綜合輔導(dǎo):如何識別失敗的項目

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失去控制的IT項目需要具有技術(shù)和經(jīng)驗的項目經(jīng)理來使其恢復(fù)正軌。當(dāng)你注意到出資人不再出席項目工作會議，開發(fā)人員都在離開這個項目，或是財政部門過多地詢問關(guān)于日常的費用開支和資源分配時，你就會預(yù)感到這個項目正在開始走向失控。你的預(yù)感是正確的，業(yè)界中主導(dǎo)的調(diào)查公司，例如Gartner,META和the Standish Group International都認為這將帶來高百分比的IT項目失敗率。

　　作為一個項目或開發(fā)經(jīng)理就需要事先識別出已經(jīng)走向失敗的項目，然后決定是否需要重新設(shè)計解決這些問題。不良的項目，如果置之不管，就會對任何一個公司組織產(chǎn)生無可挽回的損害。這篇文章重點闡述會使你的項目處于危險之中的一些關(guān)鍵性問題，并提出一些如何更正問題的建議。

　　分析失敗的項目

　　我曾經(jīng)的一次經(jīng)歷是作為一個顧問，估定一個大型項目為什么會在五個月之內(nèi)六次錯過它的最后期限。我開始是對項目進行回顧（例如項目的預(yù)算和支出，項目規(guī)范和方案等合約的完成等等），然后會見了所有的出資人。這個項目回顧揭示了這個項目實際上存在著極大的損失，沒有變動控制程序，而且人員配置做的也不是很好。
 
　　最糟糕的是，很多關(guān)鍵的項目成員都等不及要告訴我他們認為這是誰的錯誤。公司的主管團隊不能理解為什么這個項目變得如此糟糕，因為上一次項目經(jīng)理給出的項目經(jīng)理給出的工作更新并沒有表明這一點。這個項目事關(guān)重大，決定著公司的生死，但我們并沒有選擇而只有繼續(xù)進行部署。我們決定停止所有的項目工作活動兩周的時間，目的是為了對項目重新做出計劃，修改設(shè)計，改善溝通策略，最后重新分配所有必要的資源。這之后項目得以重新開工并很快地顯示出改善的跡象。

　　辨別失控的項目

　　在出現(xiàn)關(guān)鍵性的錯誤時，很少的項目或是開發(fā)經(jīng)理愿意承認這一點。有效率的經(jīng)理要能夠辨別出他們的項目在什么地方失控，特別是考慮到根據(jù)一些估計情況，幾乎有三分之二的IT項目最后是失敗的。這里出現(xiàn)的問題是：為什么這么多的重要的事務(wù)沒有能夠讓項目經(jīng)理發(fā)覺呢？是不是項目經(jīng)理無法辨別出這些問題呢？在圖A之中，顯示出了在一個項目中可能會遇到的一些典型問題，以及一些可能的解決方案。 



　　取決于一個項目的所有獨特的方面，項目失控會有多種的原因，危險的因素包括的內(nèi)容：

　　松散的需求：每一個項目都需要在任何的工作開展之前鎖定用戶的需求。不這樣做將是項目失敗的一個主導(dǎo)原因。不知怎的，現(xiàn)在的趨勢是很多的項目團隊認為他們倉促地準備一下需求搜集階段之后就可以開始項目工作了。如果你正在開發(fā)一個使用標準的瀑布式方法的項目的話，任何不完整的需求都會導(dǎo)致負面的成本代價和對項目日程的影響。在重復(fù)性開發(fā)的項目中，用戶的需求仍然是最重要的，但這可以在實際的開發(fā)工作之前事先進行談判商討。 

　　進度的延誤：很多時候，項目進度在日期和交工情況沒有做出積極的日常監(jiān)督和跟蹤時會變得失控。經(jīng)常發(fā)生的是，項目經(jīng)理已多日沒有解決問題，這就導(dǎo)致了項目進度超出限期。在這里我建議你每日檢查項目的進度。

　　預(yù)算的超出：超出預(yù)算的項目有時會有被取消的可能，因為高級主管關(guān)心的是進出公司財務(wù)的資金問題。如果一個項目逐漸地顯示出成本的超出，它還是會得到繼續(xù)進展的機會的，但隨著損失的增加且醒目沒有復(fù)蘇的跡象，取消這個項目也許就是必要的了。在現(xiàn)實之中，一些項目對于公司的生存至關(guān)重要，他們是不可能停下來的。因此，成本的超出只是被內(nèi)部吸收或是技巧性地轉(zhuǎn)移到了別的地方。這意味著項目經(jīng)理必須對計劃預(yù)算和實際預(yù)算做出管理并使出資人了解到任何的情況變化。

　　范圍的蔓延：當(dāng)客戶堅持要對正在開發(fā)的項目實行某種變動的時候，范圍的蔓延將會危害到這個項目。我認為很多的項目經(jīng)理都不能同時處理過多的工作變動，而對于一個項目經(jīng)理更為困難的情形是在項目已經(jīng)開工之后引入新的變動。這通常會帶來成本，資源和完工時間等的增加。范圍的蔓延需要得到控制，項目經(jīng)理需要有一個變化控制程序來評定的成本以及帶來的影響，可能的話，還要考慮到將來的發(fā)行工作。
 
　　糟糕的計劃和估算：項目的糟糕的計劃和估算會帶來在成本和進度兩方面上的失敗，這將最終導(dǎo)致整個項目的失敗。項目經(jīng)理常常在開始項目時不去依據(jù)正確的分析，對項目大小的衡量，沒有去咨詢有關(guān)專家或是成本估算人員來確認整個項目會有多少花費。

　　糟糕的工作文件:項目工作文件的持續(xù)性的不完備將會引起問題并應(yīng)視為警示信號.很多失敗的項目中的教訓(xùn)揭示了能夠充分地描述項目中廣泛的術(shù)語并作為一個溝通渠道的工作文件簡直太少了。