shù)，確保公文的唯一合法

　　在OA系統(tǒng)中，正文模板應(yīng)集成了電子簽章，手寫簽名等內(nèi)容，在公文落款處直接加蓋以數(shù)字技術(shù)模擬實際簽名或印章的電子簽章，當(dāng)電子文件流轉(zhuǎn)到蓋章環(huán)節(jié)時，選中需要蓋章的正文進行電子蓋章操作即可，若印章加蓋錯誤，還可以撤銷印章。但必須保證要采用加密設(shè)備、用戶與電子印章綁定的方式，指定用戶才有權(quán)使用該文件。接收方對收到公文只能在指定允許的打印機上按指定份數(shù)打印，文件內(nèi)容及版式不可更改，從而有效防止文件被惡意篡改，保障公章使用的安全性和唯一性，保證電子公文的真實性、完整性、可靠性和不可抵賴性。

　　4.搭建即時通訊平臺，保證待辦提醒的及時有效

　　通過OA系統(tǒng)中相關(guān)業(yè)務(wù)流程模塊與即時通信平臺所提供的信息提醒借口進行集成，使其組織結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)用戶與OA系統(tǒng)保持完全一致，并自動實現(xiàn)同步，如中國電信的企信通、中國移動飛信、微信以及騰訊公司的騰訊通等。開發(fā)OA辦公系統(tǒng)即時通訊特性的應(yīng)用，從而使得當(dāng)OA系統(tǒng)中有待辦代閱公文時，系統(tǒng)能第一時間自動進行消息提醒，方便用戶及時辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，改變傳統(tǒng)“人找事”的行為模式為“事找人”的服務(wù)模式，進而提升行政辦公執(zhí)行力，提升辦公室工作效率。