OA辦公系統(tǒng)運行下新建高職院校二級系部信息管理現(xiàn)狀

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　　為了推進(jìn)內(nèi)涵式發(fā)展，當(dāng)前高職院校內(nèi)部普遍推行二級管理，將大量事權(quán)向二級系部下放。二級系部因此成為高職學(xué)院內(nèi)部信息處理的一個最小單元，而事權(quán)的擴展意味著二級系部信息處理量的急速增加。因此在OA辦公系統(tǒng)運行的背景下，如何有效地對這些信息進(jìn)行處理，切實達(dá)到提高行政工作效率的口的，是各高職院校二級系部關(guān)注的重點之一。

　　泛普軟件（http://napavibes.com/）調(diào)查的結(jié)果是，由于OA系統(tǒng)推行的時間短，系統(tǒng)本身的不完善，再加上人為方而的原因，導(dǎo)致口前新建高職院校二級系部對信息的處理缺乏有效性，具體表現(xiàn)為:

　　1、缺乏專職管理人員

　　限于人員的限制，二級系部不可能像學(xué)院層而那樣成立專門的辦公室、配置專門的人員分門別類地負(fù)責(zé)處理OA系統(tǒng)上的各類信息，而是由行政或教學(xué)管理人員兼任聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)接收各類OA公文。由于同時還兼任其他工作，這些聯(lián)絡(luò)員自然難以集中精力應(yīng)付處理紛至沓來的大量公文信息，信息處理的有效性自然大打折扣。

　　2、沒有形成有效的管理模式

　　在大部分新建高職院校里，OA系統(tǒng)仍然算是比較新穎的事物，許多從業(yè)人員對其運行仍處于摸索階段，業(yè)務(wù)熟練程度參差不齊，對信息的處理很多時候還是從以往的工作經(jīng)驗出發(fā)，沒有針對OA系統(tǒng)運行下信息處理的特點形成有效的管理模式，導(dǎo)致信息處理效率低下，缺乏有效性。

　　3、過于依賴非正式信息傳播渠道

　　盡管各高職院校都在全力推廣OA系統(tǒng)的應(yīng)用，但是在廣大教職工中間，對OA系統(tǒng)的運行仍抱有一定的懷疑。有調(diào)研表明，在OA系統(tǒng)運行的初期，上線率偏低是普遍存在的情況，實行坐班制的行政人員還好，但絕大多數(shù)教師由于日常上課的原因，上線率偏低的情況仍然十分突出。由于上述情況的存在，再加上移動設(shè)備的廣泛應(yīng)用，在許多二級系部內(nèi)部，信息的傳播還是十分依賴QQ、飛信等非正式渠道，形成了QQ等方式為主、OA為輔的局而，信息處理的有效性幾乎得不到體現(xiàn)。